Currently set to Index
Currently set to Follow

4 rok pracy systemu Business NAVIGATOR w Grupie Kopalnia Soli Wieliczka

Kategoria: Case study
Fourth-year of using Business NAVIGATOR system in Wieliczka Salt Mine | Archman

Kopalnia Soli „Wieliczka” to jeden z najcenniejszych zabytków kultury materialnej na ziemiach polskich, rocznie odwiedzany przez ponad milion turystów z całego świata. To także zabytek klasy światowej, wpisany jako jeden z pierwszych obiektów na Listę Światowego Dziedzictwa Kulturowego i Przyrodniczego UNESCO.

Czy system Business NAVIGATOR się sprawdza?

50 x TAK. O tym czy System Business NAVIGATOR sprawdza się świadczy liczba stałych użytkowników – mówi Łukasz Gębala, kierownik Działu Controllingu. Dziś mamy ponad 50 użytkowników tego systemu, którymi są przede wszystkim osoby na stanowiskach kierowniczych. Oprócz nich system jest stale eksploatowany przez analityków.

Jakie procesy wspiera Business NAVIGATOR w Kopalni?

Najpopularniejszym modułem systemu Business NAVIGATOR jest hurtownia danych. Źródła danych hurtowni stanowią: system ERP, dedykowany program do obsługi turystyki (Ponet) oraz moduł budżetowania oparty na arkuszu kalkulacyjnym MS Excel. Hurtownia integruje kluczowe dane finansowe dotyczące spółek grupy dając możliwość analizy przez pryzmat zarówno grupy jako całości, jak i poszczególnych spółek. W hurtowni integrowane są również dane z systemu obsługującego  działalność turystyczną (rezerwacja i sprzedaż biletów) oraz  sprzedaż detaliczną. Zakres analizy danych jest więc nie tylko wielowymiarowy ale i „multitematyczny”. W Grupie Kopalnia Soli Wieliczka funkcjonuje obecnie 10 kości analitycznych typu OLAP. Dodatkowo wykorzystywane są zapytania ad-hoc.

Raportowanie w Grupie KSW dotyczy trzech głównych dziedzin: turystyki, działalności zabezpieczającej oraz efektywności zarządzania – wyjaśnia Łukasz Gębala.

Jeżeli chodzi o turystykę, to staramy się zbierać w hurtowni możliwie wszystkie dane dotyczące ruchu turystycznego, poczynając od tego o której godzinie turysta wchodzi do Kopalni, przez informację skąd pochodzi, skąd się o nas dowiedział, co kupił, aż po informację ile zapłacił za usługi. Na tej podstawie Dział Controllingu nie tylko przygotowuje szereg analiz dedykowanych ale przede wszystkim udostępnia potężne narzędzie analityczne do użytku menadżerów. Dla menadżerów Business NAVIGATOR jest, ze względu na prostotę obsługi, dodatkowym pracownikiem, którego mają w zespole, a który po kilku kliknięciach zestawia dane w dowolnym układzie zawsze dokładne i aktualne.

Realizowanie działalności polegającej na zabezpieczeniu unikatowego zabytku jakim jest Kopalnia Soli „Wieliczka” finansowanej z różnych źródeł wymaga niejednokrotnie dostosowania się do wymogów, jakie w zakresie raportowania stawiają instytucje rządowe czy unijne. Na przykład w zakresie dotacji budżetowej stosujemy taki układ raportowania, do jakiego zobowiązuje nas Agencja Rozwoju Przemysłu. W tym celu wykorzystujemy specjalną kostkę OLAP, która posiada dokładnie takie wymiary analityczne, jakie są nam potrzebne do raportowania dotacji budżetowej. Przed wdrożeniem systemu Business NAVIGATOR raportowanie dotacji opierało się na przepisywaniu danych z systemu księgowego i ręcznej obróbce w Excelu. Po wdrożeniu budujemy dowolne zestawienia na zasadzie przeciągania pewnych pól myszą. Dowolny raport możemy zapisać w formie pliku Excel, który sam jest w stanie odświeżać dane w kolejnych miesiącach.  Jest to olbrzymia oszczędność czasowa dla analityków.

Kluczowym z punktu widzenia zarządzania jest obszar gospodarowania zasobami. Dotyczy to w głównej mierze realizacji budżetów przez kierowników poszczególnych jednostek. Ale nie tylko. Szukamy wszelkiego rodzaju optymalizacji. W ten proces zaangażowanych jest najwięcej osób – od Zarządu, poprzez Dział Controllingu i różnego rodzaju komórki specjalistyczne, na kierownikach niższych szczebli skończywszy. Tutaj Business NAVIGATOR daje też największą wartość dodaną. Każdy może samodzielnie tworzyć raporty i łatwo udostępniać innym zainteresowanym.

Dzięki różnorodności narzędzi analitycznych jakie daje Business NAVIGATOR każdy znajdzie optymalne dla siebie rozwiązanie. System w tym zakresie oferuje tabele i wykresy przestawne oparte o OWC lub MS Excel. Dla użytkowników bardziej zaawansowanych otwarte pozostają również możliwości wykorzystania zapytań SQL bezpośrednio do bazy. Poza raportowaniem dynamicznym w Grupie KSW wykorzystujemy również statyczne narzędzia do budowania i dystrybucji dowolnych raportów.

Co się zmieniło przez te 4 lata?

Rok 2008 był przełomowy jeżeli chodzi o informatyzację Kopalni Soli Wieliczka. Oprócz NAVIGATORa wdrożony został system klasy ERP (Impuls 5). Przez te 4 lata jednak nie próżnowaliśmy, szczególnie jeżeli chodzi o NAVIGATORa. Podwoiliśmy liczbę obszarów analitycznych (kostek OLAP), każdą z kostek rozbudowaliśmy o dodatkowe wymiary, uruchomiliśmy system do obsługi turystów jako nowe źródło danych. W zakresie budżetowania zwiększyliśmy jego szczegółowość i rozbudowaliśmy o elementy, których wcześniej nie było (m.in. planowanie płac na każdego pracownika). Wszystkie te działania miały na celu optymalizację systemu budżetowania jako sposobu zarządzania firmami naszej grupy kapitałowej, a przede wszystkim zwiększenie dostępu do informacji zarządczej. Dzisiaj możemy się po-chwalić tym, że liczba pracowników korzystających z systemu wzrosła 5-krotnie a wielu kierowników zaczyna dzień pracy od NAVIGATORa. To jest sukces nasz ale i firmy Archman, która nam w tym pomogła.

Jakie są plany rozwoju?

Bardzo cenną dla nas jest możliwość wpływania na rozwój systemu. Z biegiem czasu nasi użytkownicy nabierając więcej doświadczenia oczekują nowych funkcjonalności. Wszelkie propozycje związane z polepszeniem odbioru i dystrybucji informacji oraz wydajności systemu, które przekazujemy producent uwzględnia w kolejnych wersjach oprogramowania.

Przed nami wdrożenie nowych obszarów analitycznych takich jak: analiza procesu zakupów, analiza działalności gastronomicznej oraz analiza przepływu ludzi pod powierzchnią ziemi: turystów i pracowników.

Rozmawiamy też z firmą Archman o uruchomieniu modułu Wymiana Informacji, który pomógłby nam lepiej zarządzać plikami i zasobami ogólnodostępnymi (jak np. sale konferencyjne, projektory) – mówi Grzegorz Kawaler,  kierownik Działu Informatyki. Szczególnie ważny jest dla nas temat plików. Obecnie stosujemy model oparty na dyskach sieciowych. Jest to wygodne dla użytkowników, ale  nie-koniecznie dla administratorów. Trze-ba stale monitorować uprawnienia do wielu katalogów na różnych serwerach. Chcemy wdrożyć rozwiązanie, które po pierwsze – dla użytkownika będzie równie wygodne jak dyski sieciowe, po drugie – pozwoli nam fizycznie składować pliki na różnych serwerach, po trzecie –  uprawnienia-mi będzie się zarządzać z jednego miejsca (NAVIGATORa). Patrzę na ten temat w perspektywie dalszego rozwoju. Niewykluczone, że niedługo pojawi się potrzeba elektronicznego obiegu dokumentów. Wiemy, że Navigator dysponuje takim modułem i mamy zapewnienie od firmy Archman, że wdrożenie takiego systemu przy dobrze zdefiniowanej architekturze po naszej stronie będzie stosunkowo łatwe.

+ wpisy

Marketing & PR Manager w Archmanie i Wyższej Szkole Ekonomii i Informatyki w Krakowie. Specjalizuje się w marketingu internetowym oraz działaniach promocyjnych poza granicami Polski. W prostych słowach opowiada o technicznie złożonych kwestiach. Zwolenniczka idei, że język ma moc, a szczególnie języki programowania.

Może Cię również zainteresować
Sprawdź też
Menu