Jak skutecznie wdrażać obieg dokumentów?

Strona główna/Blog/Rozwiązania informatyczne/Jak skutecznie wdrażać obieg dokumentów?

Jak skutecznie wdrażać obieg dokumentów?

Poniżej prezentujemy kilka rad dotyczących wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Są to  luźne wnioski sformułowane na podstawie projektów prowadzonych przez naszych kolegów w różnych firmach.

1. Stosować technikę małych kroków

Na pytanie „Jak zjeść słonia?” prawidłowa odpowiedź brzmi „Po kawałku”.  Dokumenty są w każdym procesie: zakupach, sprzedaży, produkcji, logistyce, księgowości etc. Niektórzy są zdania, że powinno się wdrażać obieg dokumentów kompleksowo. Argumenty są głównie ekonomiczne: jeden system informatyczny, jedna umowa wdrożeniowa etc. Jesteśmy zdania, że to ryzykowne. W przypadku systemów ERP taki model jest uzasadniony mniejszą liczbą użytkowników i ścisłą współzależnością modułów. W przypadku systemów ECM użytkowników jest zdecydowanie więcej (nawet kilkunastokrotnie) a zależności pomiędzy poszczególnymi modułami mniejsze. Po drugie użytkownicy nie mają świadomości jakie są możliwości nowego systemu a oczekuje się od nich, że zaprojektują nowe procesy „na sucho”. Będę mieli taką świadomość, jak trochę w nim popracują. Po trzecie wprowadzenie obiegu dokumentu to bardzo często istotna reorganizacja procesu. Ludzie muszą się przyzwyczaić i zaakceptować nowy ład. Wprowadzanie zbyt wielu zmian organizacyjnych naraz prawie na pewno odbije się na jakości i atmosferze pracy.

2. Mniej pisać, więcej rysować

Złożoność procesów, szczególnie skomplikowanych wymaga pokazania ich w najprostszy sposób. W takich sytuacjach pomagają diagramy i naprawdę nie ma znaczenia czy będą w wyrafinowanej notacji BPMN czy klasycznej z basenami i torami. Widzieliśmy wiele procesów rozrysowanych przez profesjonalnych analityków, z których nic nie rozumieliśmy. Za dużo było szczegółów, dbałości o nomenklaturę i oznaczenia a za mało… wizji. Bo w każdym diagramie chodzi tak naprawdę o przekazanie ogólnej wiedzy, a nadto wizji jak coś ma działać „po nowemu”. Szczegóły można zrealizować na wiele różnych sposobów i niekoniecznie użytkownik musi je znać. Pomocne jest również, i to zarówno dla wdrożeniowców jak i pracowników, narysowanie formularzy dodawania poszczególnych dokumentów.

3. Zadbać, aby był mocny kierownik po stronie klienta

Z każdym wdrożeniem coraz bardziej utwierdzamy się w przekonaniu, że ostateczny efekt zależy od lidera po stronie klienta. Kluczowe jest aby była to osoba, która zna firmę, wie czego chce, nie boi się brać na siebie odpowiedzialności, jest konsekwentna i wymagająca zarówno względem firm zewnętrznych jak i pracowników firmy. Najlepiej jeżeli jest to pracownik firmy, który w związku z wdrażaną zmianą widzi dla siebie możliwość rozwoju, awansu.

4. Opracować strategię zarządzania bezpieczeństwem

Bezpieczeństwo jest jednym z bardziej wrażliwych punktów wdrożenia systemu obiegu dokumentów. Jest w nim gromadzone wiele informacji o najwyższym stopniu poufności. Należy się zastanowić nie tyle nad narzędziami, co nad kompleksową strategią ochrony tych danych. Na przykład, czy można korzystać poza siecią firmową, czy integrować użytkowników z domeną firmową, jaki jest rygor zmiany haseł, kto i jak zwiększa uprawnienia użytkowników, kto i jak często przeprowadza audyt uprawnień, czy stosujemy dodatkowe narzędzia śledzenia intruzów (intrusion detection and prevention), jak monitorujemy aktywność użytkowników (czy zachowują się standardowo etc.). Dobra strategia powoduje, że system się sam pilnuje i przez to jest dużo bardziej bezpieczny od klasycznych form wymiany dokumentów (np. mailem).

5. Zadbać o czynniki psychologiczne i społeczne

Zdania typu „Jestem zdania, że zmiany są konieczne”, „Zmieniajmy się albo gińmy” słyszy się z wielu ust… na początku. Jak przychodzi trudny czas wprowadzenia nowego ładu, kiedy jeszcze coś nie działa idealnie, lub po prostu działa inaczej wychodzi prawda jacy jesteśmy. Nie lubimy zmian. Warto sobie z tego zdawać sprawę i od razu ułożyć pod taki scenariusz strategię obrony. Model „góry lodowej” dosyć dobrze obrazuje problem wprowadzania zmiany. Nad lustrem wody widać jedynie niewielki wierzchołek. Prawdziwe zagrożenia są pod spodem: jawni przeciwnicy, skryci przeciwnicy, grypy interesów etc. Trzeba umieć ich przekonać, uspokoić, a czasem unieszkodliwić. Najlepszą praktyką jest budowanie siły projektu na zwolennikach, którzy cieszą się autorytetem w firmie.  Im więcej takich ludzi tym lepiej. Inteligentne prowadzenie projektu zakłada dzielenie się sukcesem z nimi.

Autorzy: Zespół Archman

2016-05-13T16:39:08+00:00 13 05 2016|Rozwiązania informatyczne|