Aplikacja Zakupy służy do kompleksowej obsługi procesów zakupowych, od złożenia zapotrzebowania przez użytkownika do realizacji zakupu i wydania zapotrzebowanych elementów. W aplikacji można wyróżnić kilka ścieżek procesów, na przykład:
- Wydanie z magazynu
- Ścieżka kosztowa – zamówienie i realizacja bez obsługi magazynu
- Ścieżka magazynowa – zamówienie i realizacja z obsługą magazynu
- Postępowanie zakupowe – sformalizowana procedura zakupu z obsługą ofert i wyborem najkorzystniejszej oferty.
Zapotrzebowania
Każda ścieżka procesów zakupowych rozpoczyna się od złożenia zapotrzebowania przez użytkownika. Pozwala to na szybkie zgłoszenie przez pracownika danej potrzeby. Pracownik może wybrać elementy z katalogu asortymentu więc mamy kontrolę nad tym co może zamówić.
Jak wydać na powyższym obrazie pracownik musi podać jedynie niezbędne dane. System automatycznie wyliczy wartość zapotrzebowania czy przeliczy ilości. Wszystkie zapotrzebowania są prezentowane na standardowej liście, tak jak inne elementy systemu:
Osoba odpowiedzialna za zakupy może przeglądać wszystkie zapotrzebowania czy filtrować według zadanych kryteriów. Może też przekształcić zapotrzebowanie w inny dokument, np. Wydanie wewnętrzne, Zamówienie u dostawcy, Fakturę czy Postępowanie zakupowe.
Taki widok pozwala na sprawne zarządzanie zapotrzebowaniami jednak nie zawsze jest optymalny. Jeżeli w zapotrzebowaniu jest wiele pozycji może się okazać, że każdą z pozycji należy potraktować oddzielnie. Jedne mogą być od razu wydane z magazynu, inne należy zamówić u dostawcy. Kolejne są na tyle duże, że należy przeprowadzić postępowanie przetargowe.
Dlatego stworzone zostały dwa dedykowane widoki które pokazują pozycje zapotrzebowań:
W pierwszym widoku widzimy poszczególne pozycje zapotrzebowań. Mamy informacje o dokumencie zapotrzebowania, ilości oraz asortymencie dlatego w łatwy sposób możemy przefiltrować listę pod kątem np. wybranego asortymentu. Z tego miejsca również możemy przekształcić dokument w Zamówienie czy Postępowanie przetargowe. Istotną różnicą jest to, że o ile przekształcając zapotrzebowania z pierwszego widoku do zamówienia trafiają wszystkie pozycje z zaznaczonych zapotrzebowań. Z tego widoku trafiają tylko te pozycje asortymentu, które są zaznaczone. Wszystkie dokumenty zapotrzebowań są przypisane do tworzonego zamówienia.
Poniżej przykładowy dokument zamówienia wygenerowany z zapotrzebowań:
Drugim widokiem zapotrzebowań jest zagregowana lista zakupowa. W tym widoku zapotrzebowania są zagregowane według pozycji. Dodatkowo wyliczany jest stan magazynowy na poszczególnych pozycjach co pozwala na łatwe sprawdzenie, które pozycji wymagają zakupu oraz wielkość samego zakupu.
Z tego miejsca możemy stworzyć zamówienie u dostawcy. System sam wylicza ilość potrzebną do zakupu i tworzy zamówienie na tę ilość.
Na poniższym zrzucie ekranu widać, że system, tworząc zamówienie, wstawił wartość z kolumny Do zakupu. Dodana jest również pozycja do listy Powiązane pozycje listy zakupowej.
Rozchody wewnętrzne
Jeżeli mamy w magazynie odpowiednią ilość asortymentu, możemy zrealizować zapotrzebowanie bez dokonywania zakupu. Wystarczy wydać potrzebny towar. Służy do tego dokument Rozchód wewnętrzny, którego zadaniem jest utrzymywanie właściwych stanów magazynowych. Wystawiając dokument tego typu zdejmujemy określoną w dokumencie ilość asortymentu ze wskazanego magazynu. W prezentowanej wersji dokument nie ma zdefiniowanej procedury obiegu, jeżeli istnieje taka potrzeba można stworzyć procedurę.
Lista dokumentów Rozchodu wewnętrznego ma charakter czysto informacyjny.
Wchodząc w szczegóły dokumentu widzimy podstawowe informacje: co zostało wydane, kiedy, kto wydawał oraz kto odbierał.
Ścieżka kosztowa
Ścieżką kosztową określamy ciąg procesów które są rozliczane z pominięciem magazynu. Od strony księgowej oznacza to, że zakupu są od razu rozliczane w kosztach. Jest to uproszczona ścieżka, służąca głównie do szybkich zakupów dokonywanych ad hoc.
Zamówienia
Dokument zamówienia jest z reguły generowany z zapotrzebowań. Wyżej opisane są trzy widoki zapotrzebowań, których można użyć do weryfikacji potrzeb pracowników oraz stanów magazynowych. Po wygenerowaniu dokumentu zamówienia można znaleźć w module Zamówienia.
Po wygenerowaniu dokumentu system przenosi informacje o asortymencie oraz o powiązanych dokumentach. Użytkownik procedujący zamówienie musi uzupełnić ten dokument o inne istotne dane – sprzedawcę, płatności itp.
W ramach procesu obiegu dokumentu zamówienia generowany jest załącznik zamówienia który może zostać wysłany e-mailem lub tradycyjną pocztą do sprzedawcy. W przypadku wybrania metody wysyłki e-mail system prosi o podanie adresu wysyłki a następnie, w ramach kroku obiegu, automatycznie wysyła załącznik na wskazany adres.
Na formularzu zamówienia jest do wyboru ścieżka zamówienia. Można wybrać ścieżkę kosztową lub magazynową. Po wybraniu ścieżki kosztowej w ramach procesu obiegu dokumentu tworzony jest dokument faktury kosztowej oraz są kopiowane dane z zamówienia.
Faktury kosztowe
Faktury kosztowe są standardowymi fakturami wdrażanymi w ramach systemu NAVIGATOR. W aplikacji Zakupy można je znaleźć w module Faktury zakupu.
Ścieżka magazynowa
Zamówienia
Zamówienie w ścieżce magazynowej wygląda i zachowuje się tak samo, jak zamówienie w ścieżce kosztowej. Jedyną różnicą jest konieczność wskazania magazynu.
Po wybraniu ścieżki, w ramach kroku procesu tworzona jest faktura magazynowa do której kopiowane są dane z zamówienia. Jedną z tych danych jest magazyn, do którego zostanie dostarczony towar dlatego to pole na zamówieniu w ścieżce magazynowej jest wymagalne.
Faktury magazynowe
Po wygenerowaniu faktury magazynowej wszystkie istotne informacje są przenoszone z zamówienia. Nie są to oczywiście informacje dostarczone od dostawcy, dlatego po otrzymaniu dokumentu od dostawcy należy uaktualnić te dane. Można to zrobić np. przez dodanie skanu faktury do dokumentu i uruchomienie procedur OCR / AI. Wybrana w procedurze ścieżka postępowania jest inna niż standardowa, gdzie najpierw dodajemy skan faktury, rozpoznajemy go i na podstawie danych tworzymy dokumenty ale dzięki temu zachowujemy spójność i ciągłość dokumentów na całej ścieżce co umożliwia kontrolę realizacji procesu
Faktura magazynowa ma dodatkowe elementy, które pozwalają na skojarzenie jej z zamówieniem. Po ustawieniu opcji Czy istnieje zamówienie do faktury na Tak mamy możliwość wyboru z listy dostępnych zamówień interesującego nas. Możemy następnie uruchomić procedurę przepisania pozycji z zamówienia. Uruchomienie następuje przez przycisk widoczny na formularzu. Jeżeli generuje fakturę z zamówienia wszystkie te czynności zostaną wykonane automatycznie.
Warto w tym miejscu zauważyć, że do jednego zamówienia możemy otrzymać wiele faktur. System prawidłowo rozpoznaje taką sytuację i gdy uruchomimy procedurę przepisywania pozycji sprawdzi, czy są inne faktury do tego zamówienie i prawidłowo obliczy ilość pozostałą do realizacji. Dlatego nawet po wygenerowaniu faktury z zamówienia, jeżeli jest to kolejna faktura, warto uruchomić tę procedurę choćby dla bieżącej kontroli.
Rozliczanie zamówienia
Kolejnym elementem dodatkowym na fakturze magazynowej jest mechanizm porównania zamówienia z fakturą. Element ten jest widoczny tylko wtedy, gdy ustawiona jest opcja Czy istnieje zamówienie do faktury.
Porównanie faktury i zamówienia jest przedstawione w formie tabeli, w której każdy wiersz dotyczy jednego asortymentu. Lewa strona tabeli dotyczy faktury a prawa zamówienia. System rozpoznaje, czy do wskazanego zamówienia były inne faktury i prawidłowo wylicza ilość asortymentu pozostałą do realizacji. Pozwala to na łatwe rozliczanie dostaw częściowych.
System próbuje dopasować pozycje z zamówienia do faktury, jeżeli jednak nie znajduje ich pozostawia je puste. Pozwala to użytkownikowi na ręczne dopasowanie pozycji np. w sytuacji, gdy nazwy asortymentu różnią się lecz dotyczą tych samych elementów.
Jak widzimy na powyższym przykładzie system porównuje zarówno ilości jak i wartości zamówionego towaru. Można dzięki temu wykryć zmianę ceny jednostkowej w stosunku do zamówienia – ja w przypadku papieru ksero A4 na przykładzie, jak i różnicę w ilości dostarczonego asortymentu. Wiersze różniące wartościami są zaznaczone na kolorowo.
Postępowania zakupowe
Najbardziej złożoną procedurą zakupu jest postępowanie zakupowe. Pozwala ono na zebranie w jednym miejscu ofert a procedura obiegu pozwala na zapoznanie się z nimi komisji przetargowej. Dzięki automatyzacji procesu system pilnuje spójności i kompletności danych.
Oferty
Oferty są typem dokumentów niezależnych od postępowań zakupowych. Tak naprawdę oferta może pojawić się w każdym procesie zakupowym jedna w postępowaniu jest to element obowiązkowy.
Tak jak w przypadku innych dokumentów w systemie oferty prezentowane są w formie standardowej listy. Z uwagi na silne powiązanie z postępowaniem zakupowym lista umieszczona jest w module Postępowania zakupowe.
W prezentowanej wersji aplikacji ofertę dodaje się do systemu ręcznie, nie ma mechanizmy wysyłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców. Aplikacja została tak przygotowana celowo, żeby umożliwić używanie ofert w ramach innych ścieżek.
Po otrzymaniu oferty i wprowadzeniu jej do systemu pracownik może wybrać w polu Dotyczy postępowania zakupowego element z listy aktywnych postępowań. Dzięki temu system zadba o odpowiednie powiązanie elementów.
Po akceptacji oferty system tworzy relacje między ofertą a wybranym postępowaniem. Jest to niezwykle istotny element o czym przekonamy się omawiając postępowanie zakupowe.
Postępowania
Dokument postępowania zakupowego możemy stworzyć ręcznie bądź wygenerować z zapotrzebowań składanych przez pracowników. Procedura jest identyczna jak w przypadku pozostałych ścieżek.
Lista postępowań zakupowych znajduje się w module postępowania.
Procedura obiegu dla postępowań zakupowych składa się z dwóch głównych podprocesów:
- Procesu akceptacji, w ramach którego uzgadniana jest szacowana cena, skład komisji zakupowej oraz inne formalne elementy.
- Proces wyboru, w ramach którego porównywane są oferty i wybierana najkorzystniejsza.
Dokument postępowania zakupowego zawiera podstawowe informacje, takie jak opis postępowania, kryteria wyboru, daty kroków milowych postępowania takich jak data zapytania ofertowego, data składania ofert itp. Za uzupełnienie tych pól odpowiada kupiec wskazany na dokumencie.
Ostatnią istotną daną jest szacowana cena zakupu. Cenę określamy na podstawie asortymenty wstawionego ręcznie lub skopiowanego z zapotrzebowań pracowników. Od szacowanej ceny zależy wybór ścieżki procesu, w przykładowej aplikacji decyduje ona o dodatkowej akceptacji prezesa firmy. Na tym etapie należy również wskazać skład komisji przetargowej.
Po zaakceptowaniu formalnym procedura obiegu przekazuje działanie w ręce osoby odpowiedzialnej. Ta osoba steruje procesem rozpoczynając i kończąc składanie ofert. W prezentowanej wersji czynności wysyłania zapytań ofertowych odbywają się ręcznie, poza procesem. Po zebraniu ofert system automatycznie przepisuje te oferty do postępowania zakupowego.
Powiązanie oferty z postępowaniem
Jeżeli w dokumencie oferty została zaznaczona opcja powiązania z postępowaniem zakupowym to system automatycznie przypisze oferty do właściwego postępowania. Przypisanie odbywa się w ramach procedury obiegu oferty dlatego istotne jest, by ta procedura zakończyła się przez zamknięciem ofert w procesie postępowania zakupowego.
Oczywiście istnieje możliwość ręcznego powiązania dokumentów jednak jest to zdecydowanie mniej wygodne niż działanie automatyczne wykonywane przez system.
Powiązane oferty widoczne są w zakładce Dokumenty postępowania. Jeżeli postępowanie było generowane z zapotrzebowania pracownika lub do postępowania zostały dołączone inne dokumenty – np. korespondencja mailowa.
Wybór najkorzystniejszej oferty
Ostatnim etapem procesu obiegu dokumentu postępowania zakupowego jest wybór oferty. W ramach obiegu wszyscy członkowie komisji przetargowej potwierdzić, że zapoznali się z ofertami. Osoba odpowiedzialna za zakup ustala kolejność ofert i wpisuje uzasadnienie wyboru.
Po zatwierdzeniu kroku Wybór oferty system automatycznie uzupełnia informacje o najlepszej ofercie.
System automatycznie tworzy dokument umowy oraz uruchamia proces jego obiegu.
Umowy zakupowe
Ostatnim elementem procesu postępowania zakupowego jest umowa. Może ona być stworzona ręcznie lub wygenerowana z innego procesu, na przykład postępowania zakupowego.
Jest to standardowy dokument którego obieg jest ograniczony do akceptacji przełożonego i prawnika. Stanowi on bazę do późniejszej rozbudowy zgodnie z wymaganiami.
Z umowy może zostać wygenerowana faktura zakupu.
Pozostałe informacje
W aplikacji Zakupy w sekcji Pozostałe znajdują się dodatkowe informacje powiązane z procesem zakupowym jak lista asortymentu, kontrahenci czy magazyny. Nie są to stricte elementy procesu zakupowego. Z tego poziomu możemy przeglądać elementy z poszczególnych obszarów.
Magazyny
W module Magazyny mamy podgląd na aktualny stan towarów w magazynach. Na podstawowym widoku widzimy pełną listę asortymentu. Pokazane są tu tylko te elementy, których stan w magazynie jest niezerowy.
W obszarze kategorii widzimy wszystkie magazyny zdefiniowane w systemie. Możemy w łatwy sposób sprawdzić towary przypisane do konkretnego magazynu. Powyższy widok jest standarową listą, możemy więc stworzyć dodatkowe filtry oraz przeszukiwa listę po każdej z kolumn.
Asortyment
Podobny widok, prezentujący asortyment w trochę innym układzie, możemy zobaczyć wybierając moduł Asortyment. Na tym widoku możemy przefiltrować asortyment po jego kategorii, widzimy też cenę danego asortymentu. Uwaga: cena asortymentu jest ceną z cennika i nie wynika z dokumentów zakupu.
Po wejściu do konkretnego elementu widzimy podstawowe dane dotyczące towaru takie jak nazwa, kategoria, kod produktów itp. Widzimy też jednostki miar używane do danego asortymentu.
Dodatkowo pokazane są dane o dostępności danego asortymentu takie jak stan magazynu, ilość zapotrzebowanego asortymentu, ilość konieczna do zakupu czy stan zamówień. Są to wartości wyliczane przez system na podstawie dokumentów w systemie.
Dodatkowo z poziomu asortymentu możemy zobaczyć wszystkie dokumenty związane z danym elementem takie jak dokumenty przyjęcia magazynowego, zapotrzebowania czy zamówienia.
Kontrahenci
W module kontrahentów mamy dostęp do listy wszystkich wprowadzonych do systemu kontrahentów. Na liście widać podstawowe dane takie jak nazwa czy NIP.
Po wejściu do szczegółów kontrahenta widzimy dane teleadresowe, numery kont oraz dane teleadresowe. Uwaga: prezentowane są najbardziej aktualne dane kontrahenta. Może się zdarzyć, że na konkretnym dokumencie dane kontrahenta będą inne. Dzieje się tak dlatego, że każda zmiana danych kontrahenta powoduje utworzenie nowej kopii kontrahenta w bazie i oznaczenie starej jako archiwalna. Archiwalnej kopii nie możan edytować ale dane z niej są wyświetlane dna dokumentach z uwagi na zgodność historyczną danych.
Dodatkowo na kontrahencie możemy podglądnąć informacje o wszystkich dokumentach powiązanych z kontrahentem. Jak widać na powyższym przykładzie dokumentami mogą być nie tylko faktury czy oferty ale też np. kontakt.
Z poziomu kontrahenta możemy również sprawdzić historię statusów VAT kontrahenta.