Currently set to Index
Currently set to Follow

Case Study: System NAVIGATOR w firmie Intar Sp. z o.o.

Kategoria: Case study
Case Study: Business NAVIGATOR System at Intar Inc. | Archman

Obieg dokumentów i zarządzanie zadaniami oraz projektami to jedne z większych trudności, z jakimi zmagają się przedsiębiorstwa obsługujące wielu klientów indywidualnych i biznesowych, a także składające się z wielu działów, które mają przypisane konkretne obowiązki i jednocześnie muszą ze sobą współpracować. Jednym z takich przedsiębiorstw jest firma Intar,  jest  to firma  handlowo-usługowa, która jest liderem w dystrybucji materiałów do  produkcji mebli. Z  firmą Intar nawiązaliśmy współpracę po jednej z konferencji, w której uczestniczyliśmy.

Nasze wspólne cele

Firma Intar zatrudnia  ponad  350 osób w 8 oddziałach, które zlokalizowane są w następujących miastach: Ostrów Wielkopolski (siedziba firmy), Syców, Kępno, Dobrodzień, Kraków, Wrocław, Olsztyn i Kalisz. Nasz projekt dostosowany do sposobu funkcjonowania firmy miał na celu usprawnienie obsługi faktur kosztowych oraz ich opisywania, co w efekcie umożliwiło uzyskanie danych potrzebnych działowi controlingu do przygotowania szczegółowych raportów controlingowych.  Kolejnym celami, które  zostały  osiągnięte  było  zwiększenie  efektywności i skuteczności komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami, uporządkowanie dokumentacji oraz ograniczenie zużycia papieru w firmie, co przełożyło się na mniejsze wydatki związane z prowadzeniem firmy. Zaproponowaliśmy klientowi zastosowanie naszego NAVIGATORA, wspierającego elektroniczny obieg dokumentów oraz zarządzanie projektami i zadaniami, a także Business Intelligence który planowany jest do wdrożenia po zmianie dotychczasowego systemu ERP.

Rozwiązanie problemu

Usprawnienie  przepływu  dokumentów  w  firmie  Intar  z  wykorzystaniem modułów Workflow i Dokumenty spowodowało, że możliwa okazała się rezygnacja z papierowego  obiegu  faktur, które zostały zastąpione przez dokumenty elektroniczne. Przed wdrożeniem projektu faktury napływały do firmy po upływie dłuższego czasu, co opóźniało płatność dostawców, następnie w formie papierowej były procesowane pomiędzy działami i oddziałami, co zajmowało dużo czasu. Wdrożenie sytemu NAVIGATOR zniwelowało ten problem i tym samym znacząco usprawniło kontrolę faktur. Faktury rozsyłane są do kilku osób w firmie, w związku z czym możliwa jest szybka akceptacja. Ze względu na dużą liczbę oddziałów wymagana  jest  akceptacja wielopoziomowa, dlatego też nasz system skutecznie sprawdził się również na etapie zatwierdzania dokumentów. Moduł Workflow usprawnił ponadto komunikację pomiędzy działem księgowości i innymi działami. Miniforum przy dokumencie pozwala na przekazanie wyjaśnienia ewentualnych  wątpliwości dotyczących dokumentu. Ponadto, firma korzysta z wniosków o ustalenie limitu kredytowego pozwalających na podjęcie decyzji, czy nowy kontrahent może otrzymać wnioskowaną kwotę limitu kredytowego. NAVIGATOR zastąpił więc pocztę mailową, która była wcześniej wykorzystywana do tych celów. Dzięki temu nastąpiła  poprawa komunikacji pomiędzy działem handlowym a działem kontroli kredytowej oraz usprawnienie współpracy. Proces ustalania limitów  kredytowych został w znacznym stopniu zautomatyzowany.

Firma zyskała bazę elektronicznych „Plików”. W elektronicznym archiwum przechowywane są pliki, wzory dokumentów, instrukcje i procedury, do których  dostęp mają uprawnieni pracownicy. Uporządkowana w ten sposób została dokumentacja firmowa. Wszystkie dokumenty zostały podzielone na obszary, aby zapewnić do nich szybki dostęp. Powstało również archiwum umów do którego mają dostęp uprawnieni pracownicy. Wdrożenie modułu do zarządzania  projektami i zadaniami pozwoliło pracownikom na bieżącą informację o zadaniach im przypisanych, możliwe jest także bieżące kontrolowanie ich statusu realizacji.

Wymierne efekty

Wdrożenie systemu NAVIGATOR uporządkowało firmę organizacyjnie. Wdrożenie modułów „Workflow”, „Dokumenty” oraz „Projekty i zadania” pozwoliło zrealizować zamierzone cele. Nastąpiło usprawnienie obsługi dokumentacji i ich kontroli przez dyrektorów poszczególnych oddziałów i dyrektorów poszczególnych pionów. Po uzyskaniu narzędzi wspierających komunikację pomiędzy pracownikami firma zaobserwowała wzrost efektywności oraz skuteczności ich pracy. Nastąpiła automatyzacja wybranych procesów, firma lepiej kontroluje koszty i ma możliwość wykorzystania danych controlingowych do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. W najbliższej przyszłości planujemy wdrożenie u klienta rozwiązań Business Intelligence.

„Firma Intar dzięki możliwości definiowania procesów ad hoc traktuje system NAVIGATOR jako elastyczne narzędzie, które z pewnością będzie rozwijać przez kolejne lata”.

+ posts

Od 15 lat związany z wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Specjalizuje się w rozwiązaniach klasy Business Intelligence i Workflow. Entuzjasta wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania procesów biznesowych. Prezes zarządu Archman oraz kanclerz Wyższej Szkoły Ekonomii i informatyki w Krakowie.

Porozmawiajmy







    Może Cię również zainteresować
    Sprawdź też
    Menu