Jahrelang erfolgte der Dokumenten-Workflow in Form der physischen Übergabe von Dokumenten von Person zu Person, von Abteilung zu Abteilung. Alle Geschäftsunterlagen des Unternehmens wurden auf Papier in Schubladen aufbewahrt. Mit der IT-Revolution traten digitale Dokumente an die Stelle von Papierdokumenten, die nun elektronisch gespeichert werden. Die Technologietrends zeigen, in welche Richtung es sich lohnt, zu gehen, um die maximale Sicherheit der Unternehmensdokumentation zu gewährleisten. In diesem Artikel werden wir den konventionellen und digitalen Dokumenten-Workflow anhand von Schlüsselfaktoren aus der Sicht eines Unternehmers vergleichen.
Konventioneller Dokumenten-Workflow im Unternehmen – seine Vor- und Nachteile
Die Dokumentenverwaltung ist ein sehr wichtiger Teil der Büroarbeit. Der Dokumenten-Workflow ist der grundlegendste Prozess im Betrieb des Unternehmens. Er umfasst den Fluss von Informationen aller Arten, wie z. B. Kaufanträge, Verkaufsmöglichkeiten, Rechnungen, Schreiben und anderes, zwischen den Unternehmensabteilungen. Er ist auch für jedes Unternehmen einzigartig, da es kein universelles Schema für den Informationsfluss gibt.
Laut Klaus Schwab, dem Gründer von World Economic Forum, befinden wir uns mitten in der vierten industriellen Revolution, die durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Verwischung der Grenzen zwischen Technologie und Realität gekennzeichnet ist. Daher wird die Offenheit für neue Technologien, einschließlich des digitalen Dokumenten-Workflows in den Strategien der Unternehmen auftauchen, die über die sich verändernden Realitäten des modernen Marktes auf dem Laufenden bleiben wollen.
Der Hauptvorteil des konventionellen Dokumenten-Workflows ist die Macht der Gewohnheit. Im Falle einer Änderung der Struktur des Workflows selbst ist die Übergabe der Unternehmensdokumentation in Papierform ein vertrauter Prozess und erfordert keine spezielle Implementierung, die mit Kosten und der Zeit verbunden ist, die die Mitarbeiter aufwenden müssen, um den Umgang mit der neuen Lösung zu erlernen. Dies ist jedoch der Preis für jede Investition, die nach der Entstehung von Kosten einen echten Nutzen bringt.
Der größte Nachteil des konventionellen Dokumenten-Workflows ist der Zeitverlust bei der Suche nach bestimmten Dokumenten. Selbst wenn es sich um digitalisierte Dokumente handelt, unterscheidet sich die Suchzeit kaum von der Suche nach einem physischen Dokument, wenn das System, in dem das Dokument gespeichert ist, kein intelligentes Archiv mit einem effektiven Suchsystem enthält. Ein elektronisches Dokumentenarchiv ist daher ein wichtiger Bestandteil eines effizienten Dokumenten-Workflows, denn es ermöglicht eine Kategorisierung und eine schnelle Suche dank der Möglichkeit, die Dokumentendatenbank anhand verschiedener Parameter zu filtern.
Darüber hinaus birgt die Aufbewahrung von Dokumenten in physischer Form das Risiko des Verlusts durch Beschädigung oder Diebstahl. Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden, sind oft nicht ausreichend vor unbefugtem Zugriff geschützt und dies bedeutet einen unzureichenden Schutz sensibler Daten.
Der konventionelle Workflow hat viele Nachteile, verursacht unnötige Kosten und ist keine besonders sichere Lösung. Ein solches Umfeld schafft Raum für Fehler, während ein digitales Umfeld die volle Kontrolle über den Ablauf und die Archivierung sowie den Inhalt der Unternehmensdokumentation ermöglicht.
Digitaler Dokumenten-Workflow im Unternehmen – ideale Lösung?
Der digitale Dokumenten-Workflow ist eine so revolutionäre Lösung, dass man sie als Strategie der Dokumentenverwaltung bezeichnen kann. Das Verfahren, das mit NAVIGATOR durchgeführt wird, beginnt mit der Eingabe eines Schreibens in das System. Die Übertragung von Daten aus einem Formular, das in einem Standardverfahren viel Zeit in Anspruch nehmen würde, dauert im System des digitalen Dokumenten-Workflows nur wenige Sekunden, und dank der Data Capture-Technologie, die Daten aus einem Dokument erfasst und in ein Formular überträgt, ist das Risiko von Fehlern sehr gering. Diese Tätigkeit gehört zu den Routineaufgaben, die, wenn sie von Menschen ausgeführt werden, das höchste Fehlerrisiko bergen.
Einer der wichtigsten Trends 2021 ist nach Gartner die Hyper-Automatisierung, also die Idee, dass alles, was automatisiert werden kann, auch automatisiert werden sollte. Im Sinne dieser Strategie werden Technologien des digitalen Dokumenten-Workflows entwickelt.
Der digitale Dokumenten-Workflow im Unternehmen, der mit Hilfe eines ERP-Systems durchgeführt wird, hat noch einen wichtigen Vorteil. Es ist vollständig konfigurierbar, wodurch seine Implementierung zu Beginn des Prozesses mit Kosten verbunden ist, wohingegen weitere Änderungen und Anpassungen des Systems in der Praxis keine neuen Kosten verursachen und mit wenig oder gar keiner Hilfe eines Programmierers durchgeführt werden können.
Konventioneller oder digitaler Dokumenten-Workflow – was funktioniert besser?
Der konventionelle Dokumenten-Workflow hat seine Vorteile, aber der digitale Dokumenten-Workflow ist eine viel modernere Lösung. Der Hauptfaktor, der die Implementierung einer solchen Lösung verzögern kann, ist die Zurückhaltung gegenüber neuen Technologien, jedoch Unternehmen, die mit Marktentwicklungen Schritt halten wollen, werden das Potenzial des digitalen Workflows erkennen.
Die Implementierung des Systems des digitalen Dokumenten-Workflows hat mehr Vorteile als Nachteile und zahlt sich langfristig aus. Obwohl das konventionelle Workflow-Modell einfacher erscheint, zeigt die Praxis, dass der digitale Dokumenten-Workflow letztendlich effizienter und effektiver ist. Natürlich lässt sich das konventionelle Modell manchmal nicht ganz abschaffen, und einige Elemente werden immer Teil des Büroalltags sein. Dennoch ist die Implementierung auch nur einiger Funktionen des digitalen Workflows eine Investition, die der Überlegung wert ist.
Zusammenfassung
Richtig innovative Lösungen sind solche, die mehreren Personengruppen gleichzeitig zugute kommen. Sowohl die Mitarbeiter als auch die Unternehmenseigentümer werden von der Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows profitieren. Die erste Gruppe wird den Unterschied in Form eines höheren Arbeitskomforts, der Beseitigung von Unordnung und Routine bei den täglichen Aufgaben spüren. Die letztgenannte Gruppe hingegen wird eine höhere Effizienz des Teams, geringere Verwaltungskosten und Kosten, die durch Fehler und Irrtümer entstehen.
Absolventin des Studiengangs Tourismus- und Freizeitmanagement an der IMC Fachhochschule Krems. Nach ihrem Abschluss stellte sie fest sie, dass ihre Berufung digitales Marketing ist. Bei Archman ist sie Marketingspezialistin und vertieft täglich ihr Wissen über SEO und SEM. Mariia interessiert sich für das Storytelling und liest in ihrer Freizeit meist Romane von Stephen King.
Junior Marketing Manager bei Archman, fasziniert von neuen Technologien, insbesondere von erweiterter Realität und Wearables. Täglich kümmert sie sich um das Content-Marketing und die Verwaltung der Webseite und der Social-Media-Profile.
