Ustawienia typu dokumentu

Zakładka formularz

W zakładce pojawia się standardowy formularz zdefiniowany dla danego typu dokumentu. W niektórych typach dokumentów (np. dokumenty lub asortyment) do typu dokumentu można podpiąć zdefiniowany wcześniej formularz. Formularze definiujemy poprzez opcję Ustawienia: Personalizacja: Formularze. Zdefiniowany formularz wskazujemy wybierając jego nazwę z rozwijanego menu (ważne: formularz musi być zdefiniowany wcześniej). Po wybraniu formularza zmienia się zawartość zakładki, zamiast standardowego formularza mamy pozycje ze zdefiniowanego formularza. W tym momencie możemy rozpocząć parametryzacje formularza. Podstawową  jest ustawienie zachowania poszczególnych elementów formularza.

Do wyboru mamy pięć opcji:

Aktywne – element jest aktywny czyli będzie do niego dostęp w dokumencie utworzonym na bazie typu dokumentu.

Widoczne – dany element jest widoczny na formularzu

Edycyjne – istnieje możliwość edycji danego elementu

Wymagane – wypełnienie elementu jest wymagane. Bez wypełnienia nie można zapisać danych z formularza

Sterowane procedurą – zachowanie formularza zależy od procedury obiegu dokumentów. Wskazane elementy będą się inaczej zachowywać (być widoczne/niewidoczne, wymagane/niewymagane itp.) w zależności od tego, w którym kroku obiegu (procedury) jest dokument.

Dodatkowo można edytować każdy z obiektów (wierszy, pól) formularza, określając dokładnie ich wygląd i zachowanie z użyciem styli CSS. Po wybraniu tej opcji otwiera się okno z edytorem formularza

Dedykowane widoki formularza

Istnieje możliwość przygotowania indywidualnego widoku formularza dla danego typu dokumentu. W tym celu należy stworzyć Dedykowany widok formularza

Nazwa widoku – Dowolny napis

Edytuj tej widok – Otwiera okno, w którym możemy zaznaczyć, które elementy będą zmienione. Do wyboru mamy tylko trzy opcje: Domyśle ustawienie, czyli pozostawienie elementu w takim stanie w jakim jest na formularzu, Widoczne czyli zmiana widoczności elementu i Edycyjne czyli zmiana możliwości edycji elementu.

Uwaga: element musi być aktywny na formularzu by można było uwzględnić go, tworząc widok dedykowany.

Usuń ten widok – kasowanie widoku

Przesuń do góry i przesuń w dół – służą do ustalania kolejności widoków.

Widok dla następujących jednostek – w tym miejscu możemy wskazać, kto będzie widział dany widok. Do wyboru mamy strukturę organizacyjną, grupę lub konkretnego użytkownika

Zakładka ustawienia

Ustawienia podstawowe

Blokowanie edycji powyżej statusu

Opcja pozwala sterować możliwością edycji dokumentu. Dokument, który w obiegu otrzymał wybrany w tej opcji status nie może być edytowany.

Archiwizacja powyżej statusu

Opcja pozwala sterować możliwością archiwizacji dokumentu. Dokument, który w obiegu ma niższy status niż wybrany w tej opcji status nie może być przekazany do archiwum. (według moich obserwacji ta opcja nie działa)

Automatyczne uzupełniania właściciela

Ustawienie tej opcji na „tak” powoduje, że właścicielem dokumentu automatycznie zostanie osoba dodająca dokument.

Uprawnienia dla właściciela

Określa uprawnienia dla właściciela dokumentu

Uprawnienia dla osoby przełożonej właściciela dokumentu

Określa uprawnienia dla przełożonego właściciela dokumentu

Domyślna waluta dla dokumentu

Określa domyślą walutę dokumentu.

Korekta

Brak informacji czym się różni domyślna od faktury korygującej, z moich obserwacji wynika, że przy obydwu ustawieniach system w sposób identyczny generuje fakturę korygującą.

Korekta, wyszukiwanie dokumentu

Określa pole, po którym będą wyszukiwane dokumenty dla korekty

Domyślny moduł

W tym miejscu można wskazać domyślny moduł, do którego będą trafiać nowe dokumenty.(kolejna nieintuicyjna rzecz. Mam wrażenie że dla części typów dokumentów – np. dla kontrahentów – domyślny moduł zaszyty jest w kodzie, dla innych – np. dla dokumentów – można to edytować w tej opcji)

Sortowanie załączników

Określa sposób sortowania załączników: najstarsze na dole lub najstarsze na górze listy.

Typ zapisu historii

Określenie sposobu zapisu historii zmian w dokumencie. Możliwe są trzy opcje:

  • Zapis standardowy – wpis dotyczący modyfikacji pojawia się tylko wtedy, gdy zmieni się osoba dokonująca modyfikacji
  • Po każdym zapisie dokumentu – każda modyfikacja dokumentu jest odnotowana w systemie
  • Brak zapisu – żadna modyfikacje nie jest odnotowana w systemie

Ukryj lewą stronę

Lewa strona (panel załączników) będzie niewidoczny w trybie szczegółów i w trybie edycji.

Elementy (pozycje) dokumentu

Asortyment spoza kartoteki

Opcja określa, czy należy zawęzić możliwość wprowadzenia danych do kartoteki (słownika). Wybranie opcji „tak” spowoduje, że użytkownik będzie mógł wpisać dowolny produkt który następnie zostanie dodany do kartoteki (do weryfikacji). Wybranie opcji „nie” spowoduje, że użytkownik będzie mógł jedynie wybrać produkt ze zdefiniowanej wcześniej kartoteki (słownika).

Filtruj asortyment

Wybranie tej opcji pozwoli zawęzić asortyment do wybranych kategorii. Kategorie wybierane są ze słownika po kliknięciu na okno wyboru.

Wczytuj cenę

Opcja pozwala wybrać która kategoria cen zostanie automatycznie wczytana z kartoteki asortymentu.

Pozwalaj na aktualizację cen w kartotece

Jeżeli osoba wprowadzająca asortyment ma odpowiednie uprawnienia oraz opcja jest ustawiona na „tak” to osoba wprowadzająca ma możliwość zmiany ceny asortymentu z poziomu dokumentu. Wprowadzona cena stanie się nową ceną danego asortymentu w kartotece.

Wczytywanie rabatów

Opcja pozwala na wczytanie rabatów z kartoteki asortymentów. Opcja ta jest wykorzystywana przy przygotowaniu ofert i faktur sprzedażowych dla klientów (do weryfikacji). Możliwe opcje:

  • Automatyczne – rabat zostanie wczytany podczas zapisu dokumentu
  • Ręcznie – użytkownik ma możliwość wczytania rabatu przez wybranie odpowiedniej opcji („Wczytaj rabat”). Rabaty nie są dodawane automatycznie.
  • Niedostępne – brak możliwości wczytania rabatów.

Szerokość kolumny asortymentu

Pozwala określić szerokość kolumny asortymentu. Na formularzu edycji dokumentu ustawienie tego parametru będzie odnosiło się do tego elementu:

Sposób przeliczania

Sposób przeliczania wartości w elementach. Możliwe są trzy opcje:

  • Od cen – po wybraniu tej opcji należy podać ceny ilości i VAT a system wyliczy sumy
  • Od sum – należy podać wartość całkowitą, ilości i VAT a system wyliczy ceny
  • Od cen i od sum – można podać dowolne dane wychodząc od ceny jednostkowej lub od wartości a system wyliczy brakującą wartość.

Możliwość wyłączenia przeliczania

Po wybraniu tej opcji na dokumencie pojawi się możliwość zaznaczania „wyłącz przeliczanie”. Jeżeli użytkownik zaznaczy na dokumencie tę opcję to system przestanie przeliczać wartości w dokumencie. Wszystkie kwoty, w tym brutto, netto, VAT trzeba będzie wpisywać ręcznie. System nie będzie kontrolował poprawności tych wartości (do weryfikacji).

Status VAT

Sprawdź status VAT według

Po wybraniu tej opcji system sprawdza status VAT kontrahenta według wybranej daty na dokumencie. Sprawdzenie odbywa się poprzez serwis udostępniony przez Ministerstwo Finansów

Automatyczne sprawdzanie statusu VAT

Po wybraniu tej opcji system automatycznie sprawdza status VAT kontrahenta dodanego do dokumentu. Jeżeli pole Sprawdzanie statusu VAT według nie jest ustawione to bez względu na ustawienie tego pola status VAT nie jest sprawdzany

Sprawdzanie dla starszych niż

Po wybraniu tej opcji system sprawdzi status VAT dodanego do dokumentu kontrahenta jeżeli od ostatniego sprawdzenia minęło więcej niż X dni gdzie X jest wartością wpisaną w tej opcji.

Płatności

Zaczytać do płatności

Po wybraniu opcji „tak” dokument zostanie automatycznie zaczytany do preliminarza płatności.

Domyślny typ płatności planowanej

W tym polu należy wybrać typ dokumentu, który będzie odpowiadał płatności planowanej.

Domyślny kierunek płatności

W tej opcji można wybrać domyślny kierunek płatności dla wybranego typu dokumentu. Do wyboru jest wpływ i wypływ.

Domyślny podmiot płatności

W tej opcji można wskazać domyślny podmiot dla płatności.

Domyślna kwota płatności

W tej opcji można wskazać domyślą kwotę płatności (brutto, netto, z dekretacji).

Bilansować płatność z kwotą brutto

Po wybraniu „tak” w tej opcji system automatycznie sprawdza, czy suma płatności jest równa kwocie brutto z dokumentu.

Kontrahent

Domyślny typ kontrahenta

Opcja ustawia domyślny typ kontrahenta (¿wprowadzanego w dokumencie?)

Domyślna kategoria kontrahenta

Opcja ustawia domyślnej kategorii kontrahenta (¿wprowadzanego w dokumencie?)

Domyślny prefix dla numeru NIP

Określa domyślny prefiks dla numeru NIP

Uzupełnianie kontrahenta na bazie GUS

Po wybraniu opcji „tak” system uzupełnia dane kontrahenta danymi pobranymi z bazy GUS

Schemat numeru własnego

Nadawaj numer własny w/g schematu – określa, czy system ma automatycznie nadawać numer własny dokumentu według schematu

Symbol dokumentu – w to pole można wprowadzić symbol dokumentu. Numer dokumentu będzie miał następującą postać:

{Człon pierwszy}/{Człon drugi}{Człon trzeci}{Człon czwarty}/Człon piąty}

Każdy z członów może przyjmować jedną z poniższych wartości:

  • Symbol dokumentu
  • Numer z zerami np. 001
    • Z  możliwością edycji bądź bez. W razie braku możliwości edycji system narzuca kolejne numery. Jeżeli edycja jest możliwa użytkownik może podawać swoje numery.
  • Numer bez zer np. 1
    • Z  możliwością edycji bądź bez. W razie braku możliwości edycji system narzuca kolejne numery. Jeżeli edycja jest możliwa użytkownik może podawać swoje numery.
  • Numer miesiąca
    • z daty dokumentu
    • z daty zdarzenia
    • z daty otrzymania
  • Inicjały użytkownika
  • Rok kalendarzowy – wersja długa (np. 2019)
    • z daty dokumentu
    • z daty zdarzenia
    • z daty otrzymania
  • Rok kalendarzowy – wersja długa (np. 19)
    • z daty dokumentu
    • z daty zdarzenia
    • z daty otrzymania
  • kod kontrahenta
  • kod kategorii dokumentu
  • kod firmy

Przekształcenia

Opcja ta pozwala zdefiniować akcje w systemie, dzięki którym na bazie dokumentu źródłowego można dokumenty zależny, np. na bazie faktury można przygotować dokument PZ lub fakturę korygującą. Po wygenerowaniu dokumentu zostaną automatycznie przekopiowane dane oraz pozycje z dokumentu bazowego. Możliwe opcje:

Możliwe przekształcenia / kategoria – pozwala dodać kolejne dokumenty pochodne.

Typ dokumentu – Wskazanie typu dokumentu (np. faktury korygującej) który ma powstać po przekształceniu

Kategoria – Do jakiej kategorii trafi nowopowstały dokument.

Opcje konsolidacji

  • Sumowanie elementów, brak konsolidacji dekretacji
  • Przepisywanie elementów, przepisywanie dekretacji dla elementów
  • Sumowanie elementów, sumowanie dekretacji po elementach
  • Sumowanie dekretacji, sumowanie dekretacji bez użycia elementów
  • Rozbicie elementów według receptury

Kopiować załączniki – ustawienie opcji na „tak” spowoduje przekopiowanie załączników do dokumentu pochodnego.

OCR

Silnik OCR

Opcja pozwala wybrać narzędzie OCR używane w systemie. Możliwe są dwie opcje:

  • Google –o mniejszych możliwościach, darmowy
  • Abbyy – o większych możliwościach, w przypadku wybrania tej opcji konieczna jest dodatkowa, płatna licencja

Wydruki

Opcja pozwala na zdefiniowanie wydruków dokumentów tworzonych w systemie. Wydruk spowoduje dołączenie do dokumentu załącznika w formacie zdefiniowanym w definicji wydruku. Dostępne opcje:

Nazwa – nazwa wydruku

Link – ścieżka do definicji raportu zdefiniowanego w usłudze reporting services. Raport może być zmieniany za pomocą narzędzia Report Builder (do weryfikacji)

Dla wielu – czy wydruk dostępny dla wielu zaznaczonych dokumentów

Domyślny – czy wydruk jest domyślny dla danego dokumentu

Format wydruku – format wydruku dla danego wydruku. W przypadku wybrania opcji „każdy” zostanie wygenerowany podgląd wydruku w przeglądarce który potem można zapisać lub wydrukować bezpośrednio na drukarce.

Format wydruku

Domyślny format wydruku. Jeżeli nie jest zdefiniowany format wydruku przy którymś z wydruków to wtedy sprawdzana jest ta opcja.

Generowanie wydruku dla statusu

Ta opcja pozwala na zdefiniowanie akcji, która automatycznie wygeneruje wydruk w sytuacji, gdy dokument otrzyma status wskazany w tej opcji.

Kontrahent na wydruku

Wskazanie kontrahenta, którego dane mają się pojawić na wydruku.

Przyciski

 

Przycisk

Dla wielu

Przyciski do importu

Księgowość

Opcja pozwala zdefiniować automat generujący dekretację księgową dla dokumentu. Dostępne opcje:

Domyślny dziennik – dziennik, w którym pojawią się zapisy księgowe.

Domyślny status dziennika – status jaki będą miały zapisy księgowe w dzienniku (mam wrażenie, że jest tu źle podpięty słownik).

Domyślny schemat księgowy – Zdefiniowany schemat księgowy

Domyślny rejestr VAT – domyślny rejestr VAT

Domyślny status dokumentu VAT – status jaki będą miały zapisy księgowe w rejestrze VAT

Domyślna data do VAT

Domyślna data operacji

Dekretacja

Ta opcja pozwala zdefiniować schemat dekretacji dokumentu. Słowniki, które zostaną użyte do dekretacji należy zdefiniować na formularzu zaznaczając aktywność w odpowiednim miejscu (sekcja dekretacja).

Wybierz słowniki dla których mają być uwzględnione relacje przy dekretacji

Pozwala ograniczyć słowniki do relacji pomiędzy wybranymi elementami. Np. jeżeli dekretacja odbywa się po centrum kosztów i pracowniku i wskażemy oba te słowniki w tej opcji to przy wykonywaniu dekretacji dokumentu gdy wybierzemy centrum kosztów to słownik pracowników zostanie ograniczony do tych pracowników, którzy są związani z wybranym centrum kosztów.

Domyślna wartość:

Wybór domyślnej wartości: brutto, netto, inna.

Domyślnie dekretuj po elementach

Po wybraniu opcji „tak” system automatycznie wygeneruje dekret z uwzględnieniem wszystkich elementów z dokumentu.

Zastępstwa

Aby móc korzystać z zastępstw na formularzu, gdzie ustawia się zastępstwa muszą być aktywne kontrolki zastępstwa, data rozpoczęcia i data zakończenia.

Czy typ dokumentu uczestniczy w zastępstwach.

Po wybraniu opcji „tak” system będzie sprawdzał czy jest aktywne zastępstwo to znaczy, czy jet dokument, który jest zastępstwem, ma właściwy status oraz odpowiedni zakres dat. Jeżeli warunki będą spełnione to system automatycznie przekaże zadanie w obiegu do osoby wskazanej w zastępstwie.

Opcja pojawia się na wszystkich typach dokumentów, które nie mają aktywnej kontrolki zastępstwa.

Statusy dla których obowiązuje zastępstwo

W tym polu należy określić, jaki musi być status dokumentu, którym określamy zastępstwa by zastępstwa zaczęły działać. Jeżeli pole to pozostanie puste to zastępstwa nie będą aktywne.

Podpis elektroniczny

Pozwalaj na podpisywanie dokumentów

Do wyboru są opcje Tak i Nie. Po wybraniu Tak w menu załącznika pojawiają się opcje związane z podpisem elektrofonicznym. Podpisywać można tylko te typy dokumentów, które w konfiguracji mają ustawioną wartość Tak w tym miejscu.

Dozwolone formaty plików

W tej kontrolce możemy wybrać jakie typy plików mogą być podpisywane.

Uprawnienia do kasowania podpisanych dokumentów

W dym miejscu określamy, kto może usunąć podpisany dokument.

Brak wybory – nikt nie ma prawa usunąć podpisanego załącznika

Wszyscy – każdy użytkownik z uprawnieniami do modyfikacji dokumentu może usunąć podpisany załącznik.

Właściciel – tylko właściciel dokumentu może usunąć podpisany załącznik

Wykonawca kroku obiegu – tylko osoba, która aktualnie wykonuje działanie w kroku obiegu może usunąć podpisany załącznik.

Obieg

Ta opcja pozwala powiązać dokument z domyślnym obiegiem dokumentów (workflow, procedura). Każdy dokument, który powstanie na bazie tego typu dokumentu będzie w systemie procedowany zgodnie ze zdefiniowanym obiegiem.

Dostępne opcje:

Domyślna procedura – pozwala wskazać obieg przypisany do danego dokumentu. Uwaga: obieg musi zostać stworzony wcześniej i przypisany do danego typu dokumentu. Oznacza to, że procedura tworzenia nowego typu dokumentu z obiegiem wygląda następująco:

  • Utworzenie nowego typu dokumentu
  • Utworzenie nowego obiegu (w Ustawienia: Personalizacja: Procedury)
  • Przypisanie typu dokumentu do obiegu
  • Jeżeli przy definicji obiegu została zaznaczona opcja domyślna procedura dla wybranego dokumentu to obieg zostanie automatycznie przypisany do typu dokumentu. Jeżeli nie to dodatkowo trzeba przypisać obiegu do typu dokumentu

Dodatkowe ustawienia

Automatyczne wczytywanie – Procedura obiegu zostanie automatycznie wczytana do nowo utworzonego dokumentu. Jeżeli jest wybrana procedura domyślna oraz automatyczne rozpoczęcie obiegu jest ustawione na tak to pomimo ustawienia tej opcji na nie domyślna procedura zostanie wczytana i uruchomiona.

Dozwolona edycja kroków – w trakcie wykonywania obiegu, z poziomu dokumentu, możliwa jest edycja kroków obiegi

Automatyczne rozpoczęcie obiegu – Po utworzeniu dokumentu obieg zostaje uruchomiony automatycznie.

Magazyn

Jak wpływa dokument na magazyn

Parametr określa w jaki sposób dokument wpływa na magazyn. Możliwe parametry:

  • „wybierz” – dokument nie wpływa na magazyn (może warto nazwę na lepiej opisującą zachowanie np. „brak wpływu”)
  • Dokument dodający element do magazynu (dokument PZ, PW)
  • Dokument pobierający element z magazynu (dokument WZ, WW)
  • Dokument przenoszący element między magazynami (dokument MM)

 

Typy dokumentów to jedno z najważniejszych ustawień w Business Navigator. Z filmu możemy dowiedzieć się co to są typy dokumentów, jak je personalizować oraz jakie mamy funkcje typów dokumentów.

Spis treści

Wersja systemu

5.85.75.65.55.45.35.2

Wpisy Powiązane

Menu