Die Dokumentenverwaltung ist ein untrennbarer Bestandteil der Geschäftsprozesse. Manchmal scheint es so, als ob diese Prozesse „hinter den Kulissen“ ablaufen, aber es darf nicht vergessen werden, dass ein wesentlicher Bestandteil eines reibungslos funktionierenden Unternehmens die logische und systematische Bearbeitung von Buchhaltungsunterlagen ist.
Was ist eine Rechnungsbearbeitung?
Rechnungen sind, wie auch andere Buchhaltungsunterlagen, ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens. Je nach Größe und Komplexität des Unternehmens kann der Weg der Rechnung vom Eingang im Unternehmen bis zur Buchung lang und komplex sein. In der Regel geht eine Rechnung beim Sekretariat ein, von wo aus sie von einer Reihe von freigegebenen Personen (z. B. Lageristen, Managern, Direktoren) bearbeitet wird, bevor sie in die Buchhaltung zur Rechnungsfreigabe gelangt. Es können zwischendurch Notfallsituationen vorkommen, die den Workflow oft verzögern oder ganz stoppen.
Wie kann die Rechnungsbearbeitung optimiert werden
In einem Unternehmen ohne Workflow-System landet die Rechnung in der Regel auf dem Schreibtisch der jeweils zuständigen Person, damit sie zur weiteren Bearbeitung freigegeben werden kann. Ein solches System erfordert mehr Engagement und führt zu einer längeren Rechnungsbearbeitung. Es kann auch zu Fehlern kommen, z. B. zu Tippfehlern oder verlorenen Unterlagen. Die Dokumentenbearbeitung ist eine Routineaufgabe, und gerade Dokumente sind besonders anfällig für Fehler durch Unachtsamkeit. Die Dokumentenbearbeitung, die elektronisch geführt wird, ist ein sehr wirksames Mittel zur Rationalisierung des Finanz- und Rechnungswesens des Unternehmens. Um ein solches System zu implementieren, sind die folgenden drei Schritte zu beachten.
Daten über Rechnungen im Umlauf erfassen
Es sollen Daten erfasst werden, um die Art der Rechnung zu identifizieren, z. B. auf welche Einkäufe sie sich bezieht, ob es sich um eine Rechnung für Dienstleistungen oder Waren handelt oder für welche Abteilung sie bestimmt ist. Es ist auch wichtig zu wissen, ob das Unternehmen die Rechnungen nach einem bestimmten Kriterium zuordnen muss. Der nächste Schritt ist die Angabe der Person, die für ihre Freigabe zuständig ist. Je nach Kategorie der Rechnung kann es sich dabei um verschiedene Personen handeln. Der letzte Schritt besteht darin, die Rechnungen zu identifizieren, damit der richtige Workflow für sie bestimmt werden kann.
Weg bestimmen
Durch die Wegbestimmung wird es festgestellt, an wen die Rechnung gehen soll, von dem Moment an, in dem sie im Unternehmen eingeht, bis hin zur Buchhaltung. Der Weg ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und beginnt beim Eingang der Rechnung und endet in der Buchhaltung. Dies sind die einzigen festen Punkte in jedem Workflow, der Rest ist individuell. Aus diesem Grund liegt der große Vorteil von NAVIGATOR in seiner Konfigurierbarkeit, da er sich an jeden Dokumentations-Workflow anpassen kann, angefangen bei der Struktur des Workflows selbst bis hin zur Konditionalität in Nicht-Standardfällen.
Sorgen dafür, dass Mitarbeiter mit richtigen Tools ausgestattet sind
Um ein Dokument ins System einzugeben, scannen Sie es einfach ein und verwenden die Funktion Data Capture, von der die auf der Grundlage von Algorithmen der künstlichen Intelligenz die Rechnungsdaten innerhalb von Sekunden eingelesen und in das Formular übertragen werden. Elektronische Rechnungen werden nach einem streng definierten Workflow bearbeitet. Jede Person, die Zugang zu diesem Workflow hat, kann sehen, in welchem Stadium sie sich befindet, und sobald ein Schritt getan wurde, wird der Workflow vom System automatisch aktualisiert.
Besonders nützlich für die Mitarbeiter ist die Möglichkeit, von jedem Gerät aus zu arbeiten. NAVIGATOR ist eine browserbasierte Plattform und benötigt daher keine zusätzlichen Installationen. Außerdem ist sie vollständig responsiv, d. h. der Benutzer kann sie auf Geräten jeder Größe verwenden und hat Zugriff auf alle Systemfunktionen. Die mobile Anwendung Systeme ist ebenfalls ein browserbasiertes Tool und bietet alle Funktionen des klassischen Systems.
Das System ermöglicht es Ihnen auch, E-Mails zu versenden, Kommentare zu Dokumenten hinzuzufügen und andere Mitarbeiter für Rückfragen zu markieren.
Automatisierte Rechnungsbearbeitung – welche Möglichkeiten bietet sie?
Der größte Vorteil des digitalen Dokumenten-Workflows ist, dass das Risiko, ein Dokument zu verlieren, praktisch auf Null reduziert wird. Dank der Software für den Dokumenten-Workflow kann der Prozess des Rechnungsworkflows virtuell durchgeführt werden. NAVIGATOR ermöglicht die Erstellung von Dokumenten-Workflows, die an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst sind. Nach der Eingabe in das System wird die Rechnung an die zuständige Person weitergeleitet, die sie mit einem einzigen Klick freigibt, und damit an die nächste freigebende Person weiterleitet.
Der Prozess der Rechnungsfreigabe kann unterschiedlich aussehen, z.B. abhängig vom Betrag. NAVIGATOR ermöglicht es Ihnen, Fälle so einzuordnen, dass der Workflow für verschiedene Rechnungen unterschiedlich aussieht, aber gleichzeitig dieselbe Logik beibehält. Ein solches System ermöglicht eine wesentlich schnellere Rechnungsbearbeitung, ohne dass diese physisch zwischen Mitarbeitern weitergegeben werden müssen. Auch das Risiko, ein Dokument zu verlieren, ist geringer.
Der digitale Rechnungsworkflow ist auch eine äußerst sichere Art der Verarbeitung personenbezogener Daten. Wenn ein Dokument auf Papier vorliegt, können unerwünschte Personen seinen Inhalt sogar zufällig sehen. Ein elektronisches Rechnungsarchiv hingegen stellt absolut sicher, dass nur Personen mit der richtigen Berechtigung diese Daten lesen oder bearbeiten können.
Module der NAVIGATOR-Plattform für die Rechnungs- und Dokumentenverwaltung
Zur Verwaltung von Rechnungen und Dokumenten dient das Dokumentmodul in NAVIGATOR. Es ermöglicht Ihnen, die Eingangsrechnungen nach Kategorien zu ordnen. Für jede Rechnung kann ein eigener, frei strukturierter Workflow erstellt werden. Mit dem System kann ein Dokument eingesehen oder an eine andere Person weitergegeben werden. Darüber hinaus gibt es eine Funktion zur Umwandlung eines Dokuments in ein anderes, z. B. die Erstellung eines Dokuments „Externer Eingang“ auf der Grundlage einer Rechnung, was die Prozesse der Dokumentenverwaltung verbessert.
NAVIGATOR ist in so hohem Maße konfigurierbar, dass er sich an die im Unternehmen bereits vorhandenen Workflows anpassen kann. Falls erforderlich, kann sie bei der Erstellung neuer Workflows helfen. Elektronische Dokumente führen zu einem sichereren und vertrauenswürdigeren Workflow.
Die Zuordnung von Rechnungen nach einer klar definierten Vorlage ist eine große Hilfe bei der Archivierung von Dokumenten und sorgt für Ordnung in der Dokumentation. So wird es in Zukunft keine Probleme mehr geben, ein bestimmtes Schriftstück zu finden.
Junior Marketing Manager bei Archman, fasziniert von neuen Technologien, insbesondere von erweiterter Realität und Wearables. Täglich kümmert sie sich um das Content-Marketing und die Verwaltung der Webseite und der Social-Media-Profile.
