Co to jest system DMS oraz jakie ma zalety?

Czy miałeś kiedyś do czynienia z sytuacją, kiedy pilnie potrzebowałeś znaleźć ten jeden dokument, ale po przeszukaniu setek folderów, dysków i teczek wciąż nie mogłeś na niego natrafić?

Bądźmy szczerzy. Każdemu z nas się to zdarzyło. Mnogość rozmaitych źródeł i miejsc przechowywania dokumentacji doprowadza do chaosu informacyjnego, który pociąga za sobą dodatkowy stres, problemy logistyczne, i przede wszystkim naraża nas na dodatkowe koszty.

A przecież możnaby temu wszystkiego zapobiec. Jak? Temu celowi poświęcone są systemy DMS, znane również jako systemy zarządzania dokumentacją. W poniższym artykule dowiesz się, czym jest system DMS oraz jakie są jego zalety! Zapraszamy do czytania.

Co to jest system DMS?

Jak już wspomnieliśmy, DMS (z języka angielskiego Data Management System) to system wspierający zarządzanie dokumentacją. Najczęściej są to rozwiązania informatyczne posiadające hurtownię danych i mechanizmy służące do gromadzenia, udostępniania, wyszukiwania czy analizowania dokumentów. Platformy te skierowane są zarówno do małych podmiotów operujących na pojedynczych fakturach, jak i ogromnych korporacji posiadających nieprzerwany strumień umów, ofert czy kontaktów.

Coraz częściej systemy DMS spotyka się jako jeden z elementów kompleksowych platform do zarządzania przedsiębiorstwem tzw. workflow, które służą do obiegu zadań pracowniczych, analizowaniu i automatyzowaniu działań, czy monitorowaniu sprzedaży (CRM). Więcej o takich rozwiązaniach pisaliśmy w artykule: Workflow, czym jest i dlaczego warto go stosować?

Zalety systemu DMS

Przedsiębiorstwa nie korzystające z systemów DMS tracą i to tracą bardzo dużo. Platforma odpowiednio dopasowana do potrzeb firmy jest w stanie przełożyć się na niemalże trzykrotnie krótszy czas pracy związany z obsługą dokumentów. Mechanizmy systemów DMS działają w taki sposób, by obieg pism trwał jak najkrócej i był przy tym prosty. Każdy krok jest dokładnie opisany, jasno zdefiniowane jest, które informacje muszą zostać uzupełnione oraz kto jest wykonawcą danego zadania. Dzięki temu cały proces jest ustandaryzowany i narażony na mniej błędów.

DMS System to również większe bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Obecne zasady RODO dotyczące przechowywania oraz procesowania informacji nakładają ściśle wymagania na przedsiębiorstwa. Platforma elektroniczna jest w stanie zapewnić zgodność z wszystkimi zasadami RODO, gwarantując nam, że dostęp do dokumentów będą mieć wyłącznie uprawnione przez nas osoby.

W przypadku pracy zdalnej, posiadanie systemu DMS jest wręcz koniecznością. Jak inaczej mielibyśmy uzyskać dostęp do naszych zasobów? Dzięki systemowi DMS jesteśmy w stanie dostać się do wybranego pisma o każdej porze dnia, z każdego miejsca czy urządzenia.

System do zarządzania dokumentami to najzwyczajniej w świecie narzędzie usprawniające pracę wszystkich osób. Zarówno zarząd, księgowi czy pracownicy innych działów mogą szybciej i bezpieczniej wykonywać pracę na dokumentach. System jest zrozumiały w obsłudze. Od razu po wejściu wiemy jakie kroki i decyzję mają zostać podjęte w pierwszej kolejności. To czyni komunikację znacznie efektywniejszą, ponownie przyczyniając się do oszczędzania czasu.

Wady systemu DMS

Liczne zalety systemów do zarządzania dokumentami pokazują jak cenne jest to narzędzie. Wiąże się jednak ono z pewnymi wadami, które warto wziąć pod uwagę.

Po pierwsze koszty. Dobra platforma, które będzie bezpieczna i dopasowana do potrzeb przedsiębiorstwa, może pociągnąć ze sobą wysoką cenę wdrożenia oraz serwisowania narzędzia. Często w grę wchodzą również koszty hostingu, licencji, naprawy błędów czy inne dodatkowe wydatki.

Na rynku jednak występuje wiele różnych systemów, o rozmaitych modelach płatności. Małe firmy mogą korzystać z modelu opartego na płatności za jednego użytkownika. Korporacje mogą wybrać zakup na raty.

System DMS będzie również wymagał nauczenia pracowników pracy na platformie, oraz wykształcenia nowych procedur, co będzie się wiązało z inwestycjami na początku wdrożenia. Inwestycje te jednak szybko się zwrócą, a my nie będziemy mogli sobie wyobrazić jak to możliwe, że kiedyś pracowało się bez DMS Systemu.

Przy wyborze odpowiedniego narzędzia warto poświęcić dużo czasu na research i analizę. Wybranie systemu na szybko, czy “po kosztach” może narażać nas na ryzyko włamania, bądź w najlepszym przypadku straty pieniędzy na inwestycji.

Natura elektronicznych platform wiąże się również z ryzykiem tymczasowej utraty dostępu do danych, przez brak prądu lub internetu. Jednak w wielu przypadkach możliwe jest robienie kopii zapasowych, aby sytuacje te nie stanowiły zagrożenia.

Ostatnia wada systemów DMS wiąże się z systemem prawnym, który nie pozwala przedsiębiorstwom na całkowite zrezygnowanie z papierowej dokumentacji. Pewne dokumenty wciąż muszą być wydrukowane, i jest to coś, czego musimy być świadomi.

Przykłady wykorzystania systemu DMS

Każdy dokument, zarówno przychodzący jak i wychodzący może zostać wykorzystany w systemie DMS. Cały proces zaczyna się od pobrania przez system pism ze wszystkich podpiętych źródeł (mogą to być maile, dyski, wiadomości, inne systemy biurowe, faksy czy skanery). Inteligentna platforma, na przykład system NAVIGATOR, samodzielnie oddzieli dokumenty nawet jeśli znajdują się w jednym pliku. Następnie księgowy przechodzi do wybranego pisma i uruchamia funkcję OCR, dzięki której dane automatycznie przepisywane są z dokumentu do systemu (nawet dla skanów i zdjęć). Po przepisaniu danych, księgowy sprawdza poprawność informacji, otrzymując komunikaty od systemu odnośnie proponowanego kontrahenta, numeru rachunkowego używanego w przeszłości, czy stawek podatkowych dla wybranych artykułów. Jeżeli wszystko się zgadza, dokument podróżuje dalej, wybraną przez nas ścieżką. NAVIGATOR pozwala nam inaczej traktować dokumenty w zależności od polityki firmy. Dla przykładu możemy wybrać, by faktury zakupu potrzebowały autoryzacji zarządu jedynie przy kwocie brutto wyższej niż 10 tysięcy złotych.Więcej na ten temat poświęciliśmy w artykule: Zarządzanie dokumentacją w dużej firmie 

Obieg dokumentów w firmie dzięki DMS

Nie ma jednej odpowiedzi na to jaki jest najlepszy system DMS. Warto jednak by był on wyposażony w dodatkowe funkcje, nie tylko gdy są one niezbędne przedsiębiorstwu. Niektóre programy DMS pozwalają na analizę zgromadzonych danych, dzięki czemu łatwiej znaleźć prawidłowości czy miejsca na poprawę. Inteligentny system zapobiega licznym problemom, na przykład duplikacji danych czy braku kontroli nad dokumentami. Funkcja wersjonowania pozwala na monitorowanie wprowadzonych zmian wraz z osobami za nie odpowiedzialnymi. Łatwo wtedy wykryć gdzie zaszedł błąd, i jak uniknąć go ponownie.

System do zarządzania dokumentami jest po prostu wygodniejszy od formy papierowej. Jeśli chcemy znaleźć wybraną fakturę, nie musimy szukać jej w stosie kartek pogrupowanych datami. Elektroniczny program pozwala nam wyszukiwać dokument poprzez dowolne kryterium czy nawet słowo w nim zawarte. Koniec z chaosem. Koniec z marnowaniem czasu.

Dodatkowo dokumenty można łączyć ze sobą, jeszcze bardziej ułatwiając życie pracownikom. Oferta łączy się z umową, faktura łączy się z kontaktem, itd.