Dokumenty są podstawowym elementem każdej aplikacji w systemie Navigator. Do dokumentów przetwarzanych w systemie można dostać się zarówno poprzez dedykowaną aplikację, np mail jak i przez aplikację Dokumenty
Dodawanie dokumentu
Po wejściu do aplikacji dokumenty widzimy listę wszystkich dokumentów, do których mamy dostęp pokazanych od najnowszych. Warto zauważyć, że na tym poziomie z reguły nie mamy możliwości dodawania dokumentów. Aby dodać dokument należy wybrać kategorię dokumentów.
Kategorie dokumentów
Czym jest kategoria dokumentu? Najłatwiej wyobrazić sobie to jako segregator do którego trafiają dokumenty jednego rodzaju – na przykład faktury. W systemie Navigator mamy możliwość budowania hierarchicznej struktury kategorii. Układ kategorii ułatwia nam wyszukiwanie pism. Ponadto do kategorii mogą być nadane uprawnienia dla użytkowników przez co możemy lepiej zarządzać dostępem do dokumentów. Po wybraniu kategorii pojawi się możliwość dodania nowego dokumentu.
Możemy wejść do istniejącego dokumentu klikając na jego numer własny lub dodać nowy dokument.
Typowa struktura dokumentu
Po dodaniu nowego dokumenty pojawi się formularz dokumentu. Zobaczmy, jak wygląda typowy formularz dokumentu na przykładzie faktury zakupu. Jest to jeden z najbardziej rozbudowanych typów dokumentów w systemie, w innych typach może niektórych elementów nie być.
Zakładki
Z reguły formularze dokumentów mają kilka zakładek. Oczywiście można by stworzyć formularz bez zakładek ale byłby on bardzo niewygodny w obsłudze. Pogrupowanie opcji dokumentu w zakładki znacząco zwiększa wygodę korzystania z systemu.
Każdy dokument ma przynajmniej jedną zakładkę. Z reguły nazywa się ona Ogólne. Często występują też zakładki Obieg, Uprawnienia oraz Komentarze. Na dokumencie faktury zakupu widzimy też dodatkowe zakładki dedykowane dla tego typu dokumentu (Płatności) lub dla kategorii dokumentów księgowych (Dekretacja, Księgowość). Przełączanie między zakładkami odbywa się poprzez kliknięcie na ich nazwie. Warto w tym miejscu zauważyć, że możemy przełączać się między zakładkami bez utraty danych. Wypełniając zakładkę Księgowość możemy spokojnie przełączyć się na zakładkę Ogólne by coś sprawdzić nie martwiąc się że utracimy dane.
Ogólne
Na tej zakładce w każdym typie dokumentów znajdują się podstawowe informacje dla danego typu dokumentu. Na fakturze zakupu możemy tu znaleźć dane kontrahenta, daty, kwoty czy listę elementów z faktury. Niektóre elementy są wyświetlone na czerwono – tak system sygnalizuje pola wymagane. Jeżeli nie uzupełnimy ich system nie pozwoli nam zapisać dokumentu.
Obieg
Większość typów dokumentów w systemie posiada zdefiniowaną procedurę obiegu. Mówi ona, jakie czynności należy wykonać na dokumencie oraz kto ma to zrobić. W zakładce Obieg możemy podglądnąć jakie czynności zostały zrobione.
Po utworzeniu dokumentu zakładka Obieg jest pusta. Należy wypełnić wymagane pola oraz zapisać dokument – z reguły po tych czynnościach procedura obiegu zostaje automatycznie uruchomiona. Może się jednak zdarzyć, że należy procedurę uruchomić ręcznie.
W niektórych przypadkach typ dokumentu ma przypisaną więcej niż jedną procedurę obiegu. Wybór procedury obiegu z reguły znajduje się na zakładce Ogólne.
Uprawnienia
Na zakładce uprawnienia możemy zobaczyć, kto ma uprawnienia do aktualnego dokumentu. Jeżeli jesteśmy właścicielem danego dokumenty (czyli stworzyliśmy go) mamy prawo ręcznie nadać uprawnienia do dokumentu.
Możemy dodać uprawnienia dla konkretnego użytkownika, dla zdefiniowanej w systemie grupy użytkowników lub dla elementu struktury organizacyjnej firmy. Do wyboru mamy dwie opcje uprawnień: modyfikację lub odczyt.
Komentarze
Komentarze pozwalają nam dodawać uwagi do dokumentów oraz na prostą komunikację ze wskazaną w komentarzu osobą. Użycie komentarzy zostało szczegółowo opisane w artykule o komunikacji w systemie.
Załączniki
Panel załączników nie jest typową zakładką ale elementem formularza widocznym z każdej zakładki. Jeżeli jesteśmy w trybie edycji możemy dodać załącznik lub wywołać funkcję OCR czyli rozpoznawania obrazów. Możemy dodać dowolną ilość załączników do dokumentu.
Jeżeli mamy mało miejsca na ekranie możemy je ukryć.
Podpis elektroniczny
Jeżeli dokument jest w formacie PDF lub Microsoft Office – czyli pliki Word, Excel, PowerPoint – to można podpisać je elektronicznie w systemie. Opcja ta znajduje się w menu załącznika.
Do złożenia podpisu konieczne jest zainstalowanie aplikacji lokalnej dostarczanej z systemem Navigator. Przy wybraniu opcji Dodaj podpis system sprawdza, czy program jest zainstalowany a jeżeli nie to proponuje jego zainstalowanie. Instrukcja instalacji programu do podpisu oraz konfiguracji systemu znajduje się w osobnym artykule.
Jeżeli program lokalny jest prawidłowo zainstalowany to wybór opcji Dodaj podpis uruchomi ten program. Program może pojawić się w na dole ekranu należy wtedy kliknąć na niego.
Pojawi się wtedy okno programu do wskazania certyfikatu. System Navigator nie jest dostarczany z żadnym certyfikatem do podpisu elektronicznego. Aby korzystać z tej opcji należy wykupić komercyjny certyfikat. System Navigator wymaga prawidłowo zainstalowanego certyfikatu do podpisu na komputerze lokalnym. Szczegóły instalacji certyfikatu oraz jego użycia można znaleźć na stronach dostawców rozwiązań do podpisu elektronicznego. W poniższym przykładzie użyto certyfikatu Windows.
Po prawidłowym podpisaniu załącznika zmienia się ikona na załączniku – kłódka oznacza, że dokument został podpisany.
Dostajemy też dostęp do nowej funkcjonalności – podgląd szczegółów podpisu.
Inne zakładki
Na formularzu dokumentu mogą pojawić się inne zakładki dedykowane do konkretnego typu dokumentu.
Operacje na dokumencie
OCR
Mając załącznik możemy wykorzystać narzędzia OCR do rozpoznania tekstu. Obecnie system Navigator wykorzystuje dwa takie narzędzie: Google, darmowe narzędzie znanego dostawcy usług internetowych oraz Abbyy, komercyjne (wymagana jest osobna licencja) narzędzie uznanego producenta oprogramowania OCR. Wybór narzędzie jest dokonywany przez administratora na etapie konfiguracji systemu, użytkownik nie ma możliwości zmienić wybranego narzędzia.
Dzięki funkcji OCR możemy automatycznie wypełnić pola na dokumencie poprzez zaczytanie ich ze skanu dokumentu.
Tworzenie dokumentu z innego dokumentu
W celu przyspieszenia pracy w systemie Navigator zaimplementowano funkcję tworzenia dokumentów na bazie istniejących. Jak działa ta funkcja? W codziennej pracy mamy wiele par dokumentów ściśle ze sobą powiązanych, na przykład:
- faktura i faktura korygująca
- faktura zakupu i przyjęcie do magazynu
- zlecenie transportowe i karta drogowa
Po otwarciu dokumentu, w menu Więcej są opcję Przekształć w z nazwą dokumentu. Po wybraniu tej opcji powstanie nowy dokument z przekopiowanymi danymi z dokumentu źródłowego.
Dokument wzorcowy dla kontrahenta
W sytuacji, gdy pewne dokumenty tego samego typu od jednego kontrahenta często się powtarzają – przykładem może być choćby faktura za usługi telekomunikacyjne lub media – warto rozważyć wskazanie dokumentu wzorcowego dla kontrahenta. Jeżeli wskażemy taki dokument to każdy kolejny dokument będzie zawierał pola skopiowane z dokumentu wzorcowego. Jeżeli
Historia zmian
Wybranie tej opcji powoduje pojawienie się informacji o modyfikacjach dokumentu. W zależności od wybranej opcji przy konfiguracji systemu dostaniemy informacje o ostatnich zmianach każdego z użytkowników lub o wszystkich zmianach dokonanych na dokumencie. W szczególnych przypadkach administrator może wyłączyć zapisywanie historii zmian, wtedy nie zobaczymy żadnych informacji o dokonanych zmianach.
Każdą zapisaną zmianę możemy podglądnąć. Po kliknięciu na link w oknie możemy wyświetlić widok dokumentu w formie, w jakiej był on po dokonaniu zmiany.
Obieg dokumentu
Konsultacje
Czasami nie jesteśmy w stanie samodzielnie podjąć decyzji w sprawie jakiegoś dokumentu. Potrzebujemy skonsultować decyzję z innymi pracownikami. W systemie Navigator istnieją narzędzia ułatwiające to zadanie. Wystarczy wybrać opcję Skonsultuj, wskazać osobę i napisać czego od niej potrzebujemy.
Jest to działania ad hoc, wykraczające poza zdefiniowany obieg. Pozwala ono włączyć do obiegu inne osoby niż te, które zostały wskazane przy tworzeniu obiegu.
Jeżeli osoba, do której wyślemy prośbę o konsultacje odpowie obieg wraca do nas i czeka na wykonani akcji w kroku, w którym skierowaliśmy sprawę do konsultacji.
Przekazania zadania
Przekazanie zadania działa podobnie jak konsultacje, tu też możemy wskazać osobę spoza obiegu do której zostanie przekazane działanie. Różnica jest taka, że o ile przy konsultacjach obieg wraca to osoby odpowiedzialnej za krok obiegu to w przypadku przekazania osoba do której przekazujemy musi wykonać aktualny krok w obiegu.