Skrzynka e-mail
W aplikacji e-mail jednym z najważniejszych elementów jest konfiguracja skrzynek odbiorczych. W systemie możemy zdefiniować dowolną ilość skrzynek. Każda ze skrzynek jest globalna, co oznacza, że widzą ją wszyscy użytkownicy. Nie jest najlepszym pomysłem konfigurowanie swojej prywatnej skrzynki w NAVIGATORZE, lepiej wydzielić skrzynki zbiorcze np. do odbierania faktur czy pism przychodzących.
Na powyższym ekranie widzimy listę skonfigurowanych skrzynek. Na tym widoku prezentowane są podstawowe dane takie jak nazwa skrzynki, oznaczenie, czy jest to skrzynka domyślna oraz informacje o ostatnich modyfikacjach skrzynki.
Klikając na nazwę lub zaznaczając wybraną skrzynkę i klikając Edytuj możemy przejść do edycji skrzynki. Z tego poziomu, po zaznaczeniu skrzynki, można też ręcznie pobrać wszystkie wiadomości. Nie ma potrzeby tego robić, gdyż system automatycznie, co 15 minut, próbuje pobrać wszystkie przychodzące wiadomości.
Po wejściu do edycji widzimy okno konfiguracyjne skrzynki. Po lewej stronie znajduje się konfiguracja zachowania skrzynki w systemie, po prawej konfiguracja serwera poczty.
Konfiguracja serwera
W konfiguracji serwera poczty mamy do wyboru trzy opcje:
SMTP/IMAP – standardowa konfiguracja oparta o serwer pocztowy i protokoły SMTP (wysyłanie) i IMAP (pobieranie). Ten sposób konfiguracji wybieramy dla większości serwerów pocztowych. W konfiguracji należy podać dane do logowania (login i hasło), adres serwerów SMTP i IMAP, porty, na których uruchomione są usługi oraz checkbox służący do włączania opcji TLS. Wszystkie dane niezbędne do konfiguracji serwera powinny zostać przekazane przez administratora. W razie wątpliwości należy odnieść się do dokumentacji konfiguracji konkretnej usługi lub zapytać administratora. Przykładowa konfiguracja przedstawiona jest na poniższym zrzucie ekranu..
Exchange – konfiguracja używana w przypadku wykorzystywania serwera Exchange. W tym przypadku należy podać jedynie login i hasło.
Database Mail – specjalny typ serwera mailowego wykorzystujący mechanizmy bazodanowe do wysyłania poczty. W konfiguracji należy podać profil bazy danych.
Ustawienia skrzynki
Obok typowych elementów konfiguracji jak konfiguracja serwerów poczty możemy tu również skonfigurować zachowanie maili w systemie NAVIGATOR.
Każdy e-mail, zarówno przychodzący jak i wychodzący, jest dokumentem systemu ma zatem swój formularz, typ dokumentu czy procedury obiegu. Konfiguracja tych elementów nie odbiega od konfiguracji ich odpowiedników dla dokumentów czy zadań, najlepiej więc jest zacząć konfigurację e-maili od przeczytania artykułów o tych elementach systemu.
Pobieraj maile z okresu (dni) – w tym parametrze podajemy ilość dni; system sprawdza i pobiera maile z przedziału o podanej długości od dziś.
Automatyczne pobieranie poczty – po zaznaczeniu tego checkboksa system będzie automatycznie, co 15 minut sprawdzał i pobierał nową pocztę.
Domyślny dla całej aplikacji – domyślny mail w systemie może być tylko jeden. Jest on używany przez system do wysyłania maili (powiadomień itp.) oraz jest domyślnie wstawiany do konfiguracji akcji wysyłania maili.
Aktywny – jeżeli mail nie jest aktywny to nie można go użyć w akcjach czy innych elementach systemu.
Domyślny typ maila odebranego – po odebraniu maila system tworzy nowy obiekt typu e-mail. Ponieważ w systemie może być wiele typów obiektów e-mail w tym miejscu można wskazać, obiekt jakiego typu ma zostać utworzony. Jest to o tyle istotne, że z typem dokumentu jest powiązana procedura obiegu.
Domyślna procedura maila odebranego – W tym miejscu można wskazać procedurę obiegu, która zostanie uruchomiona po odebraniu maila. Jest to standardowa procedura, taka jak dla dokumentów czy zadań. Procedura może się składać wyłącznie z działań wykonywanych automatycznie, zawierających akcje tworzące nowe obiekty w systemie (np. akcja Utwórz na podstawie pliku) lub też może być do zwykłą procedurą w której przychodzący e-mail jest przekazywany do użytkowników zdefiniowanych w ramach procedury obiegu.
Domyślny typ maila wysłanego – system wysyłając mail, czy to za pomocą akcji czy innego mechanizmu, tworzy nowy obiekt typu e-mail. Ponieważ w systemie może być wiele typów obiektów e-mail w tym miejscu można wskazać, obiekt jakiego typu ma zostać utworzony. Jest to o tyle istotne, że z typem dokumentu jest powiązana procedura obiegu.
Domyślna procedura maila odebranego – W tym miejscu można wskazać procedurę obiegu, która zostanie uruchomiona po utworzeniu maila do wysłania. Jest to standardowa procedura, taka jak dla dokumentów czy zadań. Procedura może się składać wyłącznie z działań wykonywanych automatycznie, zawierających akcje tworzące relacje między obiektami lub zmieniające wartości pól na dokumencie lub też może być do zwykłą procedurą w której przychodzący e-mail jest przekazywany do użytkowników zdefiniowanych w ramach procedury obiegu.