Kategorie

Wersja systemu

6.36.46.56.26.16.05.95.85.75.65.55.45.35.25.1

Dodawanie nowego dokumentu

Dodawanie dokumentu

Po wejściu do aplikacji dokumenty widzimy listę wszystkich dokumentów, do których mamy dostęp pokazanych od najnowszych. Warto zauważyć, że na tym poziomie z reguły nie mamy możliwości dodawania dokumentów. Aby dodać dokument należy wybrać kategorię dokumentów.

Po kliknięciu w przycisk dodania nowego dokumentu pojawi się widok dokumentu. Możemy teraz wprowadzać dane do dokumentu. W trybie edycji dokumentu mamy dostępne przyciski Zapisz i Wstecz. Jeżeli nie zapiszemy wprowadzonych danych przed wyjściem z dokumentu, np. klikając w przycisk Wyjdź utracimy wprowadzone dane. Może się zdarzyć, że system nie pozwoli nam zapisać dokumentu wyświetlając komunikat, że pola wymagane nie są uzupełnione. Pola wymagane oznaczone są kolorem wyróżnionym, w standardowym motywie Navigatora jest to kolor różowy. Dopóki te pola nie zostaną uzupełnione system nie pozwoli  zapisać dokumentu.

Kategorie dokumentów

Czym jest kategoria dokumentu? Najłatwiej wyobrazić sobie to jako segregator do którego trafiają dokumenty jednego rodzaju – na przykład faktury. W systemie Navigator mamy możliwość budowania hierarchicznej struktury kategorii. Układ kategorii ułatwia nam wyszukiwanie pism. Ponadto do kategorii mogą być nadane uprawnienia dla użytkowników przez co możemy lepiej zarządzać dostępem do dokumentów. Po wybraniu kategorii pojawi się możliwość dodania nowego dokumentu.

Możemy wejść do istniejącego dokumentu klikając na jego numer własny lub dodać nowy dokument.

Typowa struktura dokumentu

Po dodaniu nowego dokumenty pojawi się formularz dokumentu. Zobaczmy, jak wygląda typowy formularz dokumentu na przykładzie faktury zakupu. Jest to jeden z najbardziej rozbudowanych typów dokumentów w systemie, w innych typach może niektórych elementów nie być.

Zakładki

Z reguły formularze dokumentów mają kilka zakładek. Oczywiście można by stworzyć formularz bez zakładek ale byłby on bardzo niewygodny w obsłudze. Pogrupowanie opcji dokumentu w zakładki znacząco zwiększa wygodę korzystania z systemu.

Każdy dokument ma przynajmniej jedną zakładkę. Z reguły nazywa się ona Ogólne. Często występują też zakładki Obieg, Uprawnienia oraz Komentarze. Na dokumencie faktury zakupu widzimy też dodatkowe zakładki dedykowane dla tego typu dokumentu (Płatności) lub dla kategorii dokumentów księgowych (Dekretacja, Księgowość). Przełączanie między zakładkami odbywa się poprzez kliknięcie na ich nazwie. Warto w tym miejscu zauważyć, że możemy przełączać się między zakładkami bez utraty danych. Wypełniając zakładkę Księgowość możemy spokojnie przełączyć się na zakładkę Ogólne by coś sprawdzić nie martwiąc się że utracimy dane.

Ogólne

Na tej zakładce w każdym typie dokumentów znajdują się podstawowe informacje dla danego typu dokumentu. Na fakturze zakupu możemy tu znaleźć dane kontrahenta, daty, kwoty czy listę elementów z faktury. Niektóre elementy są wyświetlone na czerwono – tak system sygnalizuje pola wymagane. Jeżeli nie uzupełnimy ich system nie pozwoli nam zapisać dokumentu.

Obieg

Większość typów dokumentów w systemie posiada zdefiniowaną procedurę obiegu. Mówi ona, jakie czynności należy wykonać na dokumencie oraz kto ma to zrobić. W zakładce Obieg możemy podglądnąć jakie czynności zostały już zrobione zrobione i jakie czynności oczekują na wykonanie.

Na powyższym przykładzie widzimy zadania wykonane – zielony kolor statusu oraz zadania oczekujące – żółty kolor statusu. Dodatkowo możemy zobaczyć jaki jest uruchomiony obieg (pole Procedura), kto go uruchomił (pole Obieg) oraz jakie są statusy obiegu i dokumentu. Widzimy dwa statusy gdyż status dokumentu jest definiowany indywidualnie dla każdego typu dokumentu więc może się różnić między dokumentami zaś status obiegu jest predefiniowany i składa się z kilku opcji takich jak: W trakcie realizacji, Zakończony, Zatrzymany. Dodatkowo w tym widoku możemy śledzić czasy wykonania poszczególnych działań w obiegu.

Po utworzeniu dokumentu zakładka Obieg jest pusta. Należy wypełnić wymagane pola oraz zapisać dokument – z reguły po tych czynnościach procedura obiegu zostaje automatycznie uruchomiona. Może się jednak zdarzyć, że należy procedurę wybrać i uruchomić ręcznie.

W niektórych przypadkach typ dokumentu ma przypisaną więcej niż jedną procedurę obiegu. Wybór procedury obiegu z reguły znajduje się na zakładce Ogólne.

Uprawnienia

Na zakładce uprawnienia możemy zobaczyć, kto ma uprawnienia do aktualnego dokumentu. Jeżeli jesteśmy właścicielem danego dokumenty (czyli stworzyliśmy go) mamy prawo ręcznie nadać uprawnienia do dokumentu.

Możemy dodać uprawnienia dla konkretnego użytkownika, dla zdefiniowanej w systemie grupy użytkowników lub dla elementu struktury organizacyjnej firmy. Do wyboru mamy dwie opcje uprawnień: modyfikację lub odczyt.

Komentarze

Komentarze pozwalają nam dodawać uwagi do dokumentów oraz na prostą komunikację ze wskazaną w komentarzu osobą. Użycie komentarzy zostało szczegółowo opisane w artykule o komunikacji w systemie.

Załączniki

Panel załączników nie jest typową zakładką ale elementem formularza widocznym z każdej zakładki. Jeżeli jesteśmy w trybie edycji możemy dodać załącznik lub wywołać funkcję OCR czyli rozpoznawania obrazów. Możemy dodać dowolną ilość załączników do dokumentu.

Jeżeli mamy mało miejsca na ekranie możemy je ukryć.

Uruchamianie obiegu

W typowej sytuacji obieg jest uruchamiany automatycznie, po zapisaniu dokumentu. Po utworzeniu dokumentu a przed jego zapisaniem zakładka Obieg jest pusta gdyż obieg jeszcze nie jest uruchomiony. Należy wypełnić wymagane pola oraz zapisać dokument – w zakładce pojawi się informacja o uruchomionym obiegu wraz z następnymi działaniami w obiegu. W zależności od konfiguracji obiegu użytkownik, który stworzył i zapisał dokument może mieć jakieś działania do wykonania lub nie.

Może się jednak zdarzyć, że należy procedurę wybrać i uruchomić ręcznie. W niektórych przypadkach typ dokumentu ma przypisaną więcej niż jedną procedurę obiegu. Wybór procedury obiegu z reguły znajduje się na zakładce Ogólne.

Należy przejść do zakładki Ogólne, znaleźć element Procedura obiegu i wybrać procedurę. Po zapisaniu procedura zostanie uruchomiona.

Spis treści

Menu