W dobie dynamicznie rozwijającej się technologii i nieustannie zmieniających się potrzeb biznesowych, pytanie o sens przeprowadzania analizy przedwdrożeniowej staje się coraz bardziej istotne. W szczególności dotyczy to systemów klasy ECM (Enterprise Content Management) i Workflow, które często charakteryzują się dużymi możliwościami customizacji formularzy oraz obiegów dokumentów. Czy w czasach, gdy technologia pozwala na szybkie wdrażanie i modyfikowanie systemów, analiza przedwdrożeniowa wciąż jest koniecznością? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.
Czym jest analiza przedwdrożeniowa?
Analiza przedwdrożeniowa to proces zbierania i analizowania wymagań oraz potrzeb organizacji przed wdrożeniem nowego systemu informatycznego. Jej celem jest zrozumienie specyfiki procesów biznesowych, identyfikacja kluczowych wymagań użytkowników oraz ocena technicznych i organizacyjnych aspektów wdrożenia. W kontekście systemów ECM/Workflow, analiza przedwdrożeniowa obejmuje również identyfikację i dokumentację obiegów dokumentów oraz specyfikację formularzy, które będą tworzone i wykorzystywane w systemie.
Kiedy rozpocząć analizę?
Wybór odpowiedniego momentu na rozpoczęcie analizy przedwdrożeniowej zależy od klasy systemu, który ma być wdrożony. Różne typy systemów wymagają innego podejścia do analizy, zarówno pod względem jej zakresu jak i momentu rozpoczęcia.
Przykładowo, systemy klasy CRM z uwagi na swoją ustandaryzowaną strukturę i mniejszy stopień skomplikowania nie muszą być analizowanie tak dokładnie jak np. systemy klasy ERP czy ECM. Analiza systemów CRM powinna być w tym przykładzie oparta na dostępnym budżecie przedsiębiorstwa, potrzebnych funkcjonalnościach lub dostępnych informacjach na temat jakości systemu.
W kontekście momentu rozpoczęcia analizy z pewnością sprawdzi się zasada „im wcześniej, tym lepiej”. Ważne jest, aby analizę przedwdrożeniową rozpocząć jeszcze przed wyborem systemu. Pozwoli to na analizę istniejących procesów w przedsiębiorstwie i potrzeb, jakie powinien w tym zakresie realizować system informatyczny. Dzięki temu można lepiej zrozumieć, jak aktualnie działa organizacja i gdzie występują problemy lub opóźnienia.
Najczęściej już na tym etapie przedsiębiorstwo może zoptymalizować swoje procesy lub je sformalizować w obszarach, gdzie wcześniej nie dostrzegano takiej potrzeby. Wszelkiego rodzaju dokumenty, diagramy (np. BPMN) zebrane dane i specyfikacje będą bardzo pomocne nie tylko podczas wyboru dostawcy systemu, ale również podczas właściwego wdrożenia, kiedy to zebrane wymagania przenoszone są do systemu w postaci adekwatnych funkcjonalności. Dzięki tym dokumentom wyboru systemu można dokonać w oparciu o dopasowanie systemu do opracowanych wymagań, co pozwoli także uniknąć wprowadzenia nieadekwatnych rozwiązań sprawiających, że system będzie np. zbyt skomplikowany dla użytkownika końcowego.
W trakcie wewnętrznych analiz i audytów krystalizuje się zespół wdrożeniowy, składający się z pracowników posiadających doskonałą wiedzę na temat wewnętrznych praktyk i procesów firmy. Taki zespół ma kluczowe znaczenie do powodzenia projektu.
Zastosowanie analizy przedwdrożeniowej na przykładzie systemów Workflow
Ostateczna analiza powstaje wspólnie z wybranym dostawcą systemu. W trakcie spotkań analitycznych omawiane są szczegóły wdrożenia poszczególnych wymagań oraz identyfikowane są obszary podlegające automatyzacji. Ten etap analizy często pozwala odnaleźć dodatkowe obszary możliwej optymalizacji, które wynikają nie tylko z możliwości danego systemu, ale też z doświadczenia zespołu wdrożeniowego po stronie dostawcy.
W systemach klasy ECM/Workflow, oferujących szerokie możliwości customizacji formularzy, dzięki analizie przedwdrożeniowej możliwe jest precyzyjne określenie, jakie dane będą zbierane za ich pomocą, jakie pola są niezbędne, a które można pominąć. Pozwala to na stworzenie intuicyjnych i efektywnych formularzy, które ułatwiają użytkownikom wprowadzanie danych i minimalizują ryzyko błędów.
Systemy Workflow umożliwiają automatyzację procesów biznesowych poprzez definiowanie obiegów dokumentów. Analiza przedwdrożeniowa pozwala na zmapowanie istniejących procesów, zidentyfikowanie miejsc, w których występują opóźnienia lub błędy, oraz zaprojektowanie optymalnych obiegów dokumentów.
Skutki braku lub niewystarczającej analizy przedwdrożeniowej
Brak lub niewystarczająca analiza przedwdrożeniowa może prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji. Poniżej niektóre z nich:
Nieadekwatne wymagania systemowe. Bez dokładnej analizy istnieje ryzyko, że system nie będzie spełniał rzeczywistych potrzeb organizacji. Może to prowadzić do konieczności wprowadzenia licznych poprawek, co jest kosztowne i czasochłonne.
Niewłaściwe priorytety funkcji. Brak analizy może prowadzić do niewłaściwego priorytetyzowania funkcji, co skutkuje wdrożeniem systemu, który nie dostarcza najważniejszych korzyści biznesowych.
Opóźnienia w projekcie. Brak odpowiedniego planowania i identyfikacji wymagań może prowadzić do opóźnień w realizacji projektu. Nieoczekiwane problemy i konieczność wprowadzenia poprawek mogą wydłużyć czas wdrożenia systemu.
Wzrost kosztów. Brak analizy przedwdrożeniowej często prowadzi do konieczności dokonywania licznych poprawek po wdrożeniu systemu. Każda zmiana generuje dodatkowe koszty, zarówno bezpośrednie (np. praca programistów), jak i pośrednie (np. przestoje w pracy).
Niska akceptacja użytkowników. System, który nie został odpowiednio dostosowany do potrzeb użytkowników, może spotkać się z niską akceptacją i oporem przed jego stosowaniem. Użytkownicy mogą odczuwać frustrację z powodu nieintuicyjnych interfejsów czy nieadekwatnych funkcji, co negatywnie wpłynie na ich produktywność.
Jakie cechy powinna spełniać analiza przedwdrożeniowa?
Przeprowadzenie dobrej analizy przedwdrożeniowej jest kluczowym krokiem w procesie wdrażania systemu informatycznego. Poniżej najważniejsze cechy, które charakteryzują taką analizę:
Kompleksowość. Analiza przedwdrożeniowa powinna obejmować wszystkie istotne aspekty wdrożenia systemu m.in.:
- Identyfikacja i dokumentacja wszystkich wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych.
- Zrozumienie i zmapowanie istniejących procesów biznesowych oraz określenie, jakie zmiany będą konieczne.
Dokładność. Rzetelna analiza przedwdrożeniowa minimalizuje ryzyko błędów i pominięć:
- Precyzyjne zdefiniowanie wszystkich wymagań i specyfikacji technicznych.
- Wszystkie ustalenia powinny być dokładnie udokumentowane i łatwo dostępne dla wszystkich interesariuszy.
Zaangażowanie interesariuszy. Skuteczna analiza przedwdrożeniowa angażuje wszystkich kluczowych interesariuszy:
- Udział przedstawicieli różnych działów i funkcji, którzy dostarczą cennych informacji na temat potrzeb i wymagań.
- Uwzględnienie perspektywy użytkowników końcowych, którzy będą korzystać z systemu na co dzień.
Elastyczność. Analiza powinna być na tyle elastyczna, aby uwzględniać zmieniające się wymagania i potrzeby:
- Możliwość modyfikowania analizy w miarę pojawiania się nowych informacji.
- Przeprowadzanie analizy w cyklach, aby stopniowo dopracowywać i uzupełniać informacje.
Realistyczność. Dobra analiza przedwdrożeniowa uwzględnia rzeczywiste warunki i ograniczenia:
- Rzeczywista ocena dostępnych zasobów (finansowych, ludzkich, technicznych) oraz ich alokacja.
- Realistyczny harmonogram wdrożenia, uwzględniający wszystkie etapy projektu.
Absolwent Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie. Specjalista ds. wdrożeń systemów Workflow w firmie Archman. Uwielbia technologie, które sprawiają, że praca i życie stają się prostsze. Wyznaje zasadę "im więcej automatyzacji, tym lepiej".
