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Fallstudie: Einsatz des Business Navigator-Systems in der Gesellschaft artgeist

Kategorie: Fallstudien
Fallstudie: Einsatz des Business Navigator-Systems in der Gesellschaft artgeist | Archman

Der Dokumenten-Workflow und das ordnungsgemäße Management von internen Aufträgen ist sowohl für große als auch kleine Unternehmen eine Herausforderung. Es lohnt sich, Prozesse in diesem Bereich zu optimieren, z.B. durch die Einführung eines Systems, das ein reibungsloses Dokumentenmanagement innerhalb der Organisation ermöglicht. Wir möchten Ihnen eine Lösung vorstellen, die wir bei einem unserer Partner implementiert haben. Das Projekt betraf einen polnischen Hersteller aus der Inneneinrichtungsbranche mit globaler Reichweite – die Gesellschaft artgeist.

Unsere gemeinsamen Ziele:

artgeist ist ein polnisches Unternehmen mit globaler Reichweite, das 2004 aus der Leidenschaft für die Verschönerung von Innenräumen gegründet wurde. Heute ist es weltweit in 10 Sprachen in 17 Ländern über Online-Shops tätig. Sein Firmensitz und seine moderne Produktionshalle befinden sich in Breslau.

Das Ziel des Projektes, an dem wir für die Gesellschaft artgeist gearbeitet haben, war die Verbesserung des internen Dokumenten-Workflows. Nach dem Audit und dem Erkennen der Bedürfnisse unseres Kunden wurde die Entscheidung getroffen, eine IT-Lösung zu implementieren, die die Annahme von internen Aufträgen und Einkaufsrechnungen unterstützt. Um die Möglichkeiten des Business Navigator-Systems vollständig an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, entschieden wir uns, eine Analyse vor der Implementierung durchzuführen. Dies ermöglichte uns, alle Elemente des Business Navigator-Systems an die spezifischen Bedürfnissen des Kunden im Bereich des Kostenrechnungen-Workflows und des Managements von internen Aufträgen anzupassen. Das Ergebnis war nicht nur eine schnellere Abwicklung von innenbetrieblichen Aufträgen, sondern auch ein effizienteres Arbeiten mit Einkaufslimits innerhalb einzelner Abteilungen.

Lösung

Wir haben eine Lösung vorgeschlagen, die ein effizienteres Management von Aufträgen gewährleistet. Es stellte sich heraus, dass die bisherige Art der Auftragsabwicklung aufgrund ihrer wachsenden Zahl nicht mehr den Bedürfnissen von artgeist entsprach. Durch die Implementierung des Business Navigator-Systems konnten wir den Prozess der Annahme und des Managements von Aufträgen strukturieren.

Im Rahmen unserer Zusammenarbeit haben wir den Service um ein Mailing-Model erweitert, so dass alle Rechnungen an einer Stelle gesammelt und Aufträge direkt aus dem System an die Lieferanten gesendet werden.

Das von uns eingeführte System ist mit der Software Comarch ERP Optima in Bezug auf den automatischen Austausch von Aufträgen und Rechnungen vereinbar, was den gesamten Prozess erheblich beschleunigt und das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe von Dokumenten auftreten, reduziert.

Dank des Einsatzes einer maßgeschneiderten Lösung konnte auch der Rechnungsworkflow verbessert werden. Wichtig ist, dass auch Rechnungen, die von Lieferanten gesendet werden, von dem implementierten System bearbeitet werden. Dies erfolgt, indem Dokumente von artgeist-Vertragspartner an ein spezielles E-Mail-Postfach gesendet werden, von wo aus sie an entsprechende Einheiten im Unternehmen weitergeleitet werden. Ein solcher Einsatz von Business Navigator führte zu einer erheblichen Verbesserung der Kommunikation zwischen den am Prozess beteiligten Abteilungen und schloss den Dokumenten-Workflow in Papierform vollständig aus.

Die Implementierung des Moduls zum effizienten Management von Buchhaltungsdokumenten (Rechnungen) hat auch eine schnellere und einfachere Analyse der Ausgaben einzelner Abteilungen ermöglicht.

Messbare Ergebnisse

Durch die Einführung der von uns entwickelten Module konnte der Prozess des Eingangs und der Abwicklung von Aufträgen und die Kommunikation mit den Lieferanten verbessert werden. Die Informationen über den Bedarf werden sofort an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet, wodurch die Aufträge schneller bearbeitet werden können.

Für die nahe Zukunft ist die Erweiterung der bestehenden Lösung um ein Modul zur Produktionsunterstützung geplant.

“Business Navigator hat die Verbesserung der Effizienz der täglichen Arbeit im Bereich des Managements von Aufträgen messbar beeinflusst. Alle Aktivitäten werden innerhalb eines Systems durchgeführt, was eine effiziente Freigabe und laufende Überwachung der implementierten Prozesse ermöglicht. Die Einführung des Systems hat unsere Mitarbeiter erheblich von der Notwendigkeit entlastet, den Dokumenten-Workflow manuell zu verwalten. Dies ist eine perfekte Lösung, deren erste Auswirkungen wir fast unmittelbar nach ihrer Implementierung beobachten konnten. Wir planen eine Weiterentwicklung des Systems und seine Erweiterung um neue Funktionen. – sagt Anna Jędrocha, Finanzdirektorin der Gesellschaft artgeist sp. z o.o.

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