Ein spezieller Dokumenttyp im Navigator-System ist Aufgaben. Dank Aufgaben können wir Aktivitäten im System speichern, die von einer einfachen Bestellung zur Ausführung einer Aufgabe für einen Kollegen bis zu komplexen Projekten reichen, die von Mitarbeiterteams ausgeführt werden.
Die Gründe, aus denen Aufgaben einem separaten Bereich zugewiesen wurden, sind:
- Hierarchie der Aufgaben
- Systemverwaltung von Zeitabhängigkeiten
- Ressourcenplanung
- Spezielle Systemberichte, einschließlich des Gantt-Diagramms
Dank der Trennung von Aufgaben von anderen Dokumenten ist es außerdem möglich, Aufgaben, die auf den angemeldeten Benutzer warten, in einem separaten Element auf dem Desktop anzuzeigen. Auf diese Weise können Aufgaben von anderen Dokumenten getrennt werden, die auf Benutzerantworten warten.
Aufgaben und Projekte können einen definierten Workflow haben, in dem wir die nächsten Schritte (z. B. Genehmigung der Aufgabenerfüllung) geben oder nicht. In diesem Fall geht die Aufgabe an den in der Aufgabe angegebenen Auftragnehmer.
Aufgaben
Aufgaben sind, wie der Name schon sagt, einfache Einzeljobs, die an einen bestimmten Mitarbeiter delegiert werden. Wir können auch eine Aufgabe erstellen und uns selbst zuweisen, z. um die Arbeit zu erledigen. Viele Arten von Aufgaben können im System definiert werden. Die beliebtesten Arten von Aufgaben, die wir in implementierten Systemen am häufigsten erfüllen können, sind einfache Aufgaben (grundlegender Aufgabentyp), Fehler (Fehler), Aufgaben für eine bestimmte Abteilung (z. B. IT, Beschaffung) , etc.). Das Erscheinungsbild des Aufgabenformulars hängt von den spezifischen Anforderungen des Benutzers ab und kann daher zwischen den Systemen unterschiedlich sein. Ein Beispiel für ein Aufgabenformular könnte folgendermaßen aussehen:
Sie können der Projektanwendung eine Aufgabe hinzufügen.
Die Aufgabe wird wie jedes andere Dokument im System hinzugefügt. Das Aufgabendokument basiert auf einem Formular, sodass es frei definiert und an die Bedürfnisse der Benutzer angepasst werden kann. Detaillierte Informationen zum Konfigurieren von Dokumenttypen und Formularen finden Sie in separaten Artikeln.
Standardmäßig können Sie auf die Aufgaben zugreifen, indem Sie im Menü auf die Anwendung Projekte klicken. Mit den Filtern auf der linken Seite können Sie nach Aufgaben suchen. Aufgaben können zu bestimmten Projekten gehören.
Projekte
Wenn Sie mehr als eine einfache Aufgabenreihenfolge benötigen, können Sie mit Navigator ein komplexes Projekt definieren, das aus vielen miteinander verbundenen Aufgaben besteht. Aus Sicht des Systemaufbaus gibt es keinen besonderen Unterschied zwischen Aufgabe und Projekt. Beide Aufgabentypen können Unteraufgaben haben, über die Sie eine komplexe Projektstruktur erstellen können.
Wir beginnen das Projekt mit der Erstellung eines übergeordneten Dokuments. Es kann von jedem Typ sein. In Bereitstellungen, in denen das Projekt definiert ist, enthält das übergeordnete Dokument in der Regel Elemente, die die Aggregation von Informationen aus untergeordneten Aufgaben ermöglichen.
Unteraufgaben
Beim Erstellen der Aufgabenstruktur im Navigator-System stützen wir uns auf die häufig verwendete Work BreakDown Structure-Methode (PSP, Work Breakdown Structure). Jede Aufgabe ist entweder eigenständig oder besteht aus Unteraufgaben.
Charakteristische Elemente von Projekten
Dokumenttyp Die Aufgabe unterscheidet sich nicht wesentlich vom Standarddokumenttyp. Wir können hier dieselben Attribute oder ähnliche integrierte Felder finden. Die Struktur des Dokumentformulars selbst ist ebenfalls ähnlich. Die meisten Registerkarten wie: Allgemein, Workflow, Berechtigungen, Kommentare, die wir in Aufgaben treffen, funktionieren genau wie in anderen Dokumenten.
Es gibt auch Elemente, die für Aufgaben und Projekte charakteristisch sind.
Allgemeines
Die meisten Elemente auf der Registerkarte Allgemein sind anderen Dokumenten gemeinsam. Wir können grundlegende Informationen zu einem Projekt oder einer Aufgabe hinzufügen. Wir können den Aufgabentyp, das Verfahren, den Auftragnehmer, den Status oder die Priorität der Aufgabe definieren, die Standardattribute sind. Ein für Aufgaben charakteristisches Element ist das Feld Übergeordnete Aufgabe, mit dem eine Hierarchie von Aufgaben erstellt wird.
Fristen
In Aufgaben verfügen wir über eine ganze Reihe von Elementen bezüglich der Planungs- und Ausführungszeiten der Aufgabe. In der Regel können wir auf der Registerkarte Allgemein oder auf der Registerkarte Eigene Termine den Zeitpunkt der Aufgaben- oder Projektausführung planen. Falls die Aufgabe bereits abgeschlossen ist, können wir die tatsächliche Ausführungszeit sehen.
Bei hierarchisch verwandten Aufgaben ist es auch möglich, die Aufgabe von anderen Aufgaben abhängig zu machen. Wir verfügen über Links wie „Es beginnt nach“, „Es beginnt mit“ und „Es endet mit“. Geben Sie nach Auswahl dieser Optionen die Aufgabe aus dem aktuellen Projekt und die Verzögerung an.
Ressourcen
Auf der Registerkarte Ressourcen können Sie Aufgaben Ressourcen zuweisen. Standardmäßig sind vier Ressourcen integriert: Mitarbeiter, Ausrüstung, Material und Kosten. Die ersten drei basieren auf den im System definierten Wörterbüchern, die letzte ermöglicht die Eingabe des dem Projekt zugewiesenen Betrags.
Aufzeichnungen über die Arbeitszeit im Projekt
Die Arbeitszeitberichterstattung ist nicht nur für das Projektmanagement vorgesehen, sondern wird hier häufig verwendet. Dank dessen können wir leicht die Kosten unserer eigenen Mitarbeiter erfassen, die an dem Projekt beteiligt sind.
Arbeitskarten
Arbeitskarten helfen uns, die Zeit zu steuern und zu planen, die wir für eine bestimmte Aufgabe aufwenden. Um die Arbeitskarten zu vervollständigen, gehen Sie in der Arbeitszeit zum Menü.
Sie können diese Informationen auch von der anderen Seite hinzufügen – von der Aufgabenseite.
Planungsarbeiten
Auf der Registerkarte Realisierung haben wir die Möglichkeit, unsere Arbeitszeit zu planen. Die Umsetzung unserer Arbeit beginnt mit dem Klicken auf die Schaltfläche „Arbeit starten“
Gantt-Diagramm
Die Informationen zu den Fristen für die Erledigung einzelner Unteraufgaben und deren Abhängigkeiten lassen sich am besten grafisch darstellen. Im Navigator-System können wir hierfür das Gantt-Diagramm verwenden. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Gantt-Diagramm darzustellen. Die erste dynamische Methode besteht darin, ein integriertes Feld in das Formular einzufügen.
Die zweite, statischere Möglichkeit, ein Gantt-Diagramm darzustellen, ist die Verwendung eines Berichts.
Im Modul Projekte ist es möglich, einen Projektbericht für Projekte basierend auf Formularen zu drucken. Es zeigt uns alle Informationen über das Projekt und seine Umsetzung.
Auf der linken Seite können wir die Informationen auswählen, die auf dem Ausdruck angezeigt werden sollen.
Wir können Informationen wie ein detailliertes Gantt-Diagramm oder einen Taskplaner sehen.
Ein umfangreicheres Element sind Kosten und Erträge, bei denen wir die geplanten und tatsächlichen Kosten einzelner Aufgaben im Detail sehen können.
Ein weiteres komplexes Element sind Beziehungen, in denen wir Informationen über die Beziehungen zwischen allen Aufgaben im Projekt finden.
Ganz am Ende des Ausdrucks befindet sich eine Zusammenfassung der tatsächlichen Werte.
Eine umfassendere Berichtsmethode wurde in die Berichte aufgenommen.
Aufgaben Workflow
Der Job-Workflow unterscheidet sich nicht vom Workflow für andere Dokumenttypen. Um eine Workflow-Prozedur für eine Aufgabe festzulegen, bearbeiten Sie die Aufgabe und wählen Sie die entsprechende Prozedur aus.
