Wprowadzenie
Moduł płatności pozwala zarządzać planowanymi wypływami oraz wpływami w przedsiębiorstwie. Za pomocą tego modułu możemy utworzyć plik PLI, zawierający płatności do wysłania, który następnie po wgraniu do banku, utworzy wcześniej zdefiniowane przelewy.
W module tym zweryfikować można również bieżący stan rachunku bankowego oraz przeglądać płatności zrealizowane czyli przelewy wychodzące i przychodzące. W systemie można zewidencjonować obrót gotówki w firmie za pomocą raportu kasowego i płatności zrealizowanych, a następnie wydrukować raport lub płatności zrealizowane.
Ustawienia płatności planowanych
W celu włączenia płatności na dokumencie należy w Ustawieniach na typie dokumentu ustawić parametry tworzonych płatności.
Zaczytać do płatności – Parametr ustawiony na „Tak” powoduje automatyczne tworzenie się płatności na dokumentach. W celu utworzenia płatności musimy uzupełnić również pozostałe parametry, w przeciwnym razie system nie będzie wiedział jakie parametry dla płatności powinien przyjąć i jej nie wygeneruje.
Domyślny typ płatności planowanej – W tym miejscu mamy możliwość wybrania jaki typ płatności planowanej ma się utworzyć. Można posiadać kilka typów płatności, przykładowo Płatność planowana do Urzędu Skarbowego może mieć inne pola niż typ Płatność planowana ZUS. O tworzeniu typów można przeczytać tutaj.
Domyślny kierunek płatności – Dla dokumentów, gdzie to my oczekujemy płatności (m.in. faktura sprzedaży) ustawiamy na Wpływ. Natomiast dla dokumentów, które oczekują naszej płatności (m.in. faktura zakupu kosztowa i magazynowa) ustawiamy Wypływ.
Domyślny podmiot płatności – W polu tym są do wyboru 3 opcje: Kontrahent, Pracownik – właściciel dokumentu, Pracownik z dekretacji.
Domyślna kwota płatności – Płatność może być tworzona na kwotę: Brutto, Netto, Z dekretacji.
Bilansowanie płatności z kwotą brutto – W przypadku wybrania opcji „Tak”, system będzie weryfikował czy kwota brutto na dokumencie zgadza się sumą płatności na zakładce płatności. Jeśli suma nie będzie się zgadzać system w trakcie zapisu wyświetli komunikat o niezbilansowanych wartościach.
Kolejnym etapem jest dodanie zakładki Płatności oraz pola wbudowanego Płatności dokumentu, aby płatność była widoczna na dokumencie (o tworzeniu formularza można przeczytać tutaj.
Dodawanie płatności planowanej
Powiązanej z dokumentem
Jeśli mamy ustawione na dokumencie automatyczne tworzenie płatności to po uzupełnieniu pól na dokumencie oraz kliknięciu przycisku Zapisz, system automatycznie utworzy płatność planowaną dla tego dokumentu.
Można również dodać ręcznie płatność do dokumentu. Taka sytuacja będzie mieć miejsce gdy nie ustawimy automatycznego tworzenia płatności lub użytkownik będzie chciał rozbić płatność na dwie lub więcej płatności. W tym celu należy przejść na zakładkę Płatności i w sekcji Płatności planowane kliknąć Dodaj.
Nie powiązanej z dokumentem
Jeśli w systemie nie istnieje dokument, którego dotyczy płatność można ją dodać w module Płatności w komponencie Płatności planowane. Taka sytuacja może dotyczyć np. płatności dotyczącej podatku VAT. Wystarczy w systemie dodać płatność planowaną bez konieczności tworzenia osobnego dokumentu na samą deklarację.
Forma płatności – pole wyboru: Przelew, Gotówka, Karta.
Kierunek – pole wyboru: Wpływ, Wypływ, Netto, gdzie Netto używane do określenia transakcji neutralnej na stan gotówki w przedsiębiorstwie.
Typ podmiotu – na rzecz którego ma być dokonana płatność, może to być: Kontrahent, Pracownik, Urząd. Dzięki możliwości wyboru pracownika, użytkownik może wskazać m.in. zwrot dla pracownika ze względu na opłaconą przez niego fakturę. Wybór Urzędu pozwala na dodawanie płatności podatkowych i innych skierowanych do tego rodzaju podmiotu.
Podmiot – konkretny podmiot, którego dotyczy płatność. Pole wyboru w zależności od wybranego typu podmiotu.
Numer konta, Waluta, Czy jest na białej liście – numer rachunku bankowego wraz walutą, dla którego ma być dokonana płatność. Jeżeli podmiotem tym jest czynny podatnik VAT użytkownik ma możliwość zweryfikować na białej liście numer rachunku bankowego. W tym celu należy wybrać przycisk Więcej, a następnie Zweryfikuj rachunek bankowy. System wyświetli pole do wybrania dnia, na który ma być zweryfikowany rachunek, na koniec użytkownik klika Zweryfikuj.
Opis – pole, w którym należy wpisać numer faktury lub inny tytuł płatności (np. numer polisy ubezpieczeniowej).
Numer własny – numer nadawany automatycznie zgodnie z maska określoną w ustawieniach na typie Płatności planowanej.
Kwota – wartość płatności.
Waluta – pole z możliwością określenia waluty dla płatności. Waluty dostępne to waluty systemowe z możliwością rozbudowy listy.
Termin płatności – data do której ma być dokonana płatność.
Podlega rozliczeniu (Tak/Nie) – po wyborze Nie znikną pola w części Informacje dodatkowe dotyczące płatności. Oznacza to że płatność taka nie podlega rozliczeniu. Gdy użytkownik zaznaczy Tak będzie miał możliwość rozliczyć tą płatność z inną płatnością oraz dostanie informację o stanie rozliczenia płatności.
Split Payment (Tak/Nie) – w przypadku ustawienia wartości na tak pojawi się pole do wpisania kwoty VAT.
Informacje dodatkowe – w tej części znajduje się informacja o rachunku bankowym, z którego lub na który ma być dokonana płatność oraz informacje o stanie rozliczenia płatności.
Dokument źródłowy – miejsce, w którym przechowywana jest informacja jakiego dokumentu dotyczy płatność wraz z informacją o stanie rozliczenia tego dokumentu.
Dodanie rachunku firmowego
W celu dodania rachunku firmowego, należy przejść do modułu Płatności, komponent Rachunki, a następnie kliknąć Dodaj. W miejscu tym znajdują się wszystkie rachunki bankowe jakie posiada firma, wraz z informacją o dostępnych środkach na koncie.
Status – pole pozwalające określić czy dany rachunek bankowy jest nadal aktywny czy nie.
Nazwa – w polu tym należy wpisać nazwę rachunku, która będzie również wyświetlana z numerem rachunku na dokumentach.
Numer – 26 cyfrowy numer rachunku bankowego.
Waluta – waluta wprowadzonego rachunku, lista wyświetla systemowe waluty, których listę można rozszerzyć.
Opis – krótka notatka zawierająca informacje o rachunku bankowym, np. „Rachunek do przelewów za faktury”, „Rachunek dla faktur sprzedażowych”.
Maksymalny debet – jeśli rachunek posiada dostępny debet w polu tym należy wpisać jego wartość, dzięki temu na liście rachunków dostępne środki będą powiększone o wartość tego debetu.
Dodanie raportu bankowego i kasowego
W module płatności znajduje się komponent Raporty, gdzie po kliknięciu przycisku Dodaj, możliwe jest dodanie rachunku bankowego i kasowego. Raporty te mogą mieć okres zgodny z raportami w banku lub inny, uzależniony od potrzeb użytkownika. Po wejściu do komponentu Raporty możemy od razu przejrzeć stan początkowy oraz końcowy danego raportu.
Procedura obiegu – wykorzystywana w sytuacjach gdy w danym przedsiębiorstwie raport wprowadzany jest przez inną osobą niż osoba zajmująca się rozliczaniem płatności i księgowaniem raportów bankowych i kasowych. Procedurę można określać indywidualnie w zależności od potrzeb.
Status – informacja o stanie ewidencji raportu, może być wybierany ręcznie bądź sterowany procedurą. Statusy można ustawiać indywidualnie w zależności od potrzeb.
Numer własny – numer tworzony automatycznie na podstawie maski zdefiniowanej w ustawieniach na typie Raport płatności.
Rachunek – nazwa i numer rachunku bankowego, którego dotyczy raport.
Okres od i Okres do – przedział dat jakich dotyczy raport, system nie pozwoli dodać płatności z datą realizacji spoza tego okresu.
Data raportu – może to być data dodania raportu do systemu lub ostatniego dnia okresu rozliczeniowego danego raportu.
Dodanie płatności zrealizowanej
Dodawanie płatności zrealizowanej odbywa się z poziomu raportu, należy pamiętać aby data realizacji na płatności mieściła się zakresie dat raportu.
Kierunek – pole wyboru: Wpływ, Wypływ, Netto, gdzie Netto używane do określenia transakcji neutralnej na stan gotówki w przedsiębiorstwie.
Forma płatności – pole wyboru: Przelew, Gotówka, Karta.
Typ podmiotu – na rzecz którego została dokonana płatność, może to być: Kontrahent, Pracownik, Urząd.
Podmiot – konkretny podmiot, którego dotyczy płatność. Pole wyboru w zależności od wybranego typu podmiotu.
Opis – pole, w którym należy wpisać opis przelewu z banku lub tytuł płatności dla płatności w kasie.
Numer własny – numer nadawany automatycznie zgodnie z maska określoną w ustawieniach na typie Płatności zrealizowanej.
Kwota – wartość płatności.
Data księgowania – data księgowania z wyciągu bankowego lub data wpływu/wypływu środków z kasy.
Data realizacji – data rzeczywistego wypływu/wpływu środków w banku lub data wpływu/wypływu środków z kasy.
Informacje dodatkowe – informacje o stanie rozliczenia płatności.
Tworzenie powiązań między płatnościami
Zarówno płatności zrealizowane jak i płatności planowane mają sekcje Rozliczenia tej płatności (o ile w polu Podlega rozliczeniu wybrana jest opcja Tak). W miejscu tym można rozliczać płatności ze sobą, co pozwala na określenie miedzy innymi kiedy dana faktura została zapłacona.
W celu rozliczenia płatności należy zaznaczyć checkboox, który znajduje się na końcu listy, przy płatności z którą chcemy rozliczyć edytowaną płatność. W polu Rozliczono mamy możliwość zmiany kwoty rozliczenia.