Sposób konstrukcji pełnego rachunku kosztów działań i zarazem jego działanie najlepiej przedstawić za pomocą struktury etapowej.
W praktyce wymienia się najczęściej cztery podstawowe etapy w systemie ABC, zostały one zawarte na poniższym schemacie.
Podstawowe etapy podczas konstrukcji rachunku ABC
Nic w procesie wdrażania ABC nie jest ważniejsze od odpowiedniej analizy procesów i działań (BPA – business process analysis). Analiza taka to identyfikacja i opisanie działań (procesów) realizowanych przez organizację (etap I). Obejmuje ona określenie działań wykonywanych w danym dziale (lub obszarze działalności), liczby pracowników realizujących te działania, czasu oraz zasobów niezbędnych do ich realizacji, danych operacyjnych najlepiej odzwierciedlających wykonywanie działań, jak również tego, które działania tworzą wartość dla organizacji. Procesy i działania są analizowane za pomocą wywiadów z pracownikami, kwestionariuszy, przegląd dostępnych rejestrów danych i informacji o wykonywanej pracy.
Zdefiniowanie i określenie procesów gospodarczych oraz działań nie jest jednak prostym zadaniem, często wymaga pokonania wielu przeszkód. Jedna z nich pojawia się wtedy, gdy działania są definiowane zbyt szczegółowo, a opracowana lista działań zawiera tysiące pozycji. Przetworzenie tak dużej ilości informacji sprawia trudności, zwłaszcza na początkowych krokach wdrażania systemu ABC. Równie niebezpieczne jest zbyt ogólnikowe definiowanie działań, w wyniku czego powstaje lista zawierająca jedynie 20-25 kluczowych działań dla całej organizacji. W takim przypadku poziom agregacji danych jest zbyt wysoki, aby informacje były przydatne podczas podejmowania decyzji.
Przy definiowaniu działań i procesów zwykle można zastosować dwie metody:
- Metodę odgórną. Najpierw określa się procesy gospodarcze, a potem działania. Kluczowe działania określane są dopiero wtedy, gdy zostaną zdefiniowane wszystkie procesy gospodarcze.
- Metodę oddolną. Najpierw określa się działania, a potem łączy się je w procesy gospodarcze. W ramach tej metody działania są szczegółowo określane dla każdego wydziału lub obszaru objętego analizą. Elementy, które wchodzą do działania lub są jego produktem wykorzystuje się do łączenia działań w procesy gospodarcze.
Analiza procesów gospodarczych stanowi więc punkt wyjścia dla kalkulacji kosztów opartej na działaniach. Nie znaczy to jednak, że w metodzie ABC zostaną przyjęte bez zmian działania wyodrębnione w analizie BPA. Z punktu widzenia kalkulacji kosztów wystarczające okazuje się bowiem zwykle zorientowanie na mniejszą niż w BPA liczbę działań. W praktyce oznacza to bowiem uproszczenie procedur wyceny produktu, co bez istotnego pogorszenia jakości wyceny jest zawsze pożądane.
Od 16 lat związany z wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Specjalizuje się w rozwiązaniach klasy Business Intelligence i Workflow. Entuzjasta wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania procesów biznesowych. Prezes zarządu Archman oraz kanclerz Wyższej Szkoły Ekonomii i informatyki w Krakowie.
