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3 Jahre mit dem NAVIGATOR-System bei Medicare Sp. z o.o.

Kategorie: Fallstudien
3 Jahre mit dem NAVIGATOR-System bei Medicare Sp. z o.o. | Archman

Medicare Sp. z o.o. ist ein in Südpolen tätiger Pharmagroßhändler. Das Unternehmen ist seit 1991 auf dem Markt. Das Unternehmen entwickelt sich Jahr für Jahr dynamisch, es steigt sowohl das Volumen seiner Einnahmen als auch erweitert sich der territoriale Bereich seiner Geschäftstätigkeit. Derzeit hat es neben dem Hauptsitz in Myslowitz auch Niederlassungen in Krakau, Tarnów und Rzeszów.

Warum NAVIGATOR?

Die Entscheidung, das NAVIGATOR-System zu implementieren, wurde von Medicare Ende 2008 getroffen. In der Anfangsphase der Zusammenarbeit hat Medicare beschlossen, das Data-Warehouse und die Haushaltsaufstellung zu implementieren, die auf MS Excel und später auf  Modul der Haushaltsaufstellung des NAVIGATOR-Systems basieren. Die Notwendigkeit, Änderungen einzuführen, ergab sich aus der dynamischen Entwicklung des Unternehmens und der Gründung neuer Niederlassungen in Polen.

Die Wahl von NAVIGATOR und des Unternehmens Archman wurde definitiv durch die Entwicklungsmöglichkeiten des Systems durch das Hinzufügen neuer Module und durch den Vorschlag von Archman beeinflusst, die Implementierung von IT-Tools zur richtigen Anordnung der Prozesse zu beginnen, die durch das System unterstützt werden sollen – sagt Grzegorz Piechota, Finanzdirektor, der zugleich der Implementierungsleiter ist.

Verlauf der Implementierung

Die Einführung von NAVIGATOR wurde durch den Aufbau eines Controlling-Haushaltsaufstellungssystems vorausgegangen. Innerhalb dieser Phase wurde die Einnahmen- und Kostenaufzeichnung geordnet, ein Haushaltsaufstellungskonzept entwickelt und Workshops mit den Leitern der einzelnen Verantwortungszentren durchgeführt, um ein Haushaltsaufstellungssystem zu entwickeln, das den Bedürfnissen des Unternehmens so weit wie möglich entspricht. Gleichzeitig wurde der Implementierungsprozess von IT-Lösungen zur Unterstützung der Haushaltsaufstellung, d.h. des Data-Warehouses, durchgeführt. Durch die Verbindung der Haushaltsaufstellung mit dem Data-Warehouse sollte ein vollständiges Managementsystem von Einnahmen und Kosten geschaffen werden, das den Dezentralisierungsprozess im Unternehmen berücksichtigt.

Für mich war der größte Vorteil des Archman-Teams die Flexibilität und die Tatsache, dass wir trotz der Tatsache, dass sich das Implementierungskonzept viele Male geändert hat, nie gehört haben: “es geht nicht”.

Wenn ich meine 2008 angefangene Zusammenarbeit mit Archman zusammenfasse, freue ich mich sagen zu können, dass die Entscheidung für dieses Unternehmen die richtige war. Der größte Vorteil des Archman-Teams für mich war und weiterhin ist die Flexibilität und die Tatsache, dass wir trotz der Tatsache, dass sich das Implementierungskonzept viele Male geändert hat, nie gehört haben, “es geht nicht”. Anzumerken ist hier, dass wir zunächst nur die Haushaltsaufstellung implementieren wollten, aber es hat sich im Laufe der Zeit eine Zusammenarbeit mit anderen Bereichen entwickelt.

Im Jahr 2009 entschied sich das Unternehmen für die Implementierung des Moduls Personalmanagement, das den Prozess der periodischen Mitarbeiterbeurteilung auf Basis der bereits in Medicare funktionierenden Kompetenzmatrix und Stellenbeschreibungen unterstützt. Das System ermöglicht die Erstellung von Mitarbeiter-Kompetenzprofilen und auf deren Grundlage die Durchführung von Mitarbeiterbeurteilungen nach der Beurteilungsmethode des 360-Grad-Feedbacks. Die im Beurteilungsverfahren gesammelten Daten sind im Data-Warehouse verfügbar, wo es möglich ist, verschiedene Arten von Zusammenfassungen, Rankings usw. zu erstellen. Nicht ohne Bedeutung ist auch die Möglichkeit, die Ergebnisse der Mitarbeiter in verschiedenen Ausgaben von Bewertungen vergleichen zu können.

Die im Prozess der Mitarbeiterbeurteilung gesammelten Daten sind im Data-Warehouse verfügbar, wo es möglich ist, verschiedene Arten von Zusammenfassungen, Rankings usw. zu erstellen.

Die Implementierung des Moduls Personalmanagement im NAVIGATOR-System wurde durch Gespräche mit vielen Firmen vorausgegangen, die ähnliche Produkte anbieten – sagt Beata Piwowarczyk, HR-Beauftragte der Geschäftsführung. Das Angebot von Archman passte jedoch am besten zu unseren Bedürfnissen. Wir hatten bereits eine Methodik für den Prozess der Mitarbeiterbeurteilung (Kompetenzmatrix, Stellenbeschreibungen und Beschreibung des Prozessverlaufs) entwickelt und brauchten ein Tool, mit dem wir unser Konzept flexibel einsetzen können. Dies ist uns zum großen Teil dank der effizienten Aktionen der Archman-Berater gelungen, die von der Vorbereitung der Implementierung bis zur Fertigstellung der ersten Ausgabe der Mitarbeiterbeurteilungen auf die ihnen übermittelten Anmerkungen schnell reagierten. Wichtig ist, dass Archman die aktuelle Form des Personalmanagement-Moduls tatsächlich mit uns zusammen erstellt hat. Wir hatten einen großen Einfluss auf das Endergebnis der Implementierung und wir haben das Gefühl, dass wir mit einem verantwortungsvollen Partner zusammengearbeitet haben und weiterhin zusammenarbeiten – betont Beata Piwowarczyk.

Aus der Perspektive von 3 Jahren Einsatz des NAVIGATOR-Systems

Zurzeit wird das NAVIGATOR-System von etwa 30 Personen in Medicare aktiv genutzt – das sind Manager, die Verantwortungszentren leiten, Mitarbeiter der Personal- und der Analyseabteilung. Zusätzlich nutzen alle Mitarbeiter das System, um ihre Vorgesetzten oder Kollegen bei der Mitarbeiterbeurteilung zu bewerten. Im System werden auch mit dem  Qualitätssystem des Unternehmens zusammenhängende Dokumente gespeichert.

Das in Medicare implementierte Data-Warehouse ermöglicht die Erstellung von dynamischen und statischen Berichten. Für die Manager, die Berichte entsprechend ihrer Berechtigungen verwenden, ist es möglich, die tatsächlichen mit den geplanten Daten zu vergleichen. Jeder Manager ist für die Haushaltsdurchführung verantwortlich und das NAVIGATOR-System versorgt ihn mit aktuellen Daten über die Bereiche, für die er verantwortlich ist.

Aus der Sicht des Finanzmanagers des Unternehmens sind für mich der schnelle Zugriff auf tatsächliche Daten und die Möglichkeit, diese mit den geplanten zu vergleichen, wichtig. Aufgrund der Besonderheit unserer Tätigkeit ist das Wichtigste für uns die Berichterstattung über Kosten (einschließlich Vergütungen) und finanzielle Ergebnisse. Mit dem NAVIGATOR-System können wir diese Parameter laufend verfolgen – betont Grzegorz Piechota.

Wichtig an der Zusammenarbeit mit Archman ist für uns die Tatsache, dass wir Einfluss auf die Systementwicklung haben. Unsere Anmerkungen und Vorschläge werden in den Plänen der Systementwicklung berücksichtigt – Beata Piwowarczyk und Grzegorz Piechota stimmen zu.

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