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Workflow-System – was ist das und warum sollte es implementiert werden?

Kategorie: Blog, IT-Lösungen
Workflow-System - was ist das und warum sollte es implementiert werden? | Archman

Die Zeit- und Kostenersparnis bei der Dokumentenverarbeitung, Reduzierung von Fehlern auf praktisch Null und sicherer Zugriff auf Daten von jedem Ort aus – das sind nur einige der Vorteile, die sich aus der Implementierung von der Workflow-Software in einem Unternehmen ergeben. Die Aufrechterhaltung der Ordnung in der Dokumentation für mittlere und große Unternehmen ist eine wichtige Aufgabe und eine echte Herausforderung. Deshalb schlagen wir vor, wie Sie bei der Auswahl des geeigneten Tools vorgehen und die Phasen der Implementierung planen sollen.

Was ist ein Workflow-System?

Das Workflow-System ist eine allgemeine Bezeichnung für eine IT-Lösung, die den Dokumenten-Workflow in einem Unternehmen automatisieren soll. Unternehmen können mithilfe einer speziellen Software Gruppenarbeitsprozesse unterstützen und dabei für Ordnung und Datensicherheit sorgen. Dies ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Papierverbrauchs und befreit uns von dem Durcheinander auf unserem Schreibtisch. Der Arbeitsablauf ist ein einzigartiges Element jedes Unternehmens, und der Workflow sollte die bereits bestehenden Prozesse auf die natürliche Art und Weise ergänzen. Mit dem geeigneten Tool lassen sich die Aufgaben der Mitarbeiter besser planen und der Daten-Workflow innerhalb des Unternehmens verbessern.

Grundelemente des Workflow-Systems

Das wichtigste Element des Systems ist die Workflow-Engine, die eine Automatisierung des Dokumenten-Workflows ermöglicht. Darüber hinaus ist die Software der ECM-Klasse grundsätzlich mit einem Dokumentenarchiv sowie einer Dateiablage ausgestattet. Das Archiv unterstützt die sichere Speicherung von Dokumenten und deren Verarbeitung. Die Dateiablage dient der Organisation und Verwaltung von Dateien unter Berücksichtigung individuell definierter Berechtigungen, die den Arbeitsablauf erleichtern. Berechtigungen können für Einzelpersonen, ausgewählte Positionen oder ganze Abteilungen gelten, so dass der Zugriff auf die Anzeige oder Bearbeitung durch den für das Dokument zuständigen Mitarbeiter und den Systemadministrator gesteuert wird.

Aus welchen Phasen besteht es?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe der Workflow-Engine beginnt mit der Digitalisierung von Dokumenten, die es ermöglicht, Ordnung zu halten und ein effektives Archivierungssystem zu bearbeiten.

Die Archivierung sorgt für die Ordnung in den Dokumenten verschiedener Typen und einen individuell festgelegten Zugriff auf der Grundlage der erteilten Berechtigungen. Um sicherzustellen, dass die Dokumente in geeigneten Bibliotheken abgelegt werden, werden elektronische Workflows bearbeitet, die die im Unternehmen bereits vorhandenen abbilden und ergänzen.

Daher lohnt es sich, bei der Implementierung eines Workflow-Systems eine Option zu wählen, die Flexibilität bei der Entwicklung von Workflows bietet.

Der/die nächste Schritt/Phase ist die Implementierung eines Tools für die elektronische Signatur.

Warum ist es wert, ein Workflow-System zu implementieren? Die wichtigsten Vorteile

Der größte Vorteil der Implementierung/Nutzung eines Workflow-Systems ist die Zeitersparnis. Dank der Digitalisierung können Sie die Probleme mit verlorenen Dokumenten vergessen und gleichzeitig die Kosten für deren Handhabung reduzieren. Technologie kann Menschen bei der Ausführung grundlegender Aufgaben im Unternehmen unterstützen, wodurch die Fehlerwahrscheinlichkeit reduziert wird und außerdem die Zeit der Mitarbeiter für kreativere Aufgaben “freigemacht” wird.

Unterstützung der Arbeitsgruppen

Ein Workflow-System ermöglicht es den Mitarbeitern, mehr Kontrolle über die Prozesse im Unternehmen zu haben. Das Verantwortungsbewusstsein für nachfolgende Phasen motiviert, vor allem dann, wenn die einzelnen Aufgaben klar definiert sind und bei Verzögerungen leicht festzustellen ist, in welcher Phase das Problem aufgetreten ist und wer dafür verantwortlich war. Dank der Ansicht, wie lange jeder Schritt dauert, kann die Arbeit der einzelnen Personen effektiver verwaltet werden.

Verbesserung des Dokumenten-Workflows

Bei der Entwicklung der NAVIGATOR-Plattform haben wir besonderen Wert auf die Verbesserung des Datenflusses gelegt. Je nach den im System vergebenen Berechtigungen kann ein Dokument für die gesamte Abteilung, Mitarbeitergruppen oder bestimmte Personen verfügbar sein. Die für einen bestimmten elektronischen Workflow verantwortliche Person hat die volle Kontrolle über den Zugriff auf die Dokumentation und die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Personen.

Zusätzliche Freigaben oder Überprüfungen können bedingt gestaltet werden, d.h. Dokumente gleichen Typs durchlaufen je nach definierten Bedingungen unterschiedliche Prozesse.

Während des Dokumenten-Workflows können Fehler auftreten, daher ist eine besonders nützliche Funktion die Bearbeitung von Dateien direkt von der Systemebene aus. Dadurch werden kleinere Fehler den Prozess nicht zu sehr verzögern, und die Änderungshistorie bleibt für die für den Workflow verantwortliche Person und andere Personen mit entsprechenden Berechtigungen zur Einsicht erhalten.

Die Digitalisierung von Prozessen macht die Umsetzung einzelner Aktivitäten schnell und effizient.

Prozessautomatisierung

Der Informationsfluss in einem Unternehmen erfolgt nach streng definierten Szenarien. Um die Kohärenz in diesem Workflow aufrechtzuerhalten, erlaubt das Workflow-System, einen Pfad zu definieren, der den elektronischen Workflow verbessern lässt. Die Anpassung dieser Pfade kann den bestehenden analogen Workflow reproduzieren oder einen neuen schaffen, der auf die Bedürfnisse des elektronischen Informationsaustauschs zugeschnitten ist.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist nicht nur die Verbesserung des Dokumenten-Workflows. Fortschrittliche Engines mit künstlicher Intelligenz ermöglichen die Erfassung von Dokumenten von Scannern und Telefonen. Das OCR-System erkennt den Text des Dokuments, auch wenn es sich um ein nicht durchsuchbares PDF-Dokument handelt, und ordnet es in die entsprechende Kategorie ein. Dies ist eine langwierige Aufgabe für einen Menschen, bei der es viele Möglichkeiten gibt, Fehler zu machen. Durch den Einsatz eines OCR-Systems kann die menschliche Arbeitszeit besser organisiert werden und die Erfassung von Informationen kann der künstlichen Intelligenz überlassen werden.

Bessere Organisation von Aufgaben

Mit der Einführung des Workflows werden die Aufgaben im Unternehmen transparenter. Es ermöglicht, den Dokumenten-Workflow in jeder Phase zu überwachen, von der Eingabe ins System über die Freigabe bis hin zur Archivierung. Dank der Top-Down-Verfahren können Sie prüfen, wie viel Zeit jede der Prozessphasen in Anspruch genommen hat, und dieses Wissen nutzen, um die Prozesse in Zukunft zu verbessern.

Welche Workflow-Software sollten Sie wählen?

Jedes Unternehmen hat eine andere Organisationskultur, und es ist unmöglich, ein Tool zu finden, das die Anforderungen aller erfüllt. Aus diesem Grund sollten Sie bei der Auswahl eines Arbeitsmanagement-Tool darauf achten, inwieweit es konfiguriert werden kann. Wenn das System auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und für die Mitarbeiter verständlich ist, wird die Interaktion mit dem System viel einfacher und angenehmer. Die Implementierung eines Systems wird so effektiv sein, wie es eine natürliche Ergänzung zu den bereits bestehenden Prozessen ist.

Zusammenfassung

Die Implementierung eines Workflow-Systems wird sich insbesondere in mittleren und großen Unternehmen als sinnvoll erweisen. Ein solches Tool ermöglicht es, die Prozesse der Kommunikation zwischen den Abteilungen erheblich zu beschleunigen, den Workflow von Dokumenten innerhalb des Unternehmens und den von außen kommenden zu automatisieren. Die Implementierung eines Workflow-Tools verbessert die Sicherheit der archivierten Daten und reduziert das Risiko, wichtige Verträge oder Rechnungen zu verlieren, die möglicherweise nur in einer physischen Kopie vorhanden waren. Durch den Einsatz fortschrittlicher Techniken der künstlichen Intelligenz können Sie auch die Aufgaben der Mitarbeiter besser planen.

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