Wspólna praca nad dokumentami
W systemie NAVIGATOR został wbudowany mechanizm ułatwiający pracę wspólną nad dokumentem czyli nad strukturą opartą o formularz i typ dokumentu. Użytkownik, który edytuje dokument dostaje informacje o tym, że inni użytkownicy również edytują ten dokument.
W prawym dolnym rogu ekranu, w miejscu zaznaczonym ramką, pojawiają się awatary osób pracujących równolegle nad tym dokumentem. Po najechaniu kursorem myszy nad awatar wyświetlana jest informacja o użytkowniku.
Jak widać na powyższym zrzucie ekranu nad dokumentem może pracować dowolna ilość osób. Warto tu zauważyć, że widoczne są tylko te osoby, które edytują dokument. Osoby, które tylko przeglądają dokument (nie rozpoczęły jego edycji przez wybranie odpowiedniej opcji) nie są pokazane w tym miejscu.
Praca innych osób nie przeszkadza w edycji dokumentu, użytkownik nie dostaje żadnych dodatkowych komunikatów odnośnie pracy z dokumentem do czasu, gdy próbuje zapisać dokument. W tym momencie system sprawdza, czy inne osoby nie zapisały tego dokumentu. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, to system wyświetla ostrzeżenie i nie pozwala na zapisanie dokumentu:
W komunikacie jest informacja, który użytkownik zmodyfikował dokument. W tym momencie osoba edytująca dokument ma do wyboru opcję odświeżenia dokumentu – cały dokument zostanie jeszcze raz załadowany z bazy z nowymi poprawkami wprowadzonymi przez inne osoby. Drugą opcją jest porzucenie zmian i zaprzestanie edycji dokumentu. Uwaga: obie operacje spowodują, że wszystkie zmiany naniesione przez nas zostaną utracone. Nie ma możliwości scalenie zmian naniesionych przez nas ze zmianami innego użytkownika.
Nie istnieją w żadnym systemie algorytmy, które pozwalają na automatyczne, bez ingerencji człowieka, scalenie zmian pochodzących od dwóch lub więcej osób. Zawsze konieczna jest interwencja człowieka który ręcznie wskaże, w przypadku konfliktów, które zmiany należy zachować a które odrzucić.
Wersjonowanie dokumentu
W system NAVIGATOR wbudowany jest mechanizm logowania zmian na dokumencie. Konfigurację tego mechanizmu przeprowadza administrator systemu. Do wyboru ma trzy opcje:
- Brak logowania historii zmian
- Zapis standardowy. Wybór tej opcji oznacza, że jeżeli użytkownik modyfikuje kilka razy dokument za każdym razem go zapisując (i nikt nie modyfikuje dokumentu w tym samym czasie) to do historii dokumentu trafi tylko ostatni zapis dokonany przez użytkownika zawierający wszystkie zmiany.
- Logowanie każdej zmiany. Po wybraniu tej opcji każdy zapis dokumentu będzie logowany i dostępny poprzez opcję historii dokumentu.
Ustawienie sposobu zapisu historii jest dostępne w Ustawienia > Pozostałe > Ustawienia
W każdym dokumencie, jeżeli wybrana jest inna opcja niż brak zapisu dostępna jest historia wersji. Znajduje się ona w menu Więcej:
Wybranie tej opcji powoduje pojawienie się informacji o modyfikacjach dokumentu. W zależności od wybranej opcji przy konfiguracji systemu dostaniemy różny zakres informacji o dokonywanych zmianach na dokumencie.
W pojawiającym się oknie widzimy wszystkie zapamiętane przez system modyfikacje. W zależności od wybranej opcji zapisu będzie ich mniej lub więcej. Dla każdej modyfikacji mamy informacje kto modyfikował oraz kiedy.
Po kliknięciu na konkretną modyfikację możemy podglądnąć jak wyglądał dokument po zapisaniu:
Mamy dostęp do wszystkich pól oraz do załączników. Na czerwono zaznaczone są te miejsca, w których dane zostały zmodyfikowane.
Praca z załącznikami
Podobnie zmiany na dokumencie system NAVIGATOR zapisuje również zmiany załączników. Dotyczy to sytuacji, gdy załącznik jest edytowany z poziomu systemu NAVIGATOR – np. dokumenty Microsoft Office mogą być edytowane w przeglądarce (w uproszczonej aplikacji webowej Word lub Excel) lub w dedykowanej aplikacji za pomocą mechanizmu WebDAV.
Z uwagi na fakt, że załącznikiem może być praktycznie dowolny plik nie zostały zaimplementowane żadne mechanizmy weryfikujące treść załącznika.
Opcja wyświetlania historii załącznika znajduje się w menu załącznika:
Po jej wybraniu pojawi się lista wersji załączników
Mamy możliwość zobaczyć kto i kiedy dokonał modyfikacji załącznika. Pole opis nie jest obowiązkowe ale warto z niego korzystać przy modyfikowaniu załącznika gdyż dzięki niemu możemy przekazać współpracownikom informacje na temat tego, czego dotyczyły modyfikacje.
Na koniec możemy podglądnąć treść załącznika bez otwierania przez najechanie kursorem myszy na wersję, która nas interesuje:
Warto zwrócić uwagę na to, że istnieją dedykowane narzędzia które zapewniają znacznie większą możliwość kontrolowania zmian w dokumentach będących załącznikami w systemie NAVIGATOR. Takim narzędziem jest np. Microsoft Office365 który bardzo dobrze współpracuje z systemem NAVIGATOR.
Jeżeli jest skonfigurowana usługa WebDAV to użytkownicy mogą na swoich lokalnych komputerach, zarówno firmowych jak i prywatnych, edytować załączniki będące plikami Word lub Excel a po zapisaniu automatycznie zachowywać je w systemie NAVIGATOR.
Dzięki takiemu podejściu użytkownik ma do dyspozycji całą paletę narzędzi: śledzenie zmian w dokumencie, komentarze, porównywanie wersji dokumentów itp.