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Haushaltsaufstellung in NAVIGATOR. Fallstudie des Unternehmens SANDEN

Kategorie: Fallstudien

Sanden Manufacturing Poland ist ein Teil der japanischen Holdinggesellschaft SANDEN HOLDINGS CORPORATION – des weltweit führenden Herstellers von Automobilklimaanlagen-Kompressoren. Die Produkte des Unternehmens werden von den größten in der Automobilindustrie handelnden Akteuren verwendet, u.a. von Volkswagen, GM, Volvo, Jaguar und Ford.

Die japanische Zuverlässigkeit geht Hand in Hand mit der Notwendigkeit, den reibungslosen Ablauf der Prozesse auf jeder Ebene zu gewährleisten, insbesondere derjenigen, auf denen wichtige Geschäftsentscheidungen: Haushaltsaufstellung und Berichterstattung basieren. Diese Aufgaben werden von Sanden-Mitarbeitern mithilfe des Business Intelligence-Moduls in NAVIGATOR durchgeführt.

Herausforderung, d.h. der Kundenbedarf

Die Grundlage lässt sich am besten anhand von Zahlen auslegen. Bei Sanden erstellen Manager von 41 Abteilungen tagtäglich ihre eigenen Haushaltsdokumente in mehreren Versionen (in einigen Fällen liegt die Anzahl möglicher Szenarien sogar bei bis zu 11), und ein Typ innerhalb eines Jahres kann bis zu 450 Blätter von Haushaltsdokumenten umfassen. Die Ausführung der entworfenen Haushaltsplänen wird von Sanden-Analysten anhand von fast 400 Berichten verfolgt, und das alles stützt sich auf Daten aus mehr als 60 Excel-Quellen und aus SAP gespeisten Daten.

Die manuelle Verarbeitung so einer gewaltigen Datenmenge war zeitaufwändig und wegen mangelnder Standardisierung und Flexibilität bei der Erstellung von Haushaltsplänen, die mehrere Szenarien berücksichtigen, komplizierte Prozesse. Darüber hinaus entsprachen die unveränderlichen standardmäßigen Ergebnisberichte nicht den Anforderungen der für diese Verfahren zuständigen Mitarbeiter, und die Erstellung von deren Folgeversionen erforderte einen hohen Personalaufwand.

Daher zielte die Implementierung eines geeigneten Tools zur Haushaltsaufstellung darauf ab, die Arbeit zu automatisieren und infolgedessen zu vereinfachen, indem es eine effiziente Berichterstattung und Zusammenstellung von Daten aus verschiedenen Perioden ermöglicht und den Analysten die Möglichkeit gibt, sich auf die Bearbeitung und nicht auf die Datenverarbeitung zu konzentrieren.

Lösung, d.h. die Antwort von Archman

Eine der grundlegenden Softwareanforderungen von Sanden war ein Tool zur Automatisierung von Verfahren zur Haushaltsaufstellung. Während viele Anbieter nur Data-Warehouses anboten, schlug Archman beide Lösungen in einem NAVIGATOR-System vor. Die Module für die Haushaltsaufstellung und Berichterstattung basieren auf der OLAP-Würfel-Technologie. Jeder OLAP-Würfel ist für einen bestimmten Datenbereich zuständig, z.B. Umsatz, Kosten und Investitionen.

Vor der Implementierung von NAVIGATOR wurden Verfahren zur Haushaltsaufstellung und Berichterstattung vom Kunden in Excel-Dateien abgewickelt. Dank der Implementierung eines Systems war es möglich, das Verfahren zur Erstellung neuer Haushaltspläne und Berichte nicht nur zu systematisieren, sondern auch zu verbreiten. Heute kann sich jeder Manager jederzeit in NAVIGATOR einloggen und anstehende Aufgaben oder Berichte auf dem Laufenden überprüfen.

Wir haben auch Gewohnheiten der Mitarbeiter berücksichtigt, die sich in der Excel-Umgebung am wohlsten fühlen. Wenn jetzt ein Manager ein neues Dokument zu erstellen oder ein bestehendes zu bearbeiten hat, öffnet er das entsprechende Modul in NAVIGATOR, geht zu einem bestimmten Haushalt über und kann nach dem Anklicken der Bearbeitungsoption die aktuelle Version des gegebenen Plans in der Excel-Umgebung bearbeiten. Die Aktualisierung von Daten im NAVIGATOR erfolgt automatisch nach dem Speichern von Änderungen. Dies gilt auch für Berichte, in die die Daten aus dem bearbeiteten Dokument übertragen werden.

Aufgrund der Tatsache, dass Sanden ein internationales Unternehmen ist und seine Geschäftskommunikation in englischer Sprache abgewickelt wird, war es auch wichtig, die Möglichkeit zu bieten, die Benutzerschnittstelle zu übersetzen. NAVIGATOR ist standardmäßig in 4 Sprachen verfügbar: Polnisch, Englisch, Deutsch und Lettisch. Die Flexibilität der Plattform ermöglicht auch eine effiziente Implementierung von den Nachfolgenden, falls diese benötigt werden.

Implementierung, d.h. die Reaktion der Mitarbeiter auf ein neues Arbeitstool

Karolina Lipińska-Skiba, Corporate Planning Manager bei Sanden, berichtet, dass Mitarbeiter nach der Implementierung von NAVIGATOR positive Effekte feststellen. Sie schaffen es, das Verfahren zur Haushaltsaufstellung effizienter durchzuführen und mehrere Versionen innerhalb einer Berichtsperiode zu berücksichtigen.

War es schwierig für sie, sich daran zu gewöhnen? Die Integration des Systems mit dem bisher intensiv benutzten Excel war zweifellos ein günstiger Faktor. Die NAVIGATOR-Benutzerschnittstelle selbst ist sehr intuitiv, so dass die Einarbeitung in das System nicht viele Schulungsstunden erforderte. Ein paar Treffen mit den Mitarbeitern der Controlling-Abteilung von Sanden genügten, dass sie ihr Wissen an ihre Kollegen weitergeben konnten.

“Was wir an der Zusammenarbeit mit Archman besonders schätzen, ist die individuelle kundenorientierte Herangehensweise. Die Firma legt besonderen Wert auf den Aufbau einer fast “familiären” Beziehung zum Kunden und kümmert sich um seine Zufriedenheit nicht nur in der Verkaufsphase, wie es bei großen Konzernen der Fall ist. Wir setzen auf freie, partnerschaftliche und offene Kommunikation, was das Erreichen gemeinsamer Ziele beschleunigt. Hervorzuheben ist auch, dass wir uns immer auf großen Maß an Verständnis für unsere wechselnden Konzepte verlassen können”, – Karolina Lipińska-Skiba, Corporate Planning Manager.

Mit dem Unternehmen Sanden arbeiten wir seit 2018 zusammen. Nach der Implementierung des Systems entwickeln wir es im Rahmen unseres Services systematisch weiter. Zu den Verbesserungsarbeiten gehören das Hinzufügen neuer Bereiche, neuer OLAP-Würfel oder die Implementierung neuer Dimensionen und Attribute in bestehende Würfel.

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