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Arbeiten mit Dokumenten

Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Anwendung im Navigator-System. Auf im System verarbeitete Dokumente kann sowohl über eine dedizierte Anwendung, z. E-Mail und über die Anwendung „Dokumente

Ein Dokument hinzufügen

Nach Eingabe der Dokumentenanwendung wird eine Liste aller Dokumente angezeigt, auf die wir zuletzt zugreifen können. Es ist erwähnenswert, dass wir auf dieser Ebene normalerweise keine Dokumente hinzufügen können. Um ein Dokument hinzuzufügen, wählen Sie die Kategorie der Dokumente aus.

Dokumentkategorien

Was ist eine Dokumentkategorie? Der einfachste Weg, sich das vorzustellen, ist ein Ordner, in dem Dokumente eines Typs – beispielsweise Rechnungen – abgelegt werden. Im Navigator-System können wir eine hierarchische Kategoriestruktur erstellen. Das Layout der Kategorien erleichtert uns die Suche nach Dokumenten. Darüber hinaus können der Kategorie Benutzerberechtigungen zugewiesen werden, mit denen wir den Zugriff auf Dokumente besser verwalten können. Nach Auswahl der Kategorie können Sie ein neues Dokument hinzufügen.

Wir können ein vorhandenes Dokument eingeben, indem wir auf seine eigene Nummer klicken oder ein neues Dokument hinzufügen.

Typische Dokumentstruktur

Nach dem Hinzufügen eines neuen Dokuments wird das Dokumentformular angezeigt. Sehen wir uns am Beispiel einer Kaufrechnung an, wie ein typisches Dokumentformular aussieht. Es ist eine der umfangreichsten Arten von Dokumenten im System. Einige Elemente sind in anderen Arten möglicherweise nicht vorhanden.

Registerkarten

Normalerweise haben Dokumentformulare mehrere Registerkarten. Natürlich könnten Sie ein Formular ohne Registerkarten erstellen, aber die Verwendung wäre sehr unpraktisch. Das Gruppieren der Dokumentoptionen in Registerkarten erhöht die Benutzerfreundlichkeit des Systems erheblich.

Jedes Dokument verfügt über mindestens eine Registerkarte. In der Regel heißt es Allgemeines. Die Registerkarten Workflow, Berechtigungen und Kommentare sind ebenfalls häufig. Auf dem Kaufrechnungsbeleg sehen wir auch zusätzliche Registerkarten für diesen Dokumenttyp oder für die Kategorie der Buchhaltungsbelege (Zuordnung). Das Wechseln zwischen Registerkarten erfolgt durch Klicken auf deren Namen. Es ist an dieser Stelle erwähnenswert, dass wir zwischen Registerkarten wechseln können, ohne Daten zu verlieren. Wenn Sie die Registerkarte Zuweisung ausfüllen, können Sie problemlos zur Registerkarte Allgemein wechseln, um etwas zu überprüfen, ohne sich Gedanken über den Verlust unserer Daten machen zu müssen.

Allgemeines

Auf dieser Registerkarte enthält jeder Dokumenttyp grundlegende Informationen für einen bestimmten Dokumenttyp. Auf der Kaufrechnung finden Sie hier die Daten, Daten, Beträge oder eine Liste der Artikel der Lieferanten aus der Rechnung. Einige Elemente werden rot angezeigt – so zeigt das System die erforderlichen Felder an. Wenn wir sie nicht ausfüllen, können wir das Dokument vom System nicht speichern.

Workflow

Die meisten Dokumenttypen im System verfügen über ein definiertes Workflow-Verfahren. Hier erfahren Sie, was in dem Dokument zu tun ist und wer es tun soll. Auf der Registerkarte Workflow können wir eine Vorschau der durchgeführten Aktivitäten anzeigen.

Nach dem Erstellen des Dokuments ist die Registerkarte Workflow leer. Sie müssen die erforderlichen Felder ausfüllen und das Dokument speichern. In der Regel wird nach diesen Aktionen der Workflow-Vorgang automatisch gestartet. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie den Vorgang manuell starten müssen.

In einigen Fällen ist dem Dokumenttyp mehr als eine Workflow-Routine zugeordnet. Die Auswahl des Workflow-Verfahrens finden Sie normalerweise auf der Registerkarte Allgemeines.

Berechtigungen

Auf der Registerkarte Berechtigungen können Sie sehen, wer über Berechtigungen für das aktuelle Dokument verfügt. Wenn wir Eigentümer eines bestimmten Dokuments sind (d. H. Wir haben es erstellt), haben wir das Recht, dem Dokument manuell Berechtigungen zuzuweisen.

Wir können Berechtigungen für einen bestimmten Benutzer, für eine im System definierte Benutzergruppe oder für ein Element der Organisationsstruktur des Unternehmens hinzufügen. Wir können zwischen zwei Berechtigungsoptionen wählen: Ändern oder Lesen.

Bemerkungen

Mit Kommentaren können wir Dokumente zu Dokumenten hinzufügen und problemlos mit der im Kommentar angegebenen Person kommunizieren. Die Verwendung von Kommentaren wird im Artikel zur Kommunikation im System ausführlich beschrieben.

Anhänge

Das Anhangsfenster ist keine typische Registerkarte, sondern ein Formularelement, das von jeder Registerkarte aus sichtbar ist. Wenn wir uns im Bearbeitungsmodus befinden, können wir einen Anhang hinzufügen oder die OCR-Funktion aufrufen, d. H. Die Bilderkennung. Wir können dem Dokument beliebig viele Anhänge hinzufügen.

Wenn auf dem Bildschirm zu wenig Platz vorhanden ist, können wir sie ausblenden.

Elektronische Unterschrift

Wenn das Dokument im PDF- oder Microsoft Office-Format vorliegt – d. H. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien – können Sie diese elektronisch im System signieren. Diese Option befindet sich im Anhangsmenü.

Um es zu signieren, müssen Sie die mit dem Navigator-System gelieferte lokale Anwendung installieren. Bei Auswahl der Option Signatur hinzufügen prüft das System, ob das Programm installiert ist, und schlägt andernfalls vor, es zu installieren. Anweisungen zum Installieren des Signaturprogramms und der Systemkonfiguration finden Sie in einem separaten Artikel.

Wenn das lokale Programm ordnungsgemäß installiert ist, wird dieses Programm durch Auswahl der Option Signatur hinzufügen gestartet. Das Programm wird möglicherweise am unteren Bildschirmrand angezeigt und klicken Sie darauf.

Das Programmfenster zur Anzeige des Zertifikats wird angezeigt. Das Navigator-System wird ohne Zertifikat für die elektronische Signatur geliefert. Um diese Option nutzen zu können, müssen Sie ein kommerzielles Zertifikat erwerben. Das Navigator-System erfordert ein ordnungsgemäß installiertes Signaturzertifikat auf dem lokalen Computer. Einzelheiten zur Installation und Verwendung von Zertifikaten finden Sie auf den Websites der Anbieter von Lösungen für elektronische Signaturen. Das Windows-Zertifikat wird im folgenden Beispiel verwendet.

Nachdem der Anhang ordnungsgemäß signiert wurde, ändert sich das Symbol im Anhang. Ein Vorhängeschloss bedeutet, dass das Dokument signiert wurde.

Wir erhalten auch Zugriff auf eine neue Funktionalität – Vorschau der Signaturdetails.

Andere Registerkarten

Auf dem Dokumentformular werden möglicherweise andere Registerkarten angezeigt, die einem bestimmten Dokumenttyp zugeordnet sind.

Dokumentvorgänge

OCR

Mit einem Anhang können wir OCR-Tools verwenden, um den Text zu erkennen. Derzeit verwendet das Navigator-System zwei solcher Tools: Google, ein kostenloses Tool eines bekannten Internetdienstanbieters, und Abbyy, ein kommerzielles Tool (separate Lizenz erforderlich) eines anerkannten OCR-Softwareherstellers. Das Tool wird vom Administrator in der Systemkonfigurationsphase ausgewählt. Der Benutzer kann das ausgewählte Tool nicht ändern.

Dank der OCR-Funktion können wir die Felder im Dokument automatisch ausfüllen, indem wir sie aus dem Scan des Dokuments lesen.

Erstellen ein Dokument aus einem anderen Dokument

Um die Arbeit im Navigator-System zu beschleunigen, wurde die Funktion zum Erstellen von Dokumenten auf der Basis vorhandener implementiert. Wie funktioniert diese Funktion? In unserer täglichen Arbeit haben wir viele Paare von Dokumenten, die eng miteinander verbunden sind, zum Beispiel:

  • Rechnung und Korrekturrechnung
  • Kaufrechnung und Quittung an das Lager
  • Transportauftrag und Logbuch

Nach dem Öffnen eines Dokuments verfügt das Menü Mehr über die Option Konvertieren in mit dem Dokumentnamen. Nach Auswahl dieser Option wird ein neues Dokument mit den aus dem Quelldokument kopierten Daten erstellt.

Vorlagendokument für den Auftragnehmer

In einer Situation, in der bestimmte Dokumente des gleichen Typs von einem Auftragnehmer häufig wiederholt werden – ein Beispiel kann eine Rechnung für Telekommunikationsdienste oder Medien sein -, sollte ein Musterdokument für den Auftragnehmer angegeben werden. Wenn ein solches Dokument ausgewählt ist, enthält jedes nachfolgende Dokument die Felder, die aus dem Modelldokument kopiert wurden.

Verändern Geschichte

Wenn Sie diese Option auswählen, werden Informationen zu den Änderungen am Dokument angezeigt. Abhängig von der ausgewählten Option erhalten wir bei der Konfiguration des Systems Informationen zu den letzten Änderungen jedes Benutzers oder zu allen am Dokument vorgenommenen Änderungen. In besonderen Fällen kann der Administrator das Speichern des Änderungsverlaufs deaktivieren. In diesem Fall werden keine Informationen zu den vorgenommenen Änderungen angezeigt.

Wir können jede gespeicherte Änderung in der Vorschau anzeigen. Nachdem Sie auf den Link im Fenster geklickt haben, können Sie die Dokumentansicht so anzeigen, wie sie nach der Änderung war.

Workflow

 

Konsultationen

Manchmal können wir uns nicht selbst für ein Dokument entscheiden. Wir müssen die Entscheidung mit anderen Mitarbeitern besprechen. Das Navigator-System enthält Tools, die Ihnen dabei helfen. Alles, was Sie tun müssen, ist die Option Konsultieren auszuwählen, die Person auszuwählen und zu schreiben, was wir von ihnen benötigen.

Dies sind Ad-hoc-Aktivitäten, die über den definierten Workflow hinausgehen. Es ermöglicht die Zirkulation anderer Personen als derjenigen, die bei der Erstellung der Zirkulation angegeben wurden.

Wenn die Person, an die wir eine Anfrage zur Konsultation senden, antwortet, kehrt die Schaltung zu uns zurück und wartet darauf, dass die Aktion in dem Schritt ausgeführt wird, in dem wir die Angelegenheit zur Konsultation weitergeleitet haben.

Delegieren die Aufgabe

Die Delegierung der Aufgabe funktioniert ähnlich wie die Konsultation. Hier können wir auch eine Person von außerhalb des Workflows angeben, an die die Aktion übertragen wird. Der Unterschied besteht darin, dass während der Konsultationen der Workflow an die Person zurückkehrt, die für den Workflow-Schritt verantwortlich ist. Im Falle einer Übertragung muss die Person, an die wir ihn übertragen, den aktuellen Schritt im Workflow ausführen.

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