Organisation von Telearbeit im Unternehmen. Welche Tools sind einzuführen?

Im Zeitalter der Corona-Pandemie standen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihr bestehendes Geschäft von einem stationären zu einem vollständig ferngesteuerten Betrieb zu reorganisieren. Eine beträchtliche Anzahl von ihnen war jedoch nicht in der Lage, sich auf den Online-Modus umzustellen, was zu einer teilweisen Aussetzung ihrer Aktivitäten oder sogar zur Schließung des Unternehmens führte. Es lohnt sich darüber nachzudenken, was Schwierigkeiten bei der Reorganisation der Arbeit verursacht hat. Zurückhaltung der Mitarbeiter gegenüber Veränderungen, geringe Kompetenz der Führungskraft bei der Entscheidungsfindung und Anpassung an die neuen Bedingungen des Teammanagements oder fehlende geeignete Tools zur Arbeit im Homeoffice-Modus? Nun, vieles deutet darauf hin, dass der Zugang zu den geeigneten Tools entscheidend ist.

Verwendung des NAVIGATOR-Systems zur Organisation der Telearbeit

Schauen wir uns also das Beispiel von Archman, wie die Teamleiter der Produktionsabteilung ihr Team auf die Arbeit im Homeoffice-Modus vorbereiteten, und was damit im Zusammenhang steht, wie das gesamte Unternehmen es schaffte, die Telearbeit einzuführen.

Wie kann man die Telearbeit im Unternehmen organisieren?

Im Team von Archman von mehreren Dutzend Mitarbeitern, schon vor der Pandemie arbeiteten einige von ihnen stationär und einige führten ihre Arbeit aus der Ferne aus. Als der Lockdown erlassen wurde, mussten wir jedoch, wie die meisten ähnlichen Unternehmen, die Umstellung auf den Homeoffice-Modus für das gesamte Team organisieren.War das ein Problem für uns? Eigentlich nicht. Bisher haben wir doch NAVIGATOR und seine Funktionen zur täglichen Organisation unserer Arbeit genutzt, während wir für die laufende Kommunikation mit den Mitarbeitern neben Chat und Aufgabenkommentaren auch das Tool MS Teams eingeführt haben. Die Einführung der Telearbeit war daher nicht schwierig, die Mitarbeiter passten sich schnell an die neue Situation an. Wir mussten dagegen einen guten Plan für die Durchführung und Überwachung von Aufgaben erstellen, denn wir waren uns der „Ablenkungen“ zu Hause bewusst und hatten Angst, ob alle Aufgaben wie bei der stationären Arbeit verwaltet werden konnten.

Aufgabenteilung

Unser Team arbeitet nach der SCRUM-Methode, was bedeutet, dass die Aufgaben in zweiwöchigen Sprints ausgeführt werden. Beim Sprint-Planungstreffen bereitet das gesamte Team die auszuführenden Aufgaben unter Anwendung des NAVIGATOR-Moduls vor: Projekte  und Aufgaben. Dabei handelt es sich um die so genannte AUFGABENMENGE, die nicht nur zur Aufgabenteilung, sondern auch zur Überwachung der Durchführung von Aufgaben verwendet wird. Gemeinsam mit unseren Teamkollegen entscheiden wir dann, wovon wir die Arbeit anfangen sollen, und jeder wählt eine Aufgabe aus der Menge aus. Ihre Durchführung wird in dem Arbeitszeitblatt des Mitarbeiters auf dem Laufenden aktualisiert, denn für einen Zeitraum von 2 Wochen ist er verpflichtet, das Blatt auszufüllen; wenn er es geschafft hat, alle laufenden Aufgaben zu erfüllen, kann er neue Aufgaben aus der genannten Menge auswählen.

Überwachung des Fortschritts der Arbeiten

Jede der Aufgaben des Mitarbeiters hat einen eigenen Prozess und einen entsprechenden Status. Mithilfe des Berichts in NAVIGATOR können Sie den Fortschritt Ihrer Arbeit auf dem Laufenden überwachen, d.h. Sie können sehen, welche Aufgaben durchgeführt werden, welche in der Testphase sind und welche darauf warten, durchgeführt zu werden. Jeden Tag um 10:00 Uhr trifft sich unser Team online bei den MS-Teams, legt das Arbeitszeitblatt vor und informiert über den Stand der zugewiesenen Aufgabe. Am Ende des Sprints haben wir eine Zusammenfassung von zwei Wochen Arbeit, d.h. eine Präsentation der ausgeführten Aufgaben. Mit Desktop-Sharing teilen die Teammitglieder ihren eigenen Bildschirm, präsentieren ihre Aufgaben und die Art und Weise, wie sie ausgeführt wurden. Sehr wichtig ist dann die Rückmeldung (nach der SCRUM-Methode wird dieser Prozess Retrospektive genannt), d.h. wie die Aufgabe des Mitarbeiters ausgeführt wurde, was ihn gestört hat und welchen Einfluss die Arbeit der anderen Teammitglieder auf ihn hatte.

Arbeitszeiterfassung

NAVIGATOR gibt uns dank des Moduls zur Überwachung der Fortschritte der Arbeiten einer Person (Arbeitszeitblatt) auch die Möglichkeit, die Arbeitszeit zu erfassen. Wie sieht es in der Praxis aus? Nun, nach der abgeschlossenen Aufgabe oder am Ende des Arbeitstages ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, aufzuschreiben, woran er gearbeitet hat und wie viel Zeit er für eine bestimmte Aufgabe gewidmet hat.  Ein neues Arbeitszeitblatt wird jeden Morgen automatisch erstellt, wenn Sie sich zum ersten Mal im System anmelden. Diese Lösung ermöglicht es dem Teamleiter, den Fortschritt der Aufgaben der Mitarbeiter zu überwachen.

E-Dokument – neuer Arbeitsvertrag

Und was ist mit Arbeitsverträgen und Arbeitszeitkonten? Eine bequeme Lösung, die wir in unserem Unternehmen einsetzen, ist die elektronische Unterzeichnung von Verträgen. Wenn ein Vertrag mit einer bestimmten Person abgeschlossen werden muss, wird von der Personalabteilung ein entsprechendes Dokument in NAVIGATOR / Personal- und Gehaltsabrechnungsunterlagen erstellt. Es hat natürlich einen gestalteten Umlauf, an dem eine Person aus der Personalabteilung und ein Mitarbeiter teilnehmen. Kurz gesagt, es sieht so aus, die Personalabteilung stellt den vom Arbeitgeber unterzeichneten Vertrag in das System ein, und der Arbeitnehmer unterzeichnet ihn dann mit der elektronischen Signatur. Eine solche Lösung verkürzt erheblich die Zeit für die Erledigung der Formalitäten und ist vor allem für beide Seiten sicher und bequem.

Zusammenfassung

Die gegenwärtige globale Situation hat viele Organisationen gezwungen, sich auf die Arbeit im Remote-Modus umzustellen. Das, was in vielen Fällen angesichts der Notwendigkeit unmöglich schien, wurde schnell zur Tatsache. Unternehmen und ihre Mitarbeiter begannen die Vorteile der Telearbeit zu erkennen. Die Möglichkeit, den physischen Büroraum einzuschränken oder den Arbeitsmarkt auf der Suche nach Fachkräften grundsätzlich überall auf der Welt zu erweitern – das sind offensichtliche Vorteile für Arbeitgeber. Mitarbeiter, die als Vorteile des Homeoffice-Modus die Zeitersparnis, die Möglichkeit, von jedem Ort auf der Welt aus zu arbeiten, oder keine so genannten „Büro-Ablenker“ erwähnen, können ebenfalls zufrieden sein. Da wir uns zweifelloser Vorteile bewusst sind, dürfen wir auch die mit dieser Form der Arbeit verbundenen Risiken nicht vergessen. Die Herausforderung besteht darin, Tools vorzubereiten, die die Kommunikation innerhalb der Organisation erleichtern, aber auch die Möglichkeit bieten, den Fortschritt der ausgeführten Arbeiten zu überwachen und zu überprüfen. Auch die vollständige Digitalisierung von Dokumenten und Unternehmensprozessen, z. B. im HR-Bereich, wird zur Notwendigkeit. Wie es sich am Beispiel unseres Teams zeigt, Archman ist gelungen, unter Verwendung von NAVIGATOR-Systemlösungen, das Modell der Telearbeit schnell und effizient umzusetzen. Getreu dem Scrum-Prinzip „Inspect & Adapt“ versuchen wir jedoch, den Anmerkungen unserer Mitarbeiter anzuhören und nachzugehen, dann neue Ideen und Lösungen umzusetzen, um unsere Telearbeit zu verbessern und zu optimieren. Dieser agile Ansatz, unter Berücksichtigung der Notwendigkeit, sich schnell zu verändern und an neue Bedingungen anzupassen, ist eines der Hauptmerkmale von NAVIGATOR.

Autoren:

Tomasz Jach
Teamleiter des NAVIGATOR-Produktionsteams, Vizepräsident von Archman.  Absolvent der Fachrichtung Informatik und Ökonometrie an der AGH-Universität für Wirtschaftswissenschaften und Informatik in Krakau. Seit über 10 Jahren arbeitet er bei Archman als Full-Stack-Developer und entwickelt Software für ERP-Systeme für verschiedene Branchen. Einer der Ausbilder an der WSEI-Hochschule für Ökonomie und Informatik, wo er Programmierkurse für ASP.NET und abschließende Projekte mit Studenten durchführt.

Łukasz Preiss
Absolvent der Fakultät für Informatik an der AGH-Hochschule für Wissenschaft und Technik in Krakau. Er verfügt über mehr als 12 Jahre Erfahrung als Back-End-Developer und Scrum Master. In Archman ist er seit 2018 Leiter der Produktionsabteilung: Team, das ein System zur Erstellung von No-Code/Low-Code-Anwendungen entwickelt. Er gibt sein Wissen und seine Erfahrung als Hochschullehrer an der AGH-Universität für Wirtschaftswissenschaften und Informatik in Krakau und als Ausbilder an der WSEI-Programmierhochschule weiter. Er ist ein Anhänger des Vorgehensmodells in der Softwareentwicklung, er vermittelt den Menschen agiles Denken.