Der Dokumenten-Workflow und das Projekt- und Aufgabenmanagement sind einige der größten Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, die viele Privat- und Geschäftskunden bedienen sowie aus vielen Abteilungen bestehen, die spezifische Aufgaben haben und gleichzeitig miteinander zusammenarbeiten müssen. Eines dieser Unternehmen ist Intar, ein Handels- und Dienstleistungsunternehmen, das ein Führer im Vertrieb von Materialien für die Möbelherstellung ist. Die Zusammenarbeit mit Intar haben wir nach einer der Konferenzen, an denen wir teilnahmen, aufgenommen.
Unsere gemeinsamen Ziele:
Das Unternehmen Intar beschäftigt über 350 Mitarbeiter in 8 Niederlassungen, die sich in den folgenden Städten befinden: Ostrowo (Firmensitz), Groß Wartenberg, Kempen, Gemeinde Guttentag, Krakau, Breslau, Holstin und Kalisch. Unser an die Funktionsweise des Unternehmens angepasste Projekt zielte auf die Verbesserung der Bearbeitung von Kostenrechnungen und deren Beschreibung ab, was zur Gewinnung von Daten führte, die für die Controlling-Abteilung zur Erstellung detaillierter Controlling-Berichte notwendig waren. Weitere Ziele, die erreicht wurden, waren die Steigerung der Effizienz und Effektivität der Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen, die Sortierung der Dokumentation und Reduzierung des Papierverbrauchs im Unternehmen, was sich in geringeren mit dem Betrieb des Unternehmens verbundenen Ausgaben niederschlug. Wir schlugen dem Kunden vor, unser NAVIGATOR-System einzusetzen, das den elektronischen Dokumenten-Workflow und das Projekt- und Aufgabenmanagement unterstützt, sowie Business Intelligence, das nach dem Wechsel des bestehenden ERP-Systems eingeführt werden soll.
Lösung des Problems
Die Verbesserung des Dokumenten-Workflows bei Intar durch den Einsatz von Workflow- und Dokumentenmodulen ermöglichte es, den Workflow von Papierrechnungen aufzugeben, die durch elektronische Dokumente ersetzt wurden. Vor der Implementierung kamen die Rechnungen erst nach langer Zeit im Unternehmen an, was die Zahlungen der Lieferanten verzögerte, und dann wurden sie in Papierform zwischen den Abteilungen und Niederlassungen bearbeitet, was viel Zeit in Anspruch nahm. Mit der Einführung des NAVIGATOR-Systems wurde dieses Problem beseitigt und dadurch die Rechnungskontrolle deutlich verbessert. Rechnungen werden an mehrere Personen im Unternehmen gesendet, so dass eine schnelle Freigabe möglich ist. Aufgrund großer Anzahl an Niederlassungen ist eine mehrstufige Freigabe erforderlich, daher hat sich unser System auch in der Phase der Dokumentenfreigabe bewährt. Das Workflow-Modul hat auch die Kommunikation zwischen der Buchhaltung und anderen Abteilungen verbessert. Das Mini-Forum am Dokument ermöglicht die Klärung eventueller Zweifel bezüglich des Dokuments. Darüber hinaus verwendet das Unternehmen Anträge auf Kreditlimit, die es die Entscheidung ermöglichen, ob ein neuer Auftragnehmer die beantragte Höhe des Kreditlimits erhalten kann. NAVIGATOR hat daher die bisher für diese Zwecke verwendete E-Mail ersetzt. Dies hat die Kommunikation zwischen der Verkaufs- und der Kreditkontrollabteilung sowie die Zusammenarbeit verbessert. Das Verfahren der Festlegung von Kreditlimits wurde weitgehend automatisiert.
Das Unternehmen hat eine Datenbank von elektronischen „Dateien“ gewonnen. In dem elektronischen Archiv werden Dateien, Dokumentvorlagen, Anweisungen und Verfahren gespeichert, auf die autorisierte Mitarbeiter zugreifen können. Die Unternehmensdokumentation wurde auf diese Weise systematisiert. Alle Dokumente wurden in Bereiche eingeteilt, um einen schnellen Zugriff auf sie zu sichern. Außerdem gibt es ein Archiv mit Verträgen, auf das autorisierte Mitarbeiter Zugriff haben. Die Implementierung des Moduls zum Projekt – und Aufgabenmanagement hat es den Mitarbeitern ermöglicht, aktuelle Informationen über die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erhalten, es ist auch möglich, den Status ihrer Erfüllung zu kontrollieren.
Messbare Ergebnisse
Die Einführung des NAVIGATOR-Systems hat das Unternehmen organisatorisch geordnet. Die Implementierung der Module „Workflow“, „Dokumente“ und „Projekte und Aufgaben“ ermöglichte die Erreichung geforderter Ziele. Die Handhabung der Dokumentation und deren Kontrolle durch die Leiter der einzelnen Niederlassungen und die Leiter der einzelnen Abteilungen hat sich verbessert. Nach der Beschaffung von Tools, die die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern unterstützen, beobachtete das Unternehmen eine Steigerung der Arbeitseffizienz und -effektivität. Ausgewählte Prozesse wurden automatisiert, das Unternehmen hat eine bessere Kontrolle über die Kosten und kann die Controlling-Daten nutzen, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Für die nahe Zukunft planen wir, Business-Intelligence-Lösungen bei Kunden zu implementieren.
„Intar betrachtet das NAVIGATOR-System dank der Möglichkeit, Ad-hoc-Prozesse zu definieren, als ein flexibles Tool, das es in den kommenden Jahren sicherlich weiterentwickeln wird.
