Currently set to Index
Currently set to Follow

Czy automatyzacja procesów biznesowych w przedsiębiorstwie się opłaca?

Kategoria: Blog, Zarządzanie
Czy automatyzacja procesów biznesowych się opłaca Archman

Szybciej! Więcej! Efektywniej! Nieustannie staramy się wykorzystać naszą pracę i zasoby do maksimum. Nie chcemy przecież zostać w tyle konkurencji. A co by było, gdybym powiedział Ci, że każdego dnia tracisz nieodwracalnie tysiące złotych, tylko dlatego, że nie wykorzystujesz rozwiązań, które leżą tuż przed tobą? Rozwiązań, które od lat są nieodzowną częścią biznesu dla średnich i dużych przedsiębiorstw? Nie bez powodu Gartner 4 rok z rzędu stawia automatyzację procesów wśród kluczowych trendów rozwoju technologicznego. Dzięki rozwiniętym aplikacjom, każdy może zautomatyzować pracę w swojej firmie. Jednak co to tak naprawdę znaczy?  

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Wiele z działań, które wykonywane są przez człowieka, może być przeprowadzane bez konieczności jego ingerencji. Coś co wymaga skomplikowanych operacji logistycznych rozwiązane może zostać za pomocą kilku kliknięć. Tym właśnie jest automatyzacja. Jest to nieustanne dążenie do minimalizacji ilości i trudności zadań wykonywanych przez pracownika. Dzięki temu może on skupić się na bardziej odpowiedzialnych (i co ważniejsze) mniej monotonnych zadaniach. 

Ilośc oszczędznosci zaraportowana przez menadżerów

Czy warto postawić na automatyzację procesów?

Naturalnie, nie zawsze, to co przekłada się na zwiększenie efektywności, pasować będzie do każdego przedsiębiorstwa. Szczególnie właściciele mniejszych firm mogą zadawać sobie pytanie, czy automatyzacja procesów się opłaca? 

Według statystyk jednak, przedsiębiorstwa czerpią znaczne korzyści z wprowadzania rozwiązań automatyzacyjnych. Jedna z najbardziej znanych spółek doradztwa w zakresie zarządzania strategicznego McKinsey & Company informuje, iż co trzecie zadanie w firmie może być wykonywane bez ingerencji człowieka. Ponadto, ponad 80% menadżerów zgłasza, że przyspieszają swoje prace nad automatyzacją procesów biznesowych i rozszerzają ich użycie w pracy zdalnej. 

Również Gartner wskazuje na istotność tego trendu. Przewidują oni, iż 69% zadań kierowniczych zostanie zautomatyzowane do 2024 roku. 

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja szczególnie może być przydatna, gdy posiadamy dużą ilość zadań bądź zadania wymagają pracy wielu osób jednocześnie. Komputer może wykonywać te czynności sprawniej i to o każdej porze dnia. Zwiększa to produktywność całej firmy, poszczególnych pracowników oraz zmniejsza koszty ich angażowania. Rzadziej dochodzi również do błędów czy chaosu organizacyjnego. 

Pomimo, że nie wszystkie działania da się przekazać maszynom, niezliczona ilość z nich może być dzięki nim usprawniona. Najczęściej automatyzowanymi procesami w firmie, są działania takie jak: 

  • tworzenie case studies klienta 
  • zbieranie i analiza danych 
  • monitorowanie zamówień 
  • wprowadzenie produktu na rynek 
  • fakturowanie i tworzenie raportów 
  • nadzorowanie pracy pracowników 

Wzrost produktywności

Podstawową zaletą automatyzacji procesów w firmie jest ogólny wzrost produktywności. Dzięki przekazaniu powtarzających się zadań dla komputera, możemy pozostawić pracownikom przyjemniejsze, bardziej kreatywne zadania, mające faktyczne wpływ na działanie przedsiębiorstwa, a nie tylko wypełniające pustkę logistyczną. Jednocześnie wykorzystujemy nasze zasoby bardziej efektywnie, podczas gdy są one same w sobie bardziej produktywne i zaangażowane w pracę. 

78% menadżerów twierdzi, że automatyzacja zadań podnosi produktywność dla wszystkich zaangażowanych osób. 

Oszczędność czasu

Człowiek maszyny nie prześcignie. Choćby się dwoił i troił, to system i tak dokona wszystkich obliczeń oraz akcji zanim zdążymy mrugnąć okiem. Skrócenie czasu obsługi procesów wynika zarówno z pozbycia się problemów komunikacyjnych i logistycznych, jak i szybkości działania komputerów.  

Czy wiesz że?

73% menadżerów IT mówi, że dzięki automatyzacji procesów, pracownicy oszczędzają od 10% do 50% czasu, który wcześniej spędzali wykonując ręczne zadania. 

Obniżenie kosztów procesów biznesowych

Według Forbesa inwestycja w automatyzację, zwraca się najczęściej w przeciągu kilku miesięcy do kilku lat, pozwalając zaoszczędzić od 40% do 75% kosztów. Nic w tym dziwnego. Maszyna wykonując swoją pracę, każdego dnia zastępuje wielu pracowników jednocześnie. Pozwala nam oszczędzić koszty błędów i niskiej efektywności procesów. W przypadku większych firm, rozwiązania takie jak sztuczna inteligencja czy Business Intelligence, przekładają się na jeszcze większe oszczędności, dzięki zastosowaniu systemu, który sam uczy się jak lepiej zarządzać pracą zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Wiążą się jednak one ze znacznymi wydatkami, które nie są niezbędne do funkcjonowania mniejszych przedsiębiorstw. 

Zmniejszenie ryzyka błędów

Jeżeli postawimy obok siebie pracownika oraz komputer i damy im do wykonania 100 razy to samo zadanie, kto da nam gwarancję wykonania go bezbłędnie? Bezspornie to maszyna, która zaprogramowana właściwie, może do końca swojego funkcjonowania wykonywać w kółko jedną akcję, minimalizując szansę na pomyłkę. A jak wiadomo, mniej błędów = oszczędność kosztów i czasu. 

Ustandaryzowanie procesów biznesowych

Standaryzowanie procesów to klucz do zwiększenia efektywności w firmie. Dajmy dla przykładu procedurę sprzedaży produktu. Najpierw trzeba to działanie zarejestrować i sprawdzić jego dostępność. Potem zamówienie musi zostać skompletowane oraz zapakowane, a jego płatność opłacona i zaksięgowana. Na koniec pozostaje wysłanie produktu oraz potwierdzenie jego odbioru przez konsumenta. 

Na każdym z tych kroków można co najmniej częściowo zastosować automatyzację. Poprzez przygotowanie gotowych formularzy i procedur, rejestracja oraz księgowość przebiegają dużo sprawniej. Natomiast wirtualny system zawierający wszystkie informacje o stanie magazynowym oraz konsumencie, pomoże logistycznie rozplanować projekt, utrzymując wszystkie dane w jednym miejscu. 

Wykorzystując odpowiednią platformę jesteśmy w stanie oddelegować każde z zadań do właściwej osoby, ograniczając decyzje do kilku wybranych opcji i eliminując czas przepływu informacji zarówno pomiędzy naszymi pracownikami, jak i klientami. 

Usprawniona współpraca i komunikacja

Kolejnym powodem, dlaczego robotyzacja procesów może zwiększyć efektywność pracy, jest usunięcie przeszkód komunikacyjnych. Współpraca jest znacznie łatwiejsza, gdy działamy na środowisku specjalnie do niej przeznaczonym. Wszystkie niezbędne elementy znajdują się w jednym miejscu, do którego dostęp możemy uzyskać zarówno w biurze, domu czy tramwaju. Nie musimy dzwonić do naszych pracowników by dowiedzieć się, czy zadanie zostało wykonane. System wykonuje to za nas, wyświetlając status danego działania oraz niezbędne przez nas działania do podjęcia, pozbywając się tak kłopotliwego chaosu organizacyjnego. 

O czym warto pamiętać planując wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych?

Bez właściwego przygotowania nie da się osiągnąć zadowalających efektów. Warto zainwestować trochę czasu w zapoznanie się z potrzebami własnej firmy oraz różnymi systemami oferującymi szeroki zakres funkcjonalności. Zależy nam przecież na wyborze jak najbardziej efektywnego narzędzia, za racjonalną cenę. 

Rozpisz sobie cele oraz poszczególne obiegi pracy, które pragniesz zautomatyzować. Pamiętaj, że wdrażanie takiego systemu jest procesem, który może potrwać nawet do kilku miesięcy. Sporo czasu zajmie tworzenie obiegów oraz szkolenie pracowników. Efekty pojawią się później. 

O dalszych sposobach optymalizacji procesów pisaliśmy w artykule optymalizacja procesów w firmie dzięki platformie NAVIGATOR.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Weź udział w bezpłatnym webinarze!

Podsumowanie

Przedsiębiorstw wykorzystujących automatyzację, będzie na polskim rynku tylko więcej. Korzyści wynikające z zastosowania takich rozwiązań są ogromne. Począwszy od zwiększenia efektywności procesów wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa, po redukcję kosztów wynikającą ze zmniejszenia ilości błędów i czasu wykonywania zadań. Niezależnie czy zarządzasz hurtownią, produkujesz materiały biurowe, czy oferujesz usługi IT, dzięki automatyzacji zyska cała twoja firma. 

 

 

Dane oparte na wykazie McKinsey & Company, opracowane przez frevvo.

5/5 (1)
+ posts

Specjalista do spraw marketingu, szczególnie zainteresowany tematyką SEO oraz SEM. Obecnie zabiera się za pisanie pracy magisterskiej na kierunku Zarządzanie Informacją na Uniwersytecie Jagiellońskim. Do tego uwielbia grać w bilard, gry planszowe oraz jest wielkim fanem esportu.

Porozmawiajmy







    Może Cię również zainteresować
    Sprawdź też
    Menu