W miarę rozwoju każdej organizacji, wzrasta także ilość otrzymywanych i przetwarzanych wewnątrz firmy dokumentów. Niezależnie od tego, czy są to faktury, wyciągi bankowe, otrzymane oferty czy pisma urzędowe – powinny one trafić do odpowiednich osób bądź działów. Często jednak mamy z tym kłopot, a w konsekwencji dodatkowy, czasochłonny wysiłek związany z właściwym przyporządkowaniem dokumentów. Pożądanym i z czasem koniecznym rozwiązaniem staje się zatem automatyczna klasyfikacja dokumentów. Przyjrzyjmy się jej bliżej.
Czemu służy klasyfikacja dokumentów ?
Odpowiedź na pytanie, do jakiego działu należy dany dokument, wydaje się oczywista: CV powinno trafić do działu HR, faktura do księgowości, a zapytanie ofertowe do działu sprzedaży.
Bardzo często jednak osoba obsługująca czy to firmową skrzynkę pocztową czy obieg dokumentów otrzymanych, musi na bieżąco decydować i ręcznie przesyłać dokumenty do właściwych pracowników czy działów. Tego rodzaju pracę, dość żmudną i powtarzalną, można łatwo zautomatyzować za pomocą narzędzi dostępnych chociażby w platformie NAVIGATOR. A to daje przecież dużą oszczędność czasu, pozwalając odpowiedzialnym za dokumenty osobom, zająć się bardziej istotnymi czy strategicznymi zadaniami.
Gdzie podział dokumentacji ma największe zastosowanie?
Podział dokumentacji w biurze
Klasyfikacja dokumentów ma oczywiste zastosowanie dla podziału dokumentacji biurowej.
Wśród dokumentów biurowych wprowadzanych do systemu są m.in.: umowy, pisma oraz dokumenty księgowe. Wówczas oparte o uczenie maszynowe algorytmy, na podstawie otrzymywanych w przeszłości dokumentów i kategorii, do jakiej zostały przyporządkowane przez pracownika – przypisują nowe dokumenty do odpowiednich klas, eliminując konieczność powtarzania już kiedyś wykonanych czynności.
Klasyfikacja dokumentów księgowych
Spośród wszystkich dokumentów przetwarzanych w biurze, podział dokumentów ma największe zastosowanie dla klasyfikacji dokumentów księgowych.
Nic dziwnego, skoro ich zdecydowana większość to faktury.
Dlatego zazwyczaj na podstawie kontrahenta, rodzaju zakupów czy asortymentu, system taki jak NAVIGATOR, potrafi rozpoznać dział w firmie, do którego powinien zostać przyporządkowany dokument. Co niemniej ważne – ta klasyfikacja pozwala na zdecydowanie sprawniejszy rozdział faktur do konkretnych komórek organizacyjnych, które są odpowiedzialne za dane operacje gospodarcze.
Optymalne kryteria podziału dokumentów
Jednym z najlepszych kryteriów klasyfikacji dokumentów biurowych – stosowanym zwłaszcza dla faktur – jest jednostka wystawiająca dokument.
Poszczególne komórki organizacyjne często dokonują operacji gospodarczych z kontrahentami, z którymi utrzymują stałą współpracę. Tutaj również z pomocą przychodzą nam techniki sztucznej inteligencji, wychwytujące relacje między dokumentami a kategoriami, do których należą i na tej podstawie rekomendujące użytkownikowi odpowiednie miejsce dla dokumentu, a nawet wprost przesyłające dokument do właściwego działu w firmie. Jak to działa?
Otóż mechanizm rozpoznając fakturę od danego kontrahenta, klasyfikuje ją do działu, który już
z nim współpracował. Jeśli natomiast kontrahent jest nieznany, wówczas na podstawie zawartości faktury, określa najbardziej prawdopodobne miejsce, w którym powinna się ona znaleźć.
Z jakich narzędzi do klasyfikacji dokumentów korzystać?
Kluczowe zatem, dla wyboru odpowiedniego rozwiązania klasyfikującego dokumenty, są dwie kwestie: możliwość dopasowania działania systemu do konkretnych potrzeb organizacji oraz skuteczność narzędzi wspierających owo działanie. Dopiero ta kombinacja pozwoli na wyraźne usprawnienie obiegu dokumentów w firmie. Wskazane tu warunki spełnia doskonale system do klasyfikacji dokumentów oparty o rozwiązania AI, dostępny w platformie NAVIGATOR. Dlaczego?
Przede wszystkim dlatego, że umożliwia on dopasowanie sposobu kategoryzowania dokumentów wprost do potrzeb organizacji, często nawet bez wiedzy i nakładu pracy użytkownika, a tylko na podstawie historycznych operacji.
Dodatkowo system ten wspierany jest przez zaawansowane narzędzia do ekstrakcji danych z faktur, takich jak: informacje na temat kontrahenta (NIP, nazwa czy adres) – najczęściej używane do przydzielania dokumentów do odpowiednich jednostek organizacji – jest więc w stanie zminimalizować konieczność angażowania użytkownika do żmudnych i powtarzalnych czynności, dodatkowo wychwytując zależności niekoniecznie oczywiste i proste do stwierdzenia przez człowieka.
Jednak to nie wszystko – stosowane w NAVIGATORZE narzędzie OCR (opisane w artykule: System OCR do rozpoznawania tekstu) zapewnia najwyższą jakość tekstu, używanego do klasyfikacji dokumentów.
Podsumowanie
Automatyczna klasyfikacja dokumentów z całą pewnością jest w stanie zwiększyć efektywność pracy biurowej i zminimalizować ryzyko pomyłek, przede wszystkim wspierając pracę użytkownika poprzez rekomendacje powstałe na podstawie analizy dokumentów przez sztuczną inteligencję.
Tego typu rozwiązania z całą pewnością zagoszczą na dobre, w wysokiej jakości systemach do obiegu dokumentów, pozwalając na przekierowanie zasobów ludzkich do zdecydowanie mniej oczywistych i powtarzalnych zadań.
Navigator specjalizuje się w obszarze Workflow.
Absolwentka Finansów i Rachunkowości na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Na co dzień księgowa w firmie Archman oraz referent ds. finansowych w kwesturze Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie. W swojej pracy wykorzystuje system NAVIGATOR do prowadzenia dokumentacji kadrowej, księgowości i fakturowania oraz zarządzania obiegiem dokumentacji w firmie. Swoje kompetencje rozwija w kierunku rachunkowości oraz podatków.
Data Scientist w zespole WeDeliverAI (Archman), pasjonat matematyki, statystyki i nowych technologii. Ukończył Akademię Górniczo-Hutniczą w Krakowie na kierunku Informatyka i Ekonometria; absolwent modułu Machine Learning w Szkole Programowania WSEI. W codziennej pracy przygotowuje algorytmy oparte o uczenie maszynowe, wykorzystywane w systemie NAVIGATOR - rozwiązując problemy związane z automatyzacją procesów.
