Wprowadzenie
Konfiguracja systemu
Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić w celu użycia akcji do integracji z KSeF-em jest włączenie integracji w konfiguracji systemu. Można to zrobić poprzez Ustawienia > Pozostałe > Ustawienia. Na końcu listy opcji znajduje się sekcja KSeF w której należy wybrać z którym serwerem system będzie się łączył.
Następnie należy wprowadzić token do autoryzacji w systemie KSeF w Ustawienia > Kartoteki > Firmy
Więcej o dostępie do systemu KSeF oraz możliwości otrzymania tokenu można przeczytać na Stronach KAS
Ostatni rzeczą, którą należy sprawdzić jest słownik stawek VAT. Procedury integracji z KSeF korzystają z kolumny Kod w tabeli stawek VAT (Ustawienia > Kartoteki > Stawki VAT). Należy przypilnować, by kody były ustawione tak, jak w przykładzie poniżej
Akcje
Utwórz XML KSeF
Akcja tworzy plik XML z danymi z faktury. Plik taki może zostać przesłany do innego systemu lub ręcznie przekazany do systemu KSeF. Nie jest konieczny do akcji Wyślij fakturę.
Parametry:
Większość pól wbudowanych jest przypisana do odpowiednich pól faktury ustrukturyzowanej dlatego nie trzeba ich konfigurować w akcji.
Dokument – Wskazanie dokumentu, na podstawie którego zostanie wygenerowana faktura KSeF. Z reguły jest to dokument na którym uruchomiono procedurę obiegu. Domyślnie jest tu wstawiana zmienna systemowa Id Dokumentu
Użytkownik – osoba, która zostanie wskazana jako modyfikująca dokument. Domyślnie jest tu wstawiana zmienna systemowa ID zalogowanego użytkownika
Typ faktury w KSeF – pole słownikowe, pozwala na wybór typu faktury.
Faktura wystawiona w cenach – pole słownikowe, wybór rodzaju cen na fakturze.
Dodatkowe pola – pole typu lista atrybutów. Pozwala na zmapowanie pól formularza na pola faktury. Dotyczy dodatkowych pól i atrybutów.
Wyślij fakturę
Akcja tworzy plik XML i wysyła go do systemu KSeF. Uwaga: plik XML nie jest zapisywany jako załącznik do dokumentu w systemie NAVIGATOR. Aby utworzyć plik XML należy użyć akcji Utwórz XML KSeF
Parametry:
Większość pól wbudowanych jest przypisana do odpowiednich pól faktury ustrukturyzowanej dlatego nie trzeba ich konfigurować w akcji.
Dokument – Wskazanie dokumentu, na podstawie którego zostanie wygenerowana faktura KSeF. Z reguły jest to dokument na którym uruchomiono procedurę obiegu. Domyślnie jest tu wstawiana zmienna systemowa Id Dokumentu
Użytkownik – osoba, która zostanie wskazana jako modyfikująca dokument. Domyślnie jest tu wstawiana zmienna systemowa ID zalogowanego użytkownika
Typ faktury w KSeF – pole słownikowe, pozwala na wybór typu faktury.
Faktura wystawiona w cenach – pole słownikowe, wybór rodzaju cen na fakturze.
Dodatkowe pola – pole typu lista atrybutów. Pozwala na zmapowanie pól formularza na pola faktury. Dotyczy dodatkowych pól i atrybutów.
Numer referencyjny sesji – w tym miejscu można wskazać atrybut na formularzu, w którym zapisany zostanie numer sesji KSEF. Numer ten jest potrzebny by pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru. Obecność tego numeru jest również znakiem, że faktura została prawidłowo przesłana.
Akcja Pobierz UPO
Akcja pozwala na pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO). Dokument ten jest tożsamy z potwierdzeniem dostarczenia faktury do kontrahenta. Dokument UPO pobierany jest w formie XML i zapisywany w panelu załączników.
Parametry:
Numer referencyjny sesji – w tym miejscu można wskazać atrybut na formularzu, w którym zapisany został numer sesji KSEF. Numer ten jest ustawiany przez akcję Wyślij fakturę.
Dokument – Wskazanie dokumentu, na podstawie którego zostanie wygenerowana faktura KSeF. Z reguły jest to dokument na którym uruchomiono procedurę obiegu. Domyślnie jest tu wstawiana zmienna systemowa Id Dokumentu
Użytkownik – osoba, która zostanie wskazana jako modyfikująca dokument. Domyślnie jest tu wstawiana zmienna systemowa ID zalogowanego użytkownika
Akcja Pobierz faktury
Akcja pozwala na pobranie faktur wystawionych na firmę z systemu KSeF. Działanie akcji przypomina funkcję OCR – z każdego pobranego pliku tworzony jest dokument faktury. Pola z faktury ustrukturyzowanej są przepisywane na odpowiednie pola formularza. Większość pól wbudowanych jest już zmapowana więc nie trzeba ich podawać w konfiguracji akcji. Akcja nie jest powiązana z żadnym istniejącym dokumentem, może zostać uruchomiona niezależnie. W dalszej części artykułu pokazany jest przykład konfiguracji menu dokumentów z podpiętą akcją pobierania faktur.
System zapisuje znaczniki czasowe uruchomienia akcji po to, by wyeliminować wielokrotne pobieranie tych samych dokumentów. Kolejne uruchomienia akcji spowodują pobranie tylko nowych dokumentów.
Parametry:
Większość pól wbudowanych jest przypisana do odpowiednich pól faktury ustrukturyzowanej dlatego nie trzeba ich konfigurować w akcji.
Firma – pole pozwala na wskazanie do jakiej firmy zostanie przypisana pobrana faktura.
Typ faktury w KSeF – pole słownikowe, pozwala na wybór typu faktury.
Użytkownik – osoba, która zostanie wskazana jako modyfikująca dokument. Domyślnie jest tu wstawiana zmienna systemowa ID zalogowanego użytkownika
Typ dokumentu – pole pozwala na wskazanie typu dokumentu w systemie NAVIGATOR który zostanie utworzony dla pobranych faktur
Kategoria dokumentu – pole pozwala na wskazanie kategorii dokumentu, do której zostanie przypisany utworzony dokument faktury
Dodatkowe pola – pole typu lista atrybutów. Pozwala na zmapowanie pól formularza na pola faktury. Dotyczy dodatkowych pól i atrybutów.
Przykłady procedur obiegu
Wysłanie faktury
Wysyłanie faktur najwygodniej zrealizować w ramach procedury obiegu faktury. Po kroku zatwierdzenia dokumentu można dodać kroki, które będą odpowiadały za wysyłkę faktury.
Na poniższym diagramie przedstawiony jest przykład obsłużenia trzech form wysyłki faktury: poprzez KSeF, poprzez e-mail oraz tradycyjnie, pocztą. Wykorzystane są tu akcje do wysyłki e-maili oraz akcje integracji z KSeF
Warto zauważyć, że akcja wysyłki przez KSeF jest wykonywana automatycznie zaś akcja pobierania UPO jest zwykłym działaniem użytkownika. Taka konfiguracja jest niezbędna, gdyż dokument wysłany do KSeF musi być przetworzony. Powoduje to, że bywają opóźnienia w generowaniu UPO. Dlatego użytkownik musi ręcznie, po jakimś czasie pobrać UPO.
Pobranie faktur
Pobieranie faktu można zrealizować poprzez prosty obieg składający się z jednej akcji. Ważne, by skonfigurować ten obieg w trybie akcji.
Dzięki temu będzie można podpiąć taki obieg pod pozycję w menu dokumentów. Użytkownik, wybierając opcję Pobierz z KSeF, zainicjuje pobieranie faktur.
Pola używane do komunikacji z KSeF
Akcje, służące do integracji z systemem KSeF wykorzystują pola systemowe do pobierania informacji z formularza i przesyłania ich do systemu KSeF. Oznacza to, że na formularzu muszą być takie pola jak netto, brutto, VAT czy asortyment by prawidłowo przygotować plik XML do wymiany. Tych pól nie można skonfigurować poprzez wskazanie mapowania z dowolnym atrybutem na formularzu. Akcje integracyjne nie będą prawidłowo bez tych pól.
Jednak nie wszystkie pola używane do wymiany z KSeF są obsługiwane jako pola systemowe. W tym przypadku możemy użyć atrybutów jednak do prawidłowej pracy należy wskazać mapowanie atrybutu na pole w XML KSeF. Dostępna lista pól:
Data umowy – pole typu data, służy do wskazania daty umowy na podstawie której została wystawiona faktura; pole nieobowiązkowe
Data zamówienia – pole typu data, służy do wskazania daty zamówienia, na podstawie którego została wystawiona faktura; pole nieobowiązkowe
Data zapłaty – Pole typu data; zawiera datę zapłaty w przypadku gdy faktura została opłacona; pole nieobowiązkowe
Data zapłaty częściowej – Pole typu data, zawiera datę zapłaty częściowej w przypadku gdy faktura została częściowo opłacona; pole nieobowiązkowe
Kwota zapłaty częściowej – Pole typu liczba zmiennoprzecinkowa, zawiera kwotę częściowej zapłaty; pole nieobowiązkowe
Numer umowy – Pole tekstowe, zawiera numer umowy, na podstawie której wystawiono fakturę; pole nieobowiązkowe
Numer zamówienia – Pole tekstowe; zawiera numer zamówienia, na podstawie którego wystawiono fakturę; pole nieobowiązkowe
P_16 Metoda kasowa – Pole jednokrotnego wyboru, W przypadku faktur zawierających adnotację „metoda kasowa”, dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług, w odniesieniu do których obowiązek 61 podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 ustawy, należy podać wartość „1″; w przeciwnym przypadku należy podać wartość „2″; Pole obowiązkowe
P_17 Samofakturowanie – Pole jednokrotnego wyboru, W przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy, zawierających adnotację „samofakturowanie”, należy podać wartość „1″; w przeciwnym przypadku należy podać wartość „2″. ; Pole obowiązkowe
P_18 Odwrotne obciążenie – Pole jednokrotnego wyboru, W przypadku faktur zawierających adnotację „odwrotne obciążenie”, dokumentujących dostawę towarów lub wykonanie usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – należy podać wartość „1″; w przeciwnym przypadku należy podać wartość „2″. ; Pole obowiązkowe
P18A Mechanizm podzielonej płatności – Pole jednokrotnego wyboru, W przypadku faktur zawierających adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy, należy podać wartość „1″; w przeciwnym przypadku należy podać wartość „2”.; Pole obowiązkowe
P_19 Czy zwolnienie z VAT – Pole jednokrotnego wyboru, W przypadku faktur dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy lub na podstawie innych przepisów, należy podać 62 wartość „1″; w przeciwnym przypadku należy podać wartość „2″. W przypadku, gdy pole P_19 równa się „1”, należy wypełnić dodatkowo jedno z pól: P_19A, P_19B lub P_19C.; Pole obowiązkowe
P_19A Przepis ustawy uprawniającej do zwolnienia – Pole tekstowe, Jeśli pole P_19 równa się „1″ – należy wskazać przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku. Przykład: „Art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2021 poz. 685 ze zm.)”
P_19B Przepis dyrektywy 2006/112/WE – Pole tekstowe, Jeśli pole P_19 równa się „1″ – należy wskazać przepis dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług.
P_19C Inna podstawa prawna – Pole tekstowe, Jeśli pole P_19 równa się „1″ – należy wskazać inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.
UWAGA: jeżeli pole P_19 jest ustawione na 1 to należy wypełnić jedno z pól P_19A, P_19B, P_19C
P_PMarzy Procedura marży – Pole jednokrotnego wyboru, W przypadku wystąpienia procedur marży, o których mowa w art. 119 lub 120 ustawy, należy podać wartość „1”; w przeciwnym przypadku należy podać wartość „2”. W przypadku, gdy pole P_PMarzy równa się „1”, należy wypełnić dodatkowo jedno z pól: P_PMarzy_2, P_PMarzy_3_1, P_PMarzy_3_2, P_PMarzy_3_3.
P_PMarzy_2 Procedura marży dla biur podróży – Pole logiczne (checkbox), W przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, zgodnie z art. 119 ust. 1 ustawy, a faktura dokumentująca świadczenie zawiera wyrazy „procedura marży dla biur podróży”, należy podać wartość „1”.
P_PMarzy_3_1 Procedura marży – towary używane – Pole logiczne (checkbox), W przypadku dostawy towarów używanych, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, zgodnie z art. 120 ustawy, a faktura dokumentująca dostawę zawiera wyrazy „procedura marży – towary używane”, należy podać wartość „1”.
P_PMarzy_3_2 Procedura marży – dzieła sztuki – Pole logiczne (checkbox), W przypadku dostawy dzieł sztuki, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, zgodnie z art. 120 ustawy, a faktura dokumentująca dostawę zawiera wyrazy „procedura marży – dzieła sztuki”, należy podać wartość „1”.
P_PMarzy_3_1 Procedura marży – Przedmioty kolekcjonerskie i antyki – Pole logiczne (checkbox), W przypadku dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, zgodnie z art. 120 ustawy, a faktura dokumentująca dostawę zawiera wyrazy „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”, należy podać wartość „1”.
Zapłacono – Pole logiczne, Podaje się „1” w przypadku, gdy kwota należności wynikająca z faktury, do momentu jej wystawienia, została zapłacona w całości.
Zapłata częściowa – Pole logiczne, Podaje się „1” w przypadku, gdy kwota należności wynikająca z faktury, do momentu jej wystawienia, została zapłacona w części.
Dodatkowo warto na formularzu faktury umieści techniczne pole tekstowe Numer KSeF. Jeśli działanie akcji Wyślij do KSeF zakończy się sukcesem to system KSeF zwróci unikatowy numer który należy zapamiętać. Ten numer posłuży do komunikacji z KSeF i wskazania konkretnego dokumentu np. do pobrania UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru) lub do wystawienia faktury korygującej.
Warto również dodać dwa kolejne pola techniczne:
Data przesłania do KSeF – Pole typu data i czas
Data przyjęcia w KSeF – pole typu Data i czas
Używając dodatkowych akcji Pobierz z UPO datę przesłania oraz Pobierz z UPO datę przyjęcia można zapisać te daty w polach technicznych. Daty te są bardzo istotne gdyż są używane do określenia daty dostarczenia faktury do kontrahenta oraz są brane pod uwagę przy rozliczeniach VAT-owskich.