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4. Jahr des Betriebs des Business Navigator-Systems in der Gruppe Salzbergwerk Wieliczka

Kategorie: Fallstudien
4. Jahr des Betriebs des Business Navigator-Systems in der Gruppe Salzbergwerk Wieliczka | Archman

Das Salzbergwerk Wieliczka ist eines der wertvollsten Denkmäler der materiellen Kultur in Polen, das jährlich von über einer Million Touristen aus der ganzen Welt besucht wird. Es ist auch ein Denkmal von Weltrang, eines der ersten Objekte auf der Liste des UNESCO-Weltkulturerbes.

Funktioniert das Business NAVIGATOR-System?

50 X JA. Ob das Business NAVIGATOR-System funktioniert, zeigt sich an der Zahl der regelmäßigen Benutzer – sagt Łukasz Gębala, Leiter der Controlling-Abteilung. Aktuell haben wir über 50 Benutzer dieses Systems, die hauptsächlich Personen in Führungspositionen sind. Außer ihnen wird das System ständig von Analytikern bedient.

Welche Prozesse werden vom Business NAVIGATOR-System im Salzbergwerk unterstützt?

Das meistbenutzte Modul des Business NAVIGATOR-Systems ist das Data-Warehouse. Datenquellen für das Data-Warehouse sind: ERP-System, spezielle Touristiksoftware (Ponet) und Modul der Haushaltsaufstellung auf Basis von MS Excel-Tabellen. Das Warehouse integriert die wichtigsten Finanzdaten betreffend die Konzerngesellschaften und bietet die Analysemöglichkeit sowohl aus der Perspektive des Gesamtkonzerns als auch der einzelnen Unternehmen. Das Warehouse integriert auch Daten aus dem System zur Unterstützung des Tourismusbetriebs (Reservierung und Ticketverkauf) und des Einzelhandelsverkaufs. Der Umfang der Datenanalyse ist also nicht nur multidimensional, sondern auch “multithematisch”. In der Gruppe Salzbergwerk Wieliczka gibt es derzeit 10 analytische OLAP-Würfel. Zusätzlich werden Ad-hoc-Abfragen verwendet.

Die Berichterstattung bei der Gruppe Salzbergwerk Wieliczka betrifft drei Hauptbereiche: Tourismus, Hedging-Aktivitäten und Management-Effizienz – erklärt Łukasz Gębala.

Was den Tourismus betrifft, so versuchen wir, alle möglichen Daten über den Touristenverkehr im Daten-Warehouse zu sammeln, angefangen von dem Zeitpunkt, an dem ein Tourist das Salzbergwerk betritt, über Informationen darüber, woher der Tourist kommt, wie er von uns erfahren hat, was er gekauft hat, bis hin zu den Informationen darüber, wie viel er für Dienstleistungen bezahlt hat. Auf dieser Grundlage erstellt die Controlling-Abteilung nicht nur eine Reihe dedizierter Analysen, sondern stellt auch ein leistungsfähiges Analyse-Tool zur Verfügung von Managern. Für Manager ist Business NAVIGATOR aufgrund der einfachen Bedienung ein zusätzlicher Mitarbeiter in ihrem Team, der mit wenigen Klicks Daten in beliebigem Layout zusammenstellt, immer korrekt und aktuell.

Die Durchführung von Aktivitäten, die mit der Erhaltung eines einzigartigen Denkmals, d.h. des Salzbergwerks Wieliczka, verbunden sind und aus verschiedenen Quellen finanziert werden, erfordert oft eine Anpassung an die von der Regierung oder den EU-Einrichtungen festgelegten Berichtsanforderungen. Im Bereich der Haushaltszuschüsse verwenden wir zum Beispiel ein solches Berichtssystem, zu dem uns die Agentur für industrielle Entwicklung verpflichtet hat. Dazu verwenden wir einen speziellen OLAP-Würfel, der genau die analytischen Dimensionen hat, die wir für die Berichterstattung von Haushaltszuschüssen benötigen. Vor der Implementierung des Business NAVIGATOR-Systems  basierte die Berichterstattung von Zuschüssen auf dem Abschreiben von Daten aus dem Buchhaltungssystem und der manuellen Bearbeitung in Excel. Nach der Implementierung erstellen wir beliebige Listen, indem wir bestimmte Felder mit der Maus ziehen. Jeder Bericht kann als Excel-Datei gespeichert werden, die ihrerseits in der Lage ist, die Daten in den Folgemonaten zu aktualisieren.  Dies ist eine enorme Zeitersparnis für Analysten.

Der Schlüsselbereich aus Sicht des Managements ist die Verwaltung von Ressourcen. Dies betrifft vor allem die Haushaltsausführung durch die Manager der einzelnen Einheiten. Aber nicht nur. Wir suchen nach jeder Art von Optimierung. An diesem Prozess sind die meisten Personen beteiligt – von der Geschäftsführung über die Controlling-Abteilung und verschiedene Fachbereiche bis hin zu den unteren Führungskräften. Hier bietet Business NAVIGATOR auch den größten Mehrwert. Jeder kann selbständig Berichte erstellen und diese den Betreffenden einfach zur Verfügung stellen.

Dank der Vielfalt an Analyse-Tools, die Business NAVIGATOR bietet, findet jeder eine optimale Lösung für sich. Das System bietet Pivot-Tabellen und Diagramme auf Grundlage von OWC oder MS Excel. Für fortgeschrittene Benutzer stehen auch die Möglichkeiten offen, SQL-Abfragen direkt in der Datenbank zu verwenden. Neben der dynamischen Berichterstattung verwenden wir bei der Gruppe Salzbergwerk Wieliczka auch statische Tools, um jeden Bericht zu erstellen und zu verteilen.

Was hat sich in diesen 4 Jahren Verändert?

Das Jahr 2008 war ein Durchbruch, wenn es um die Computerisierung des Salzbergwerks Wieliczka geht.  Neben dem NAVIGATOR wurde ein ERP-System (Impuls 5) implementiert. In diesen 4 Jahren waren wir nicht untätig, besonders wenn es um NAVIGATOR geht. Wir verdoppelten die Anzahl der analytischen Bereiche (OLAP-Würfel), wir erweiterten jeden der Würfel um zusätzliche Dimensionen, wir führten ein System für den Umgang mit Touristen als neue Datenquelle ein. Was die Haushaltsaufstellung betrifft, so haben wir deren Detailgenauigkeit erhöht und Elemente hinzugefügt, die vorher nicht vorhanden waren (z.B. Gehaltsplanung für jeden Mitarbeiter). All diese Aktivitäten zielten darauf ab, das System der Haushaltsaufstellung als Mittel zur Steuerung der Unternehmen unserer Kapitalgruppe zu optimieren und vor allem den Zugang zu Managementinformationen zu verbessern. Heute können wir uns rühmen, dass sich die Anzahl der Mitarbeiter, die das System nutzen, verfünffacht hat und viele Manager ihren Arbeitstag vom NAVIGATOR aus beginnen. Das ist unser Erfolg und auch der Erfolg von Archman, der uns dabei geholfen hat.

Was sehen sie die Entwicklungspläne aus?

Die Möglichkeit, die Entwicklung des Systems zu beeinflussen, ist für uns sehr wertvoll. Mit der Zeit sammeln unsere Benutzer immer mehr Erfahrung und erwarten neue Funktionen. Alle von uns eingereichten Vorschläge zur Verbesserung der Informationsaufnahme und -verteilung sowie der Systemeffizienz werden vom Hersteller in den nächsten Softwareversionen berücksichtigt.

Wir sind dabei, neue Analysebereiche zu implementieren, wie z.B. die Analyse des Einkaufsprozesses, die Analyse des Gastronomiebetriebes und der Personenbewegung unter der Erdoberfläche: Touristen und Mitarbeiter.

Wir sprechen auch mit Archman über die Einführung eines Moduls für den Informationsaustausch, das uns helfen würde, Dateien und öffentliche Ressourcen (wie Konferenzräume oder Projektoren) besser zu verwalten“ – sagt Grzegorz Kawaler, Leiter der IT-Abteilung. Besonders wichtig ist für uns das Thema Dateien. Derzeit verwenden wir ein Modell, das auf Netzlaufwerken basiert. Es ist bequem für Benutzer, aber nicht unbedingt für Administratoren. Die Berechtigungen für viele Verzeichnisse auf verschiedenen Servern müssen ständig überwacht werden. Wir möchten eine Lösung implementieren, die erstens – für den Benutzer so bequem ist wie Netzlaufwerke, zweitens – uns erlaubt, Dateien physisch auf verschiedenen Servern zu speichern, drittens – die Berechtigungen werden von einer Stelle aus verwaltet (NAVIGATOR). Ich betrachte dieses Thema aus der Perspektive der Weiterentwicklung. Es ist nicht ausgeschlossen, dass bald ein elektronischer Dokumenten-Workflow erforderlich sein wird. Wir wissen, dass Navigator über ein solches Modul verfügt, und wir haben die Zusicherung von Archman, dass die Implementierung eines solchen Systems mit einer klar definierten Architektur auf unserer Seite relativ einfach sein wird.

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