Kategorie

Wersja systemu

6.36.46.56.26.16.05.95.85.75.65.55.45.35.25.1

Komunikacja w systemie Navigator

Jedną z kluczowych funkcjonalności w systemach zarządzania dokumentami, takich jak Navigator, jest zapewnienie komunikacji. Obok standardowych narzędzi – procedur obiegu dokumentów, zadań itp – potrzebne są dodatkowe narzędzia które umożliwią szybszą i mniej formalną komunikację. W systemie Navigator mamy trzy takie narzędzia.

Komunikator

Pierwszym narzędziem do komunikacji między użytkownikami systemu Navigator jest komunikator. Służy on do bezpośredniej komunikacji dwóch osób. Jest on zawsze dostępny na górnej belce systemu.

Po kliknięciu na ikonę komunikatora otworzy się okno, w którym wskazujemy, z kim chcemy rozmawiać. Standardowo pojawi się tam lista osób, z którymi ostatnio rozmawialiśmy. Istnieje też możliwość wyszukania osoby przez wpisanie jej imienia czy nazwiska. Po wybraniu osoby pojawi się okno, w którym jest prowadzona konwersacja.

Osobie, z którą chcemy rozmawiać pojawi się na ekranie informacja o oczekujących rozmowach. Warto zauważyć, że osoba ta nie musi być zalogowana w momencie inicjacji rozmowy.

Po kliknięciu na ikonę komunikatora otworzy się okno, w którym będzie lista osób z którymi ostatnio rozmawialiśmy. Jeżeli będą na nas czekały nowe rozmowy, przy nazwisku będzie migała kropka.

Obsługa komunikatora nie odbiega od standardów tego typu oprogramowania więc jego używanie nie powinno nastręczyć trudności.

Wiadomości

Jeżeli chcemy przekazać jakąś wiadomość większej grupie możemy użyć wiadomości. Standardowy pulpit, który wyświetla się po zalogowaniu do systemu zawiera obszar aktualności, w którym są wyświetlane najnowsze wiadomości

Każdy użytkownik, który ma uprawnienia do aktualności, może dodać nową wiadomość. Wystarczy kliknąć i zacząć pisać

Do dyspozycji mamy prosty edytor, który umożliwia podstawowe formatowanie tekstu

Odwołania do osoby (wzmiankowanie)

Ciekawą funkcjonalnością jest możliwość odwołania do konkretnej osoby. Wystarczy po znaku @ zacząć pisać imię lub nazwisko osoby, której chcemy zwrócić uwagę na pisaną wiadomość.

Osoba, którą wskazaliśmy w wiadomości, po zalogowaniu do systemu zobaczy informację o nowej wiadomości oraz może jednym kliknięciem otworzyć tę wiadomość.

Obok konkretnych pracowników możemy też  w odwołaniu wskazać dział ze struktury organizacyjnej bądź grupę zdefiniowaną w systemie. W tej sytuacji powiadomienia o oznaczeniu dostaną wszystkie osoby podpięte pod strukturę organizacyjną lub należące do grupy.

Polubienia

Każda wiadomość może być oceniona. Dzięki systemowi polubień można zbierać opinię czy tworzyć proste ankiety.

Każdy z użytkowników systemu widzi ile jest polubień danego wpisu.

Najeżdżając myszką na ikonki można szybko zobaczyć kto polubił dany wpis.

Na koniec możemy wyświetlić listę wszystkich aktualności i posortować ją od najbardziej lubianych.

Komentarze

W systemie Navigator możemy dodawać komentarze nie tylko do wiadomości ale również do dokumentów, budżetów, projektów i wielu innych. Komentarze z reguły znajdują się w osobnej zakładce na dokumencie, czasami, jak w przypadku wiadomości, po prostu pod wiadomością.

Komentarze działają na bardzo podobnej zasadzie jak wiadomości. Możemy w nich korzystać z oznaczania współpracowników czy polubień komentarzy. Podobnie jak przy wiadomościach, użytkownik, który został oznaczony w komentarzu dostanie informacje o nowej wiadomości.

Uwaga: może się tak zdarzyć, że wzmiankowana osoba nie ma uprawnień do dokumentu, do którego dodajemy komentarz z oznaczeniem danej osoby. System nada uprawnienia do tego dokumentu dla wszystkich osób, które zostały wymienione.

Przy dodawaniu komentarza należy zwrócić uwagę, czy wzmiankowana osoba może mieć dostęp do tego dokumentu. Nie jest najlepszym pomysłem by przy dodawaniu komentarza wspominać całą firmę czy cały pion.

Spis treści

Menu