Dlaczego Miejsca Pracy skupiają się na myśleniu Cyfrowym i Zdalnym

Jak wygląda przeciętny dzień pracy w twojej firmie? Budzisz się rano każdego dnia, jesz śniadanie, myjesz zęby, ubierasz się i przygotowujesz do wyjścia. Potem poświęcasz pół godziny, a może godzinę na dojazd do swojego miejsca pracy. Tam, spędzasz swój etat, siedząc przy biurku i wykonując zadania przy komputerze. Po wszystkim zbierasz się i wracasz tą samą drogę do domu. Czy dostrzegasz w tej chronologii problem? Czy nie dałoby się zaoszczędzić czasu poświęconego na dojazdy i zamiast niego wykonywać obowiązki z domowego zaciszu?

Pandemia udowodniła nam, że praca zdalna jest nie tylko możliwa do wykonania, lecz potrafi wręcz być bardziej efektywna od standardowego dnia roboczego. Trend ten pomimo spadku obostrzeń związanych z wirusem, wciąż się utrzymuje, a badania przewidują, że zostanie on z nami na dobre.

Czym jest popularna teraz metodyka pracy Digital first, remote first? Dowiecie się w poniższym artykule. Zapraszamy do lektury.

Czym jest Digital first, remote first?

Digital first, remote first jest zwrotem, który może zostać przetłumaczony z języka angielskiego jako Najpierw cyfrowo, najpierw zdalnie. O co w tym wyrażeniu chodzi? Za tymi słowami kryje się zmiana myślenia przedsiębiorców i ich sposobu podchodzenia do prowadzenia organizacji. 

Organizacja stawiająca pierwsze kroki według Digital first, remote first powinna zaprojektować na nowy sposób: Doświadczenie klientów, formę pracy, procesy, przepływy informacyjny, wykorzystywane technologie oraz resztę przedsiębiorstwa, tworząc przestrzeń dla pracowników służącą efektywnej kolaboracji, przejrzystej komunikacji, a także powtarzalnej i mierzalnej procedurze.

Zrozumienie rzeczywistości po pandemicznej

Dlaczego jest to aż tak istotne? Głównie dlatego, że większość odbiorców znajduje się obecnie w internecie. Co więcej, zarówno większość pierwszych akcji związanych z firmą czy transakcji również ma tam miejsce. Jest to zjawisko zależne od branży, jednak nie ważne czy kierujemy restauracją, czy hurtownią metali, nasi odbiorcy będą nas szukali w Google, na social mediach, czy portalach z opiniami. Nie bez powodu istnieje powiedzenie: “jeśli nie ma ciebie w internecie – nie istniejesz”. Twoja firma w prawdziwym świecie może posiadać setki placówek i doskonale się rozwijać, jednak wykorzystanie potęgi internetu oraz elektronicznych rozwiązań, pozwoli jej przejść na poziom nieosiągalny nigdy wcześniej, dzięki zastosowaniu efektu skali.

Postaw na swobodę i elastyczność

Nie tylko odbiorcy doceniają możliwość zdalnej interakcji z firmą. Od lat firmy coraz aktywniej przekształcają swoje środowisko na wirtualne biura, w których można pracować z dowolnego miejsca, a pandemia jedynie przyspieszyła ten proces. Obecnie nawet prawne regulacje nakładają obowiązek na pracodawców, by ci zezwalali na pracę zdalną dla każdego pracownika 24 razy w roku w uzasadnionych przypadkach*. Nie trzeba oczywiście przeorganizować przedsiębiorstwa na zdalne, bądź hybrydowe by żyć w założeniach digital first. Również pracując w biurze kluczowe jest zapewnienie warunków dla pracowników, by ci skupili się na pracy elektronicznej. Chodzi tutaj o przeniesienie procesów oraz informacji do sieci komputerowej. Wiąże się to z wieloma znacznymi zaletami dla przedsiębiorstwa, o czym pisaliśmy w artykule Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów.

Przede wszystkim jest to ułatwienie pracy, zwiększenie jej efektywności i bezpieczeństwa. Elektroniczne narzędzia nie będą dodatkową komplikacją. Nie musimy korzystać ze wszystkich systemów naraz. Często wystarczy jeden, bądź kilka do obsługi całego przedsiębiorstwa.

Kontynuuj wspieranie relacji na żywo

Pamiętajmy jednak, że Digital first, remote first nie oznacza zerwania kontaktu ze światem zewnętrznym. Wprost przeciwnie. Żadne działanie internetowe nie zastąpi działań na żywo. Nie zapominajmy o klientach, którzy preferują tę formę kontaktu. Działanie te powinny być zawsze uwzględnione i traktowane z równie należytą starannością. Może to być pierwszy krok dla danego klienta, a może proces wykończenia transakcji. Elektroniczne środowisko może pomóc jednak w zbliżeniu się do odbiorcy czy lepszym jego zrozumieniu. W świecie online wciąż można być szczerym i empatycznym. Obecna technologia pozwala na nowe możliwości współpracy z klientami niedostępnymi wcześniej. Wlicza się w to na przykład tworzenie interaktywnych reklam budujących większe zaangażowanie. Co więcej, środowisko digital first dzięki możliwości zbierania danych na masową skalę pozwala zwiększyć efektywność działań, a także zadowolenie naszych adresatów. Nie da się przecenić wagi słuchania odbiorców. Starajmy się ich zrozumieć, wysłuchać oraz uczyć się od nich.

Kolejnym sposobem na poprawienie relacji ludzkich jest możliwość personalizacji. Strona internetowa może zostać dopasowana pod rodzaj konsumenta. System czy aplikacja może mieć możliwość customizacji elementów wizualnych. Młodsi odbiorcy mogą zostać przekierowani na mniej poważną podstronę. Możliwości są nielimitowane, gwarantując większą przyjemność dla kogokolwiek kto napotyka naszą markę.

Wirtualny świat to styl domyślny

Wiele marek z przeróżnych branż udowodniło, że myślenie Digital first, remote first powinno być traktowane jako domyślne. Nawet jeżeli naszym produktem są tradycyjne formy przekazu, możemy wesprzeć je dzięki działaniom online. Dobrym przykładem tego są książki, czy gazety które coraz chętniej kupowane oraz przeglądane są w nie-papierowej formie. Konsumenci będą szukali ciebie w sieci. Dlatego warto jest mieć wpływ na to, co zobaczą. Niech posiadają nieograniczoną możliwość kontaktu z twoją firmą poprzez formularze kontaktowe, chatboty czy fora internetowe, na których mogą wymieniać się zdaniami między sobą.

Posiadanie tożsamości marki w internecie pozwoli również na większe bezpieczeństwo i kontrolę, o ile odpowiednio o to zadbamy. Dysponując zaufanym profilem z historią użytkowania, unikniemy sytuacji gdzie ktoś z zewnątrz mógłby się pod nas podszywać.

Strategie kreowania silnej kultury pracy digital first

Duże zmiany w organizacji powinny zaczynać się od zrozumienia, dlaczego powinny zostać wprowadzone. Przy projekcie tak zaawansowanym jakim jest Digital first, remote first trzeba być stuprocentowo pewnym podejmowanej decyzji. Przejście to nie tylko odpowiada najnowszym potrzebom rynkowym, ale przede wszystkim umożliwia wygodę dla wszystkich zaangażowanych oraz wyższe przychody w perspektywie długoterminowej. Korzyści wiążące się z Digital first muszą być zakomunikowane również dla pracowników, którzy mogą posiadać (uzasadnione) obawy związane z nadchodzącymi zmianami. Zalecane jest przeprowadzanie szkoleń oraz rozmów z personelem, by pokazać im, że ich stanowisko nie jest zagrożone, otwierają się dla nich nowe możliwości rozwoju i że praca w sieci nie zamyka się na wysyłaniu nudnych maili czy niekończących się spotkaniach zoom. Dowiedzmy się czego nasi pracownicy oczekują, czego potrzebują oraz jak można im ułatwić ten proces.

Biorąc się za proces transformacji firmy, pamiętajmy że w jaki sposób się za to weźmiemy, tak będzie wyglądać nasza organizacja na lata do przodu. Błędem byłoby nie zadbanie o każdy szczegół. Jest to jedyna w sobie okazja na naprawę problemów, z którymi spotykaliśmy się do tej pory.

Przede wszystkim naszym celem jest stworzenie doświadczenia dla naszych odbiorców na własnych zasadach. Obecna technologia pozwala na zaprojektowanie każdego etapu ścieżki klienta. Istotne jest by skupić się na ujednoliceniu tego doświadczenia zarówno dla odbiorców jak i pracowników, niezależnie od używanego urządzenia, przeglądarki czy narzędzia. Nowa transakcja powinna być podobna do poprzedniej. Nie utrudniajmy zadań dla nikogo, bo inaczej możemy dużo stracić.

Dowiedz się więcej z kolejnych artykułów:

–Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

–Jak poprawić efektywność procesów biznesowych w firmie?

–Dlaczego żyjemy obecnie w erze automatyzacji?

*https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna