Drzewko budżetowe
Struktura budżetu, który planujemy stworzyć na potrzeby firmy zależy od naszych potrzeb. Dla małych jednostek wystarczy globalny budżet firmy, dla większych potrzebne będzie stworzenie całego systemu budżetów powiązanych z pionami, działami czy zadaniami. Aby zapanować nad strukturą budżetu należy skonstruować drzewo budżetowe.
Wszystkie budżety znajdują się w aplikacji Budżetowanie w module Budżety. Widok tego modułu przypomina widok moduły Dokumenty, z tym że zamiast kategorii mamy Drzewo budżetowe.
Drzewo budżetowe zachowuje się podobnie do kategorii. Pod przyciskiem z trzema kreskami mamy menu, z którego można dodać nową gałąź drzewa, usunąć istniejącą lub ją edytować. Można też kopiować gałęzie lub przenosić je do archiwum.
Po wybraniu Dodaj lub Edytuj widzimy standardowe okno do dodawania elementu. Musimy wskazać element nadrzędny – czyli gdzie w drzewie będzie podpięta nowa gałąź lub nowy budżet, Nazwa oraz kolejność. Szczególnym polem, które trzeba wybrać to powiązanie – określa ono nam jakiego typu element dodajemy i z czym jest on powiązany. Do wyboru mamy: Strukturę, Zadanie lub Typ dokumentu.
Jak widzimy na przykładach powyżej poszczególne rodzaje powiązań można dowolnie mieszać – raz dawać strukturę a raz zadanie. Należy tylko pamiętać, że typ dokumentu musi być na samym końcu ścieżki w drzewie bo w tym miejscu wskazujemy już konkretny budżet.
Każdy element drzewa budżetowego posiada kontrolkę uprawnień która umożliwia sterowanie dostępem do budżetu. Więcej o uprawnieniach można przeczytać w osobnym artykule.
Struktura
Pierwszą opcją do wyboru rodzaju powiązanie jest struktura. Pozwala ona na powiązanie budżetu ze strukturą organizacyjną. Na przykład potrzebujemy stworzyć budżet dział produkcji.
Jak widzimy na powyższym przykładzie, po wybraniu opcji Powiązanie: Struktura pojawią się dodatkowe pola, w których z listy rozwijanej będzie można wybrać element struktury organizacyjnej. Oczywiście taki element musi istnieć, nie można w tym miejscu dodać elementu struktury który nie jest dodany do struktury organizacyjnej w aplikacji HR.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że jeżeli będziemy tworzyć tylko jeden budżet dla całej firmy to wygodniej jest dodać do drzewa pozycję, przypisać ją do struktury i wybrać całą firmę. Tak też są zbudowane wszystkie bardziej złożone drzewa budżetowe, korzeniem drzewa jest z reguły element ze struktury – cała firma.
Wybranie na gałęzi drzewa budżetowego konkretnego elementu ze struktury spowoduje, że wszystkie elementy podrzędne będą zawężone do tego elementu to znaczy wszystkie dokumenty wpływające na budżet będą przefiltrowane i pokazane tylko te, które są powiązane z konkretnym elementem struktury.
Zadanie
Budżet nie zawsze jest związany ze strukturą organizacyjną. Często mamy sytuację, gdy budżet powinien być powiązany z jakimś projektem lub zadaniem. Równocześnie może istnieć potrzeba podziału budżetu działu na mniejsze zadania. Do tego właśnie służy Zadanie w drzewie budżetowym.
Tak jak poprzednio, po wybraniu zadania jako powiązania pojawiają się dodatkowe elementy do konfiguracji – kontrolka z wyborem zadania.
Zadanie to nic innego jak element typu zadanie. Zadania definiuje się w aplikacji Projekty. Przy dodaniu nowego zadania należy wybrać typ Zadanie budżetowe aby można było wskazać to zadanie w drzewie budżetowym.
Typ dokumentu
Ostatnim typem powiązania jest Typ dokumentu. To nic innego ja rodzaj budżetu stworzony podobnie jak dokument – poprzez zdefiniowanie formularza i typu dokumentu.
Formularz do budżetu tworzymy identycznie jak formularz do dokumentów czy zadań. Szczegółowa instrukcja znajduje się w osobnym artykule. W systemie może być jeden formularz budżetowy lub wiele, w zależności od potrzeb.
Jak widzimy powyżej, tworzenie formularza dla budżetu nie odbiega od tworzenia formularza dla innych obiektów w systemie. Do dyspozycji mamy atrybuty oraz pola wbudowane. Część z pól wbudowanych, jak Obieg, Status czy Typ są uniwersalne dla wszystkich formularzy. Inne, jak Rok, Scenariusz czy Zadanie są specyficzne dla budżetów.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na dwa pola wbudowane: Budżet oraz Budżet Excel. Są to kontrolki, które na dokumencie są rozwijane w tabele zawierającą danę do budżetu. W pierwszym przypadku jest to kontrolka wbudowana, w drugim kontrolka umożliwiająca wyświetlenie pliku Excel ze zdefiniowanym budżetem.
Po dodaniu tej kontrolki można dodawać do niej miary i wymiary. Więcej o miarach i wymiarach będzie powiedziane w dalszej części artykułu.
Typ dokumentu również jest standardowy, taki jak dla innych elementów systemu. W dokumentacji znajduje się szereg artykułów o tworzeniu i konfiguracji typu dokumentu: Tworzenie typu dokumentu, Rodzaje typów dokumentu, czy Ustawienia typu dokumentu.
Po stworzeniu typu formularza i typu dokumentu dla budżetu można go dodać do drzewa budżetowego.
Miary i wymiary
Miary i wymiary są elementami, który dodajemy na formularzu budżetu w kontrolce Budżet. W pewnym uproszczeniu, miary są to kolumny na budżecie zaś wymiary to wiersze na budżecie.
Miary są zawsze wartością liczbową. Może to być wartość wyrażona w pieniądzu, np. koszt zakupu materiałów lub ilość, np. ilość wyprodukowanych towarów. W kontrolce Budżet można zdefiniować wiele miar, nasz budżet może np. zawierać ilość i wartość wyprodukowanego towaru.
Ponieważ miara jest liczbą, może być podsumowana. Możemy na formularzu zaznaczyć że dana miara ma być podsumowana.
Wymiar zawsze odwołuje się do słownika. Może to być plan kont księgowych, miejsce powstawania kosztów czy inny słownik, który jest używany w księgowości.
Miary i wymiary są podstawowym elementem konstruowania budżetu, można je zdefiniować tylko na formularzu. Jeżeli tworzymy jeden formularz na potrzeby budżetowania to należy dodać wszystkie miary i wymiary używane na różnych typach dokumentów. Potem można je włączać lub wyłączać w definicji typu dokumentu.
