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Digitaler Dokumenten-Workflow. Wie können Sie sich auf die Implementierung vorbereiten?

Kategorie: Blog, IT-Lösungen
Workflow. Wie können Sie sich auf die Implementierung vorbereiten | Archman

Der digitale Dokumenten-Workflow ist der erste Schritt zur Gestaltung eines Arbeitssystems der Zukunft, das nicht an ein physisches Büro gebunden ist. Da es sich um einen Prozess handelt, der für viele neu ist, können sich zahlreiche Fragen ergeben, von denen die wichtigste immer die ist, wie Sie sich auf die Implementierung vorbereiten sollen.

Die durch die Coronavirus-Pandemie ausgelöste plötzliche Modernisierung betraf zunächst die internen Geschäftsprozesse. Unternehmen sind gezwungen, veraltete Arbeitsabläufe und -algorithmen zu bewerten, denn nur Unternehmen, die offen für neue Ansätze sind, werden die Transformation der Arbeitsnormen überleben.

In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Vorbereitungen zur Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows aus erster Hand. Über die wichtigsten Phasen wird Gabriela Ciołek, Implementierungsspezialistin des Archman-Teams sprechen.

Was ist ein digitaler Dokumenten-Workflow?

Der digitale Dokumenten-Workflow ist ein Workflow-Management-System von Aufgaben und Dokumenten, das auf der Automatisierung von Geschäftsprozessen basiert. Mit diesem Ansatz wird der papiergestützte Informationsfluss in einen digitalen umgewandelt, der besser funktioniert, weil er zur Kostenkontrolle beiträgt, die Effizienz erhöht und einen umfassenderen Zugriff auf Daten gewährleistet. Der Hauptvorteil des digitalen Dokumenten-Workflows ist die Ausschaltung des menschlichen Faktors, was bedeutet, dass die Fehlerwahrscheinlichkeit gegen Null geht.

Wie läuft die Implementierung des digitalen Dokumenten-Workflows ab?

Die Vorbereitung auf die Implementierung des digitalen Workflows beginnt in der Regel mit einer Voranalyse der Geschäftsprozesse in dem betreffenden Unternehmen. Der nächste Schritt ist die Überprüfung der Aktivitäten, die aktualisiert oder automatisiert werden sollen. Welche Prozesse automatisiert werden sollten, ist es am einfachsten zu ermitteln, wenn man sich überlegt, was für die Mitarbeiter lästig ist oder sich wiederholt.

Das Ergebnis der Analyse vor der Implementierung ist ein Dokument, das auf der Grundlage der Arbeit mit dem Kunden erstellt wird. Es enthält alle Informationen darüber, welche Anwendungen implementiert werden sollen, die voraussichtliche Dauer der Implementierung und die Regeln für die Integration mit anderen Systemen. Sobald die Analyse vom Kunden freigegeben wurde, kann die Installation des Systems begonnen werden. Die Systemimplementierung umfasst die Entwicklung von Anwendungen, die Integration mit externen Systemen, Software-Tests und Schulungen der Mitarbeiter. Die letzte Phase der Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows ist die endgültige Abnahme des Systems durch den Kunden.

Was sollen Sie tun, damit die Implementierung schnell und reibungslos abläuft?

Erstens brauchen Sie einen guten Plan. Entscheidend ist die Analyse der bestehenden Prozesse. Außerdem müssen Sie auf zahlreiche Durchführungsbesprechungen vorbereitet sein. Solche Besprechungen erfordern in der Regel eine umfassende Kenntnis der internen Geschäftsprozesse, des Dokumenten-Workflows im Unternehmen, des Wissens über Vollmachten und der Situationen, die Sie durch die Implementierung eines digitalen Workflow-Management-Systems verbessern wollen.

Darüber hinaus muss der Server an die Anforderungen der Plattform angepasst werden. Vor der Implementierung des Systems werden Informationen über die Mindestanforderungen an die Hardware übermittelt, so dass die Anpassung noch vor den Analysegesprächen erfolgen kann, was dazu führt, dass der Kunde mehr Zeit hat, sich auf die Implementierung vorzubereiten.

Ein unbestreitbarer Vorteil von NAVIGATOR ist die Tatsache, dass es sich um eine browserbasierte Plattform handelt, was bedeutet, dass keine zusätzlichen Installationen oder spezielle Hardware erforderlich sind.

Der nächste Schritt seitens des Kunden besteht darin, eine bestimmte Person mit der Projektleitung zu beauftragen, da die Implementierung eines Workflows ein komplexer Prozess ist, der umfassende Kenntnisse im Bereich der Dokumenten-Management erfordert.

Wie lange dauert die Implementierung des digitalen Dokumenten-Workflows?

Die Vorbereitung der Analyse vor der Implementierung dauert etwa einen Monat, gerechnet ab des letzten Analysegesprächs. Ein fertiger Bericht wird dem Kunden zur Genehmigung vorgelegt. In dieser Phase ist es äußerst wichtig, dass er ihn gründlich analysiert und seine Kommentare abgibt, die dann in den Implementierungsplan aufgenommen werden. Sobald die endgültige Form der Systemimplementierung festgelegt ist, wird das Analyseabnahmeprotokoll unterzeichnet, und zu diesem Zeitpunkt beginnt der Implementierungsprozess des digitalen Dokumenten-Workflows auf der Grundlage des angenommenen Konzepts. Die Dauer der Implementierung hängt von der Anzahl der Anwendungen ab, für die sich der Kunde entscheidet, vom Entwicklungsstand der Dokumentenvorlagen (wie viele Felder in elektronischen Formularen vorgesehen sind, wie komplex der Workflow ist) und davon, wie viele Integrationen mit IT-Systemen Sie durchführen wollen. Die meiste Zeit wird in der Regel auf die Integration mit externen Systemen gewidmet.

Die Implementierung von NAVIGATOR in einer Basisversion, z.B. zur Abwicklung des Rechnungen-Workflows ohne Integration, dauert bis zu 2 Monate. Andererseits kann die Ausarbeitung einer komplexeren Lösung, die den individuellen Bedürfnissen des Kunden entspricht, bis zu 12 Monate dauern. In einer solchen Situation unterteilen wir das Projekt in Phasen und liefern nach und nach eine einsatzbereite Anwendung, angefangen von den wichtigsten Verfahren, die wir in der Analysephase vor der Implementierung festlegen.

Welche Auswirkungen hat die Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows?

Der digitale Dokumenten-Workflow ermöglicht es Ihnen, jeden Schritt des Dokumenten-Workflows zu kontrollieren, wodurch sich der Zeitaufwand für die herkömmliche Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen erheblich verringert. Das System ermöglicht es, die Reihenfolge der auszuführenden Aktionen festzulegen und Personen zu benennen, die für die Genehmigung in den verschiedenen Phasen des Workflows verantwortlich sind.

Die Arbeit mit einem Dokument in NAVIGATOR erfordert nur das Ausfüllen erforderlicher Felder und ein paar Klicks. Sobald das Dokument in einem bestimmten Schritt genehmigt wurde, wird es an die nächste Person im Workflow-Verfahren weitergeleitet. Ein weiterer Vorteil des digitalen Dokumenten-Workflows ist, dass die Akte nicht im Papierstapel auf dem Schreibtisch verloren geht – dank eines Benachrichtigungssystems wird der Benutzer jedes Mal informiert, wenn freigabepflichtige Dokumente auf ihn warten. In NAVIGATOR können auch spezielle Benachrichtigungen erstellt werden, die z. B. wöchentlich versandt werden und alle Aktionen nach dem Fälligkeitsdatum zusammenfassen.

Die Notwendigkeit, Daten manuell einzugeben und von einer Papierrechnung in das System umzuschreiben, entfällt dank AI, wo OCR und Data Capture verwendet werden und die Daten für Sie vervollständigt werden können. Außerdem verwenden wir Vorlagendokumente, die einem Auftragnehmer zugeordnet sind. Wenn das Unternehmen weiß, dass der Auftragnehmer jeden Monat fast identische Rechnungen schickt und sich nur der Betrag ändert, können wir ein solches Vorlagendokument für den Auftragnehmer speichern und später, wenn wir ein anderes Dokument erhalten, die Daten auf der Grundlage des angegebenen Vorlagendokuments vervollständigen.

Darüber hinaus gewährleistet die Digitalisierung die Informationssicherheit, die elektronisch und nicht in einer abschließbaren Schublade gespeichert werden.

Ein weiteres Problem, das beim herkömmlichen Dokumenten-Workflow auftritt, ist die fehlende Überprüfung, in welchem Zustand sich das Dokument gerade befindet. Dabei hilft auch der Workflow. Wenn Sie ein bestimmtes Modul betreten, können Sie ein entsprechendes Dokument finden und herausfinden, in welcher Phase des Workflows es sich befindet und wer für eine bestimmte Aktion zuständig ist.

Ebenso wichtig ist es, die gewünschten Informationen schnell zu finden.  Die Suche in NAVIGATOR funktioniert ähnlich wie bei Google, wobei die Variation der Flexionsendungen und der Kontext des gesuchten Begriffs berücksichtigt werden. Darüber hinaus steht Ihnen eine Reihe von Filtern zur Verfügung, die das Auffinden der gewünschten Daten erheblich erleichtern.

Die Integration mit externen Systemen ist ein weiterer Vorteil des digitalen Dokumenten-Workflows. Wenn das Unternehmen ein Buchhaltungssystem wie z. B. Sage Symfonia oder Optima verwendet, ist ein automatischer Datenaustausch zwischen diesen Systemen möglich. Dadurch wird die Dokumentation beider Systeme in Ordnung gehalten und der Zeitaufwand begrenzt, da die Dateneingabe nur in NAVIGATOR und die Belegerstellung im Buchhaltungssystem automatisch erfolgt.

Zusammenfassung

Die Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows ist eine Strategie, die die Grundlage für den Aufbau des Büros der Zukunft bildet. Die letzten internationalen Ereignisse haben zu raschen Fortschritten bei der  Digitalisierung von Prozessen und der Anpassung an eine sich dynamisch verändernde Situation geführt. Die Automatisierung des Workflows hat unbestreitbare Vorteile, die zum Ergebnis die erhöhte Produktivität, die Ausschaltung des menschlichen Faktors und die vollständige Kontrolle über den Informationsfluss im Unternehmen haben. Die Vorbereitung auf die Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows erfordert Engagement sowohl auf Seiten des Lieferanten als auch des Kunden. Nur durch eine solche Zusammenarbeit ist es möglich, in kürzester Zeit eine Lösung anzubieten, die den Bedürfnissen des Unternehmens voll entspricht.

 

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