Automatyzacja procesów biznesowych – co to i dlaczego warto?

Automatyzacja to słowo, które u jednych wzbudza przerażenie, a u innych niepohamowany entuzjazm. Z jednej strony kojarzy nam się z utratą pracy, zastąpieniem przez sztuczną inteligencję. Z drugiej jednak strony, automatyzacja pomaga biznesowi zaoszczędzić sporo czasu i uniknąć wykonywania powtarzalnych zadań. Więc jak to jest? W tym artykule skupimy się na tym, dlaczego warto zainteresować się automatyzacją w biznesie i dlaczego nie warto bać się tego słowa.

Najnowszy raport State of Digital Maturity wykazuje, że 51% pracowników spędza co najmniej dwie godziny dziennie na powtarzalnych zadaniach. Dwie. Godziny. Dziennie.

Wydaje się to naprawdę sporo. Zresztą, policzmy, jak wychodzi na tym firma.

– Mediana rocznych zarobków w Polsce to 78 000 PLN brutto (wg GUS).

– Jeden pracownik spędzający dwie godziny dziennie na bezproduktywnych zadaniach kosztuje organizację 19 578 PLN rocznie.

– Czyli 100 pracowników to koszt prawie 2 milionów PLN rocznie.

Czy jest to spory potencjał do automatyzacji? Na pewno. Ale dowiedzmy się najpierw, czym ona jest.

Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych to zastosowanie technologii, które przejmują wykonywanie powtarzalnych i czasochłonnych zadań. Jest to jeden ze sposobów, by optymalizować pracę – czyli redukować liczbę błędów i pozwolić pracownikom unikać monotonnych zadań.

Najbardziej jaskrawe przykłady automatyzacji widać w działach obsługi klienta. Wdrożenie systemów automatycznych odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania czy chat botów znacząco odciąża konsultantów, a przede wszystkim pozwala im skupić się na problemach wymagających więcej uwagi.

Podobnie z procesami finansowymi, takimi jak fakturowanie: dzięki automatyzacji można generować, wprowadzać i wysyłać faktury prawie bez wysiłku. Ponownie – oszczędzamy w ten sposób czas i zmniejszamy ryzyko błędów.

BPA, BPM a RPA – co oznaczają te terminy i co je różni?

W automatyzacji procesów biznesowych można spotkać kilka kluczowych pojęć, które warto znać, a przede wszystkim wiedzieć, co je różni:

1. BPA (Business Process Automation) – automatyzacja procesów biznesowych, która polega na uproszczeniu i zautomatyzowaniu przepływu pracy w firmie. BPA to rozwiązania, które usprawniają cały proces, od początku do końca.
2. BPM (Business Process Management) – zarządzanie procesami biznesowymi to nie tylko automatyzacja, ale także optymalizacja i analiza procesów. Dzięki BPM firma może monitorować, oceniać i udoskonalać swoje procesy wewnętrzne.
3. RPA (Robotic Process Automation) – robotyzacja procesów biznesowych, czyli technologia, która pozwala tworzyć „roboty”. Nie chodzi tu oczywiście o cyborgi rodem z filmu „Terminator”, a programy komputerowe wykonujące określone, powtarzalne czynności. RPA znajduje zastosowanie w zadaniach, które wymagają wielu interakcji z systemami komputerowymi, takich jak przenoszenie danych między systemami.

Automatyzacja procesów biznesowych w firmie może obejmować połączenie tych trzech podejść. W praktyce jednak wybór odpowiedniego podejścia zależy od specyfiki procesów i celów firmy.

Co daje automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie?

Tak jak wspomniano we wstępie – skupimy się głównie na zaletach automatyzacji. Niektóre z nich zostały już wcześniej wspomniane.

1. Oszczędność czasu i zasobów – dzięki automatyzacji procesów w firmie można zaoszczędzić czas, który pracownicy musieliby poświęcić na manualne wykonywanie zadań. Warto tu ponownie wspomnieć o działaniach związanych z zarządzaniem dokumentacją – systemy automatyzujące obieg dokumentów eliminują potrzebę ręcznego przepisywania danych (wykorzystując w tym celu takie technologie jak OCR).
2. Zmniejszenie liczby błędów – automatyzacja procesów biznesowych pozwala uniknąć pomyłek, które mogą wyniknąć z ludzkiego zmęczenia czy rozproszenia. Przykładowo, automatyzacja procesu fakturowania eliminuje błędy, które często pojawiają się przy manualnym wprowadzaniu danych.
3. Poprawa efektywności i jakości obsługi klienta – automatyzacja w firmie może znacznie podnieść poziom obsługi klienta, na przykład poprzez szybkie odpowiedzi na zapytania klientów czy automatyczne generowanie ofert.

Więcej o zastosowaniach automatyzacji w firmie można przeczytać tutaj.

Jak automatyzować biznes / procesy w firmie?

Wdrażanie automatyzacji procesów w firmie wymaga oczywiście przygotowania. Przede wszystkim należy policzyć ROI (return of investment). Chodzi o kalkulacje podobne do przedstawionych na początku artykułu – ile zajmują nam powtarzalne czynności i ile to kosztuje?

Automatyzacja dla firm to inwestycja, której zwrot liczony jest w latach. Jednak warto zadać sobie ten trud i przynajmniej sprawdzić, czy w przeciągu najbliższych 3-5 lat jest szansa, że koszt się zwróci.

Gdy już zdecydujemy się na automatyzację, wdrażajmy ją w poniższych krokach:

1. Analiza potrzeb i priorytetów – na początku warto zidentyfikować procesy, które wymagają najwięcej czasu i są najbardziej narażone na błędy, np. zarządzanie zamówieniami. Od nich zaczynajmy automatyzację.
2. Wybór odpowiednich narzędzi – najbardziej czasochłonny etap. Najlepiej jest zebrać oferty kilku dostawców i sprawdzić, która da najlepsze wyniki ROI (w zależności od ceny i liczby zautomatyzowanych procesów). Warto poprosić również firmy o przygotowanie darmowej wersji demo, by lepiej zapoznać się z systemem. Natomiast kiedy będziemy już przekonani co do dostawcy, możemy jeszcze poprosić o Proof of Concept (PoC) – czyli testowe zaimplementowanie proponowanych rozwiązań, by sprawdzić jak będą one wyglądały w praktyce. Najczęściej jednak za PoC trzeba zapłacić.
3. Wdrożenie i testowanie – po wyborze narzędzi warto przeprowadzić testy pilotażowe na wybranych procesach, aby monitorować ich efektywność.

Jakie konsekwencje niesie za sobą automatyzacja procesów?

Automatyzacja procesów biznesowych firmy może budzić obawy, szczególnie wśród pracowników, którzy martwią się o przyszłość swojego zatrudnienia. W tym miejscu warto jednak przytoczyć dane z raportu World Economic Forum z 2020 roku. Przewidywano wtedy, że w ciągu 5 lat sztuczna inteligencja może wyprzeć z rynku 85 milionów miejsc pracy. Jednak równocześnie przewidywano, że powstanie 97 milionów nowych miejsc pracy. Trudno jest więc poznać konsekwencje automatyzacji, warto jednak wiedzieć, jakie całe to zjawisko niesie korzyści.

Na koniec

Automatyzacja procesów w firmie to inwestycja, którą można rozpatrywać na wielu płaszczyznach – finansowym, technologicznym, ale również społecznym. Nie sposób wyczerpać tak złożony temat w jednym artykule i na pewno przydałaby się druga perspektywa skupiająca się na wadach automatyzacji. Mimo że wiele w tym temacie już napisano, to wciąż istnieje spore pole do debaty. Prawdopodobnie nigdy w historii ludzkości nie mieliśmy do czynienia z tak dużymi zmianami.