Obieg dokumentów i właściwe zarządzanie zamówieniami wewnętrznymi stanowi wyzwanie zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorstw. Warto optymalizować procesy w tym obszarze, m.in. poprzez wprowadzenie systemu, który pozwoli na płynne zarządzanie dokumentami w ramach organizacji. Chcielibyśmy zaprezentować rozwiązanie, które wdrożyliśmy u jednego z naszych Partnerów. Projekt dotyczył polskiego producenta z sektora dekoracji wnętrz o globalnym zasięgu – spółki artgeist.
Nasze wspólne cele
artgeist to polska firma o globalnym zasięgu, która powstała w 2004 roku z pasji do upiększania wnętrz. Dziś działa na całym świecie poprzez sklepy online prowadzone w 10 wersjach językowych w 17 krajach. Główna siedziba spółki oraz nowoczesna hala produkcyjna spółki mieści się we Wrocławiu.
Celem projektu, nad którym pracowaliśmy na rzecz spółki artgeist było usprawnienie wewnętrznego procesu obiegu dokumentów. Po audycie i rozpoznaniu potrzeb naszego Klienta zapadła decyzja o wdrożeniu informatycznego rozwiązania wspierającego akceptację zamówień wewnętrznych oraz faktur zakupowych. Aby w pełni dopasować możliwości systemu NAVIGATOR do potrzeb spółki zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej. Pozwoliła ona dopasować wszystkie elementy systemu NAVIGATOR do konkretnych potrzeb Klienta w zakresie obiegu faktur kosztowych oraz zarządzania zamówieniami wewnętrznymi. W efekcie otrzymaliśmy nie tylko szybszy proces obsługi zamówień realizowanych wewnątrz firmy, ale również sprawniejszą pracę z limitami zakupowymi w ramach poszczególnych działów.
Rozwiązanie
Zaproponowaliśmy rozwiązanie, które zapewniało efektywniejsze zarządzanie zamówieniami. Okazało się bowiem, że ze względu na ich rosnącą liczbę, dotychczasowy sposób przetwarzania zamówień przestał spełniać potrzeby artgeist. Wdrożenie systemu NAVIGATOR pozwoliło uporządkować proces akceptacji i zarządzania zamówieniami.
W ramach naszej współpracy rozszerzyliśmy usługę o model mailingowy tak, by wszystkie faktury gromadzone były w jednym miejscu, a zamówienia wysyłane do dostawców bezpośrednio z poziomu systemu.
Wprowadzony przez nas system współpracuje z oprogramowaniem Comarch ERP Optima w zakresie automatycznej wymiany zamówień oraz faktur, co znacznie przyspiesza cały proces i ogranicza ryzyko błędów, które występuje przy ręcznym wprowadzaniu dokumentów.
Dzięki zastosowaniu skrojonego na miarę rozwiązania usprawniony został również obieg faktur. Co ważne, faktury przesyłane przez dostawców również obsługiwane są przez wdrożony system. Odbywa się to poprzez przesyłanie dokumentów, przez kontrahentów artgeist, na dedykowaną skrzynkę mailową, skąd trafiają do odpowiednich komórek w firmie. Takie zastosowanie NAVIGATOR spowodowało znaczną poprawę komunikacji pomiędzy zaangażowanymi w proces działami w firmie i całkowicie wyeliminowało obieg dokumentów w formie papierowej.
Wdrożenie modułu sprawnego zarządzania dokumentami księgowymi (fakturami) pozwoliło również na szybsze i prostsze analizowanie wydatków ponoszonych przez poszczególne działy.
Wymierne efekty
Wprowadzenie opracowanych przez nas modułów pozwoliło na usprawnienie procesu otrzymywania i przetwarzania zamówień oraz poprawę komunikacji z dostawcami. Informacje o zapotrzebowaniu kierowane są od razu do właściwych działów, co pozwala na szybsze zrealizowanie zamówień.
W najbliższej przyszłości planowane są prace nad rozbudowaniem istniejącego już rozwiązania o moduł wspierający obsługę produkcji.
„NAVIGATOR wymiernie wpłynął na poprawę efektywności codziennej pracy związanej z obszarem zarządzania zamówieniami. Wszystkie działania realizowane są w ramach jednego systemu, co umożliwia sprawną akceptację oraz bieżący nadzór nad realizowanymi procesami. Wprowadzenie systemu w znaczący sposób odciążyło naszych Pracowników od konieczności ręcznego zarządzania przepływem dokumentów. To doskonałe rozwiązanie, którego pierwsze efekty zaobserwowaliśmy niemal natychmiast po jego wprowadzeniu. Planujemy dalszy rozwój systemu i jego rozbudowę o kolejne funkcjonalności.” – mówi Anna Jędrocha, Dyrektor Finansowy artgeist sp. z o.o.
Od 16 lat związany z wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Specjalizuje się w rozwiązaniach klasy Business Intelligence i Workflow. Entuzjasta wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania procesów biznesowych. Prezes zarządu Archman oraz kanclerz Wyższej Szkoły Ekonomii i informatyki w Krakowie.
