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Automatische Klassifizierung von Dokumenten

Kategorie: Blog, Management

Mit der Entwicklung jeder Organisation steigt auch die Anzahl der Dokumente, die innerhalb des Unternehmens empfangen und verarbeitet werden. Unabhängig davon, ob es sich um Rechnungen, Kontoauszüge, eingegangene Angebote oder amtliche Schreiben handelt, sollten sie an die richtigen Personen oder Abteilungen gesendet werden. Oft haben wir jedoch ein Problem damit und demzufolge eine zusätzliche, zeitaufwendige Arbeit im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Zuordnung von Dokumenten. Die automatische Klassifizierung von Dokumenten wird daher mit der Zeit eine wünschenswerte und unabdingbare Lösung. Schauen wir uns sie näher an.

Wozu dient die Klassifizierung von Dokumenten?

Die Antwort auf die Frage, zu welcher Abteilung entsprechendes Dokument zugeteilt werden sollte, scheint offensichtlich zu sein: CV soll an die HR-Abteilung, eine Rechnung an die Buchhaltungsabteilung und eine Anfrage an die Verkaufsabteilung kommen.
Sehr oft muss jedoch die Person, die entweder die Mailbox des Unternehmens oder den Umlauf der empfangenen Dokumente bearbeitet, Entscheidungen auf dem Laufenden treffen und Dokumente manuell an richtige Mitarbeiter oder Abteilungen versenden. Diese Art von Arbeit, die recht mühsam und repetitiv ist, lässt sich mit den in der NAVIGATOR-Plattform verfügbaren Tools leicht automatisieren. Das spart viel Zeit und die für Dokumente zuständigen Personen können wichtigere oder strategische Aufgaben erledigen.

Wo die Aufteilung der Dokumentation größere Anwendung findet?

Aufteilung der Bürodokumentation

Die Klassifizierung von Dokumenten ist eindeutig anwendbar für die Aufteilung der Bürodokumentation.
Zu den Bürodokumenten, die in das System eingegeben werden, gehören: Verträge, Schriftstücke und Buchhaltungsunterlagen. Dann Algorithmen, die auf maschinellem Lernen basieren, anhand der in der Vergangenheit erhaltenen Dokumente und Kategorien, denen sie vom Mitarbeiter zugeordnet wurden – ordnen neue Dokumente den entsprechenden Klassen zu, wodurch die Notwendigkeit entfällt, bereits durchgeführte Aktivitäten zu wiederholen.

Klassifizierung von Buchhaltungsunterlagen

Unter allen im Büro verarbeiteten Dokumenten ist die Dokumentenaufteilung meistens anwendbar für die Klassifizierung von Buchhaltungsunterlagen.
Es ist nichts Ungewöhnliches, denn die überwiegende Mehrheit davon sind Rechnungen.
In der Regel kann daher ein System wie NAVIGATOR anhand des Vertragspartners, der Einkaufsart oder des Sortiments erkennen, welcher Abteilung im Unternehmen das Dokument zugeordnet werden soll. Was nicht weniger wichtig ist, diese Klassifizierung ermöglicht eine wesentlich effiziente Zuordnung von Rechnungen zu bestimmten Organisationseinheiten, die für bestimmte Geschäftsvorgänge zuständig sind.

Optimale Kriterien der Dokumentenaufteilung

Eines der besten Kriterien für die Klassifizierung der Bürodokumentation, insbesondere bei Rechnungen, ist die ausstellende Stelle.
Einzelne Organisationseinheiten führen oft Geschäftsvorgänge mit Vertragspartnern durch, mit denen sie eine ständige Zusammenarbeit pflegen. Auch hier sind die Techniken der künstlichen Intelligenz hilfreich, die Verhältnisse zwischen Dokumenten und dazugehörigen Kategorien erfassen und auf dieser Grundlage dem Benutzer einen geeigneten Ort für das Dokument empfehlen und das Dokument sogar direkt an die zuständige Abteilung im Unternehmen senden. Wie funktioniert das?
Der Mechanismus, der eine Rechnung eines bestimmten Vertragspartners erkennt, klassifiziert sie in eine Abteilung, die mit ihm bereits zusammenarbeitete. Ist der Vertragspartner hingegen unbekannt, so bestimmt er anhand des Rechnungsinhalts den wahrscheinlichsten Ort, an dem die Rechnung zu finden ist.

Welche Tools können zur Klassifizierung von Dokumenten verwendet werden?

Für die Wahl einer geeigneten Lösung für die Klassifizierung von Dokumenten von entscheidender Bedeutung sind zwei Punkte: die Möglichkeit, die Arbeitsweise des Systems an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation anzupassen, und die Effizienz von Tools, die diese Aktivitäten unterstützen. Erst diese Kombination ermöglicht eine deutliche Verbesserung des Dokumentenumlaufs im Unternehmen. Die hier genannten Bedingungen werden von dem auf AI-Lösungen basierenden und in der NAVIGATOR-Plattform verfügbaren System zur Dokumentenklassifizierung bestens erfüllt. Warum?
Vor allem aus diesem Grund, dass es dies ermöglicht, die Art und Weise, wie Dokumente kategorisiert werden, direkt an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen, oft sogar ohne Wissen und Aufwand des Benutzers und nur auf der Grundlage historischer Vorgänge.
Darüber hinaus wird das System durch erweiterte Tools zur Extraktion von Daten aus Rechnungen unterstützt, wie z.B.: Informationen über den Vertragspartner (Steueridentifikationsnummer NIP, Name oder Adresse) – die am häufigsten zur Zuordnung von Dokumenten zu den entsprechenden Organisationseinheiten verwendet werden, so dass es in der Lage ist, die Notwendigkeit, den Benutzer in langwierige und repetitive Aktivitäten einzubeziehen, zu minimieren und zusätzlich Zusammenhänge zu erfassen, die nicht unbedingt offensichtlich und von Menschen leicht zu ermitteln sind.
Das ist aber nicht alles. Das in NAVIGATOR angewandte OCR-Tool (das in einem der vorherigen Artikel beschrieben wurde) gewährleistet die höchste Qualität der Texte, die zur Klassifizierung von Dokumenten verwendet werden.

Zusammenfassung

Dank der automatischen Klassifizierung von Dokumenten ist sicherlich möglich, die Effizienz der Büroarbeit zu steigern und das Fehlerrisiko zu minimieren, wenn es in erster Linie die Arbeit des Benutzers durch Empfehlungen unterstützt wird, die auf Basis der von der künstlichen Intelligenz ausgeführten Dokumentenanalyse entstehen.
Diese Art von Lösungen bleiben sicherlich in Dokumentenumlaufsystemen von hoher Qualität, die es ermöglichen, das Personal auf viel weniger offensichtliche und repetitive Aufgaben umzulenken.

Karolina Kłos
Absolventin in der Fachrichtung Finanz- und  Rechnungswesen an der Wirtschaftsuniversität Krakau. Buchhalterin bei Archman und Finanzsachbearbeiterin in der Finanzabteilung an der Universität für Wirtschaft und Informatik in Krakau. Bei ihrer Arbeit verwendet sie das NAVIGATOR-System zur Einführung der Personaldokumentation, Buchhaltung und Rechnungsstellung sowie zur Verwaltung des Dokumentenumlaufs im Unternehmen. Ihre Kompetenzen erweitert sie im Bereich Buchhaltung und Steuern.

 

Kamil Siwecki
Datenwissenschaftler im Team WeDeliverAI (Archman). Seine Leidenschaft sind Mathematik, Statistik und neuen Technologien. Er schloss sein Studium in der Fachrichtung Informatik und Ökonometrie an der AGH-Wissenschaftlich-Technischen Universität in Krakau ab. Absolvent des Moduls Maschinelles Lernen an der WSEI-Programmierschule. In seiner alltäglichen Arbeit bereitet er Algorithmen vor, die auf maschinellem Lernen basieren und im NAVIGATOR-System zur Lösung von Problemen im Zusammenhang mit der Prozessautomatisierung verwendet werden.

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