Dzięki tej funkcji można wygenerować specjalnego linku do formularza i udostępnieniu go osobie nieposiadającej konta w systemie. Osoba taka może stworzyć nowy dokument i zapisać go w systemie. Funkcja ta może być przydatna do sporządzania wszelkiego typu ankiet, kwestionariuszy czy, na przykład, formularzy rekrutacyjnych. Osoby nieposiadające konta w systemie wypełniają formularz i zapisują go a następnie dokument trafia do obiegu w firmie zgodnie ze zdefiniowaną procedurą.
Aby udostępnić formularzy anonimowy należy włączyć tę opcję w konfiguracji systemu. Można to zrobić jedynie poprzez formularz konfiguracyjny (Ustawienia > Pozostałe > Ustawienia). Ustawienie znajduje się w sekcji Aplikacja (Anonimowy formularz). Zapis ustawień spowoduje uruchomienie dodatkowej konfiguracji systemu (np. utworzenie użytkownika anonimowego) przez co ręczne ustawienie tej opcji bezpośrednio w tabeli Sg nie pozwoli na korzystanie z anonimowego formularza.
Po ustawieniu opcji Anonimowy formularz na Tak można konfigurować formularz, który chcemy udostępnić. Uwaga: nawet w przypadku ustawienia tej opcji na Nie w systemie będą dostępne opcje dotyczące formularza anonimowego. Ich ustawienie, bez włączenia formularza anonimowego w konfiguracji systemu, nie będzie działało.
W trakcie zapisu konfiguracji tworzony jest specjalny użytkownik o loginie Anonymous, którego można zobaczyć w aplikacji HR (HR > Użytkownicy). Równocześnie nadawane są dla niego odpowiednie uprawnienia. Najlepiej nie edytować ustawień dla tego użytkownika gdyż może to zaburzyć działanie formularza anonimowego.
Ostatnią czynnością jest dodanie uprawnień dla użytkownika Anonymous do kategorii dokumentów które chcemy udostępnić (Dokumenty > wybór kategorii > Edytuj kategorię dokumentu).
Po dodaniu uprawnień do dodawania dokumentów i zapisaniu pojawi się link do anonimowego formularza. Wystarczy przesłać go osobie – po wejściu na link osoba, bez konieczności podawania loginu czy hasła – będzie miała możliwość wypełnić i zapisać dokument.