Currently set to Index
Currently set to Follow

Case Study: System Business NAVIGATOR w firmie Intar Sp. z o.o.

Kategoria: Case study
Case Study: Business NAVIGATOR System at Intar Inc. | Archman

Obieg dokumentów i zarządzanie zadaniami oraz projektami to jedne z większych trudności, z jakimi zmagają się przedsiębiorstwa obsługujące wielu klientów indywidualnych i biznesowych, a także składające się z wielu działów, które mają przypisane konkretne obowiązki i jednocześnie muszą ze sobą współpracować. Jednym z takich przedsiębiorstw jest firma Intar,  jest  to firma  handlowo-usługowa, która jest liderem w  dystrybucji  materiałów  do  produkcji  mebli. Z  firmą Intar nawiązaliśmy współpracę po jednej z konferencji, w której uczestniczyliśmy.

Nasze wspólne cele

Firma Intar zatrudnia  ponad  350 osób w 8 oddziałach, które zlokalizowane są w następujących miastach: Ostrów Wielkopolski (siedziba firmy), Syców, Kępno, Dobrodzień, Kraków, Wrocław, Olsztyn i Kalisz. Nasz projekt dostosowany do sposobu funkcjonowania firmy miał na celu usprawnienie obsługi faktur kosztowych oraz  ich  opisywania, co  w  efekcie umożliwiło uzyskanie danych potrzebnych działowi controlingu do przygotowania szczegółowych raportów controlingowych.  Kolejnym celami, które  zostały  osiągnięte  było  zwiększenie  efektywności  i  skuteczności  komunikacji  pomiędzy poszczególnymi działami, uporządkowanie dokumentacji oraz ograniczenie zużycia papieru w firmie, co przełożyło się na mniejsze wydatki związane z prowadzeniem firmy. Zaproponowaliśmy klientowi zastosowanie  naszego  Business  NAVIGATORa, wspierającego elektroniczny obieg dokumentów oraz zarządzanie projektami i zadaniami, a także Business Intelligence który planowany jest do wdrożenia po zmianie dotychczasowego systemu ERP.

Rozwiązanie problemu

Usprawnienie  przepływu  dokumentów  w  firmie  Intar  z  wykorzystaniem  modułów Workflow i Dokumenty spowodowało, że możliwa okazała się rezygnacja z papierowego  obiegu  faktur, które zostały zastąpione przez dokumenty elektroniczne. Przed wdrożeniem projektu faktury napływały do firmy po upływie dłuższego czasu, co opóźniało płatność dostawców, następnie w formie papierowej były procesowane pomiędzy działami i oddziałami, co zajmowało dużo czasu. Wdrożenie sytemu Business NAVIGATOR zniwelowało ten problem i tym samym znacząco usprawniło kontrolę faktur. Faktury rozsyłane są do kilku osób w firmie, w związku z czym możliwa jest szybka akceptacja. Ze względu na dużą liczbę oddziałów wymagana  jest  akceptacja wielopoziomowa, dlatego też nasz system skutecznie sprawdził się również na etapie zatwierdzania dokumentów. Moduł Workflow usprawnił ponadto komunikację pomiędzy działem księgowości i innymi działami. Miniforum  przy dokumencie pozwala na przekazanie wyjaśnienia ewentualnych  wątpliwości dotyczących dokumentu. Ponadto, firma korzysta z wniosków o ustalenie limitu kredytowego pozwalających na podjęcie decyzji, czy nowy kontrahent może otrzymać wnioskowaną kwotę limitu kredytowego.  Business NAVIGATOR zastąpił więc pocztę mailową, która była wcześniej wykorzystywana do tych celów.  Dzięki temu nastąpiła  poprawa komunikacji pomiędzy działem handlowym a działem kontroli kredytowej oraz usprawnienie  współpracy. Proces  ustalania  limitów  kredytowych  został  w  znacznym  stopniu zautomatyzowany.

Firma zyskała bazę elektronicznych „Plików”. W elektronicznym archiwum przechowywane są pliki, wzory  dokumentów,  instrukcje  i  procedury,  do  których  dostęp  mają  uprawnieni  pracownicy.  Uporządkowana  w  ten  sposób  została  dokumentacja  firmowa. Wszystkie  dokumenty  zostały podzielone na obszary, aby zapewnić do nich szybki dostęp. Powstało również archiwum umów do którego mają dostęp uprawnieni pracownicy. Wdrożenie  modułu  do  zarządzania  projektami  i  zadaniami  pozwoliło  pracownikom  na  bieżącą  informację  o zadaniach  im  przypisanych, możliwe jest także bieżące kontrolowanie ich statusu realizacji.

Wymierne efekty

Wdrożenie  systemu  BN  uporządkowało  firmę  organizacyjnie. Wdrożenie modułów „Workflow”, „Dokumenty” oraz „Projekty   i   zadania” pozwoliło zrealizować    zamierzone  cele.  Nastąpiło usprawnienie obsługi dokumentacji i ich  kontroli przez dyrektorów poszczególnych oddziałów i dyrektorów poszczególnych pionów. Po  uzyskaniu narzędzi wspierających komunikację pomiędzy pracownikami firma zaobserwowała wzrost efektywności oraz skuteczności ich pracy. Nastąpiła automatyzacja wybranych procesów, firma lepiej kontroluje koszty i ma możliwość wykorzystania danych controlingowych do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. W najbliższej przyszłości planujemy wdrożenie u klienta rozwiązań Business Intelligence.

„Firma  Intar dzięki możliwości definiowania procesów ad  hoc traktuje  system  BN  jako  elastyczne narzędzie, które z pewnością będzie rozwijać przez kolejne lata”.

+ wpisy

Marketing & PR Manager w Archmanie i Wyższej Szkole Ekonomii i Informatyki w Krakowie. Specjalizuje się w marketingu internetowym oraz działaniach promocyjnych poza granicami Polski. W prostych słowach opowiada o technicznie złożonych kwestiach. Zwolenniczka idei, że język ma moc, a szczególnie języki programowania.

Może Cię również zainteresować
Sprawdź też
Menu