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Worin besteht die Digitalisierung von Dokumenten?

Kategorie: IT-Lösungen, Neuigkeiten
Worin besteht die Digitalisierung von Dokumenten | Blog Archman

Digitalisierung – anders gesagt, Papierversionen werden von Dokumenten in das Computersystem eingegeben um sie als Dateien im Arbeitsspeicher des Computers zu speichern. Es hat viele bekannte und weniger offensichtliche Vorteile, welche in dem Artikel vorgestellt werden.

Warum digitalisiert man die Dokumenten?

Digitalisierung und Sparen

Herkömmliche Methoden zum Speichern von Dokumenten sind teuer und umständlich. Zuallererst – die Notwendigkeit einer physischen Version jedes Dokuments zwingt die Organisation eines sicheren Ortes für die Aufbewahrung innerhalb oder außerhalb des Büros. Dies bedeutet zusätzliche Kosten für die Anmietung von Flächen sowie deren Anpassung an die Aufbewahrung von Dokumenten. Zweitens – das Sortieren, Duplizieren oder Hinzufügen neuer Dokumente erfordert das Engagement von Mitarbeitern (d. h. nachfolgende Kosten in Form von Arbeitsstunden) und hohe Genauigkeit von ihrer Seite. Darüber hinaus sind mögliche Fehler relativ schwer zu beseitigen und können auch teuer sein. Für digitale Dokumentenmanagementsysteme werden die hier erwähnten praktischen Probleme nicht zu bemerken. Die hier genannte Digitalisierung bietet nicht nur eine messbare Kostenreduzierung, vor allem aber erhöht sie die Arbeitseffizienz.

Ein Schritt in Richtung Arbeitsautomatisierung

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, die zuvor von Büroangestellten ausgeführten Aufgaben zu automatisieren. Warum? Denn an ihrer Stelle können wir Dokumente verarbeiten, die sich bereits im IT-System des Unternehmens befinden, Computerprogramme einsetzen, die durch künstliche Intelligenz verbessert wurden – zumal Algorithmen helfen Menschen bei sich wiederholenden und offensichtlichen Aktivitäten hervorragend ersetzen können. Zusätzlich sind Algorithmen sehr genau, was bedeutet, sie können keine Fehler machen, die ein normaler Mensch machen könnte (aus Versehen kann jeder ein Irrtum begehen, aber nicht Computer!). Daher haben wir unbegrenzte Möglichkeiten um die Prozesse basierend auf der Dokumentenverarbeitung zu skalieren und zu automatisieren.

Express-Umwandlung in elektronische Dokumente

Scannen von Dokumenten

Lassen Sie uns die Situation analysieren, in der das Unternehmen eine traditionelle Methode erhält, das heisst in Papierform ein neues Dokument, z. B. eine Rechnung. Zum Digitalisieren benötigen wir zunächst einen Scanner, d. H. ein Gerät, mit dem die Papierversion des Dokuments der digitalen Version zugeordnet und mit der mitgelieferten Software im Speicher des Computers gespeichert wird (es ist wichtig zu wissen, dass bei vielen dieser Geräte mehrere Papierblätter gleichzeitig gescannt werden können – den Inhalt des Vertrages oder der Vertragsordnung – dann werden sie an eine Datei gesendet). Sobald das gescannte Dokument in das System hochgeladen wurde, ist seine weitere Verarbeitung möglich und der Zugriff auf Inhalte ermöglicht die Suche, Kategorisierung, Automatisierung, Einführung oder die Hilfe von Algorithmen bei der Informationsextraktion.

Die Pandemie beschleunigt die digitale Transformation

Das Jahr 2020, das sich glücklich dem Ende nähert, zwang die überwiegende Mehrheit der Organisationen irgendwie dazu, auf Telearbeit umzustellen. Unschwer zu vorstellen, welche Probleme dies für Unternehmen verursacht hat, das sich vorher gar nicht um die Digitalisierung gekümmert hat. Jede Notwendigkeit des Zugriffs auf Dokumente bedeutete für sie die Notwendigkeit, dass die Arbeitnehmer physisch am Arbeitsplatz erscheinen mussten. Dank der Daten in digitaler Form ist die Umstellung auf Fernzugriff auf die Dokumenten sehr einfach und sogar systemeigen. Mit allen richtigen BHP Regeln ermöglicht es den Mitarbeitern ihre Aufgaben von überall auf der Welt nachzugehen.

Wie organisiert man die Digitalisierung von Dokumenten im Unternehmen?

Erstens – sorgen Sie für einen zuverlässigen Technologiepartner, der unterstützt bei der Auswahl der richtigen Infrastruktur für den Scanvorgang. Der nächste Schritt ist die Auswahl eines Systems für den Dokumentenumlauf, der den Mitarbeitern hilft, bereits in digitaler Form gespeicherte Dokumente zu verwenden. Der dritte Schritt ist die Implementierung von Diensten, damit können Sie dokumentenbezogene Prozesse automatisieren.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung ist einer der Schlüsselprozesse, das Unternehmen von den technologischen Errungenschaften des 21. Jahrhunderts voll profitieren kann, dies erleichtert den Mitarbeitern die Erfüllung ihrer Aufgaben. Gleichzeitig werden die Kosten und der Verbrauch der begrenzten Ressourcen gesenkt. Es sollte also ein natürlicher Schritt für jede bewusste und sich entwickelnde Organisation sein.

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