Sanden Manufacturing Poland jest częścią japońskiego holdingu SANDEN HOLDINGS CORPORATION – wiodącego światowego producenta kompresorów do klimatyzacji samochodowych. Z produktów firmy korzystają najwięksi gracze branży motoryzacyjnej, m.in.: Volkswagen, GM, Volvo, Jaguar i Ford.
Japońska niezawodność idzie w parze z koniecznością zapewnienia płynności procesów na każdym szczeblu, a szczególnie tych, na których bazują kluczowe decyzje biznesowe – budżetowanie i raportowanie. Te zadania pracownicy Sanden wykonują, korzystając z modułu Business Intelligence w NAVIGATORZE.
Wyzwanie, czyli zapotrzebowanie klienta
Punkt wyjścia najlepiej przedstawić liczbowo: codzienność budżetowa w firmie Sanden to kierownicy 41 działu tworzący własne dokumenty budżetowe w kilku wersjach (w niektórych przypadkach liczba możliwych scenariuszy sięga nawet 11), przy czym jeden typ w obrębie roku może liczyć nawet 450 arkuszy budżetowych. Wykonanie zaprojektowanych planów budżetowych analitycy Sanden śledzą z wykorzystaniem prawie 400 raportów, a wszystko to opiera się na danych z ponad 60 źródeł Excelowych i danych zasilanych z systemu SAP.
Manualne przetworzenie takiego ogromu danych było czasochłonne oraz komplikowało procesy ze względu na brak standaryzacji i elastyczności w projektowaniu planów uwzględniających kilka scenariuszy. Ponadto sztywne standardowe raporty wynikowe nie spełniały wymogów pracowników odpowiedzialnych za wymienione procesy, a przygotowanie kolejnych wersji oznaczało angażowanie zasobów ludzkich.
Wdrożenie odpowiedniego narzędzia do budżetowania miało więc na celu automatyzację pracy, a w rezultacie jej uproszczenie poprzez umożliwienie sprawnego raportowania i zestawiania danych z różnych okresów oraz zapewnienie analitykom możliwości skoncentrowania się na przetworzeniu, a nie obrabianiu danych.
Rozwiązanie, czyli odpowiedź Archmana
Jednym z podstawowych wymogów Sanden dotyczących oprogramowania było narzędzie automatyzujące proces budżetowania. Wielu dostawców oferowało same hurtownie danych, natomiast Archman zaproponował obydwa rozwiązania w jednym systemie NAVIGATOR. Moduły budżetowania i raportowania oparte są na technologii kostek OLAP. Każda kostka odpowiada za konkretny obszar danych, czyli sprzedaż, koszty oraz inwestycje.
Przed wdrożeniem NAVIGATORA procesy budżetowania i raportowania klienta obsługiwane były w obrębie plików Excel. Dzięki wdrożeniu jednego systemu, udało się usystematyzować nie tylko proces tworzenia nowych planów budżetowych i raportów, ale również ich rozpowszechnianie. Dzisiaj każdy menadżer może zalogować się do NAVIGATORA w dowolnej chwili i sprawdzić oczekujące na niego na bieżąco aktualizowane zadania czy raporty.
Uwzględniliśmy również przyzwyczajenia pracowników, którzy najbardziej komfortowo czuli się w środowisku MS Excel. Teraz, gdy menadżer potrzebuje stworzyć nowy dokument lub edytować istniejący, otwiera w NAVIGATORZE odpowiedni moduł, przechodzi do konkretnego budżetu, i po kliknięciu w opcję edytowania może pracować na aktualnej wersji danego planu w środowisku Excel. Po zapisaniu zmian, dane automatycznie aktualizują się w NAVIGATORZE. Dotyczy to również raportów, do których przekazywane są dane z edytowanego dokumentu.
Ze względu na to, że Sanden jest firmą międzynarodową i prowadzi komunikację służbową w języku angielskim, ważne również było zapewnienie możliwości tłumaczenia interfejsu systemu. Domyślnie system NAVIGATOR jest dostępny w 4 językach: polskim, angielskim, niemieckim i łotewskim. Natomiast elastyczność platformy pozwala również na sprawne wdrożenie kolejnych, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Wdrożenie, czyli reakcja pracowników na nowe narzędzie pracy
Karolina Lipińska-Skiba, Corporate Planning Manager w Sanden, relacjonuje, że po wdrożeniu NAVIGATORA pracownicy zauważają pozytywne efekty. Udaje im się sprawniej przeprowadzać proces budżetowania z uwzględnieniem kilku wersji w ramach jednego okresu raportowania.
Czy trudno było im się przyzwyczaić? Niewątpliwie, czynnikiem sprzyjającym była integracja systemu z intensywnie wykorzystywanym dotychczas MS Excel, a sam interfejs NAVIGATORA jest bardzo intuicyjny, toteż poznanie systemu nie wymagało wielogodzinnych szkoleń. Wystarczyło kilka spotkań z pracownikami działu controllingu Sanden, po których oni już swobodnie mogli przekazywać wiedzę współpracownikom.
– We współpracy z Archmanem najbardziej doceniamy indywidualne podejście do klienta. Firma kładzie szczególny nacisk na to, by zbudować niemal „rodzinną” więź z klientem i dba o jego satysfakcję nie tylko na etapie sprzedaży, jak to się zdarza w przypadku dużych korporacji. Bazujemy na swobodnej, partnerskiej i otwartej komunikacji, co przyśpiesza osiąganie wspólnych celów. Warto podkreślić również, że zawsze możemy liczyć na dużą dozę zrozumienia dla naszych zmiennych koncepcji, – podsumowuje dotychczasową współpracę Karolina Lipińska-Skiba.
Z firmą Sanden współpracujemy od 2018 roku. Po wdrożeniu systemu systematycznie go rozwijamy w ramach działań serwisowych. Prace usprawniające polegają m.in. na dodawaniu nowych obszarów, nowych kostek OLAP, czy też zaimplementowaniu nowych wymiarów i atrybutów do istniejących.
Od 16 lat związany z wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Specjalizuje się w rozwiązaniach klasy Business Intelligence i Workflow. Entuzjasta wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania procesów biznesowych. Prezes zarządu Archman oraz kanclerz Wyższej Szkoły Ekonomii i informatyki w Krakowie.
