Kategorie

Wersja systemu

6.05.95.85.75.65.55.45.35.25.1

Praca z dokumentami

Dokumenty są podstawowym elementem każdej aplikacji w systemie Navigator. Do dokumentów przetwarzanych w systemie można dostać się zarówno poprzez dedykowaną aplikację, np mail jak i przez aplikację Dokumenty

Kategorie dokumentów

Czym jest kategoria dokumentu? Najłatwiej wyobrazić sobie to jako segregator do którego trafiają dokumenty jednego rodzaju – na przykład faktury. W systemie Navigator mamy możliwość budowania hierarchicznej struktury kategorii. Układ kategorii ułatwia nam wyszukiwanie pism. Ponadto do kategorii mogą być nadane uprawnienia dla użytkowników przez co możemy lepiej zarządzać dostępem do dokumentów.

Użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może edytować istniejące kategorie lub dodawać własne. Po zapisaniu możemy dodawać dokumenty do nowo utworzonej kategorii Warto zaznaczyć, że każdy typ dokumentu w systemie powinien mieć przypisaną kategorie. Nawet jeżeli użytkownik nie widzi kategorii przy dodawaniu dokumentu to kategoria z reguły jest przypisana. Bardzo często przy tworzeniu dedykowanych aplikacji kategoria nie jest pokazywana w aplikacji gdyż aplikacja używa jednej kategorii. Taką kategorię można jednak znaleźć w aplikacji Dokumenty.

Wyszukiwanie dokumentów

Do dokumentu w systemie Navigator można dotrzeć na wiele różnych sposobów. Dokumenty mogą znaleźć się w aplikacji Dokumenty, w aplikacji dedykowanej lub poprzez jeden z mechanizmów przeglądania i wyszukiwania.

Aplikacja dokumenty

Po wybraniu aplikacji Dokumenty mamy dostęp do kategorii i dokumentów z różnych aplikacji. Możemy zacząć wyszukiwanie od listy wszystkich dokumentów i użyć mechanizmów wyszukiwania na liście  lub wyszukać odpowiednią kategorię i przeglądać dokumenty w ramach tej kategorii.

Aplikacja dedykowana

W aplikacji dedykowanej z reguły jest przygotowany specjalny pulpit, który ułatwia znalezienie istotnych informacji. Poniżej przykład pulpitu dla aplikacji CRM: Możemy od razy przejść do aktualnych dokumentów albo wybrać z menu aplikacji obszar prezentujący poszczególne typy dokumentów.

Dokumenty w obiegu

Kolejną metodą dotarcia do dokumentu jest przeszukanie dokumentów znajdujących się w obiegu. Są to wszystkie dokumenty w których zalogowany użytkownik miał lub ma do wykonania działanie. W celu wyświetlenia działań w obiegu należy przejść do aplikacji Obieg Dokumentów > Działania w ramach obiegu. W tym miejscu można wyszukać działania oczekujące, zatwierdzone, przekazane itp. Po kliknięciu na sygnaturę dokumentu system otworzy wskazany dokument. Tej metody wyszukiwania najlepiej użyć jeżeli wiemy co się działo z danym dokumentem, na przykład szukamy dokumentu, który jest przekazany do konsultacji.

Dokumenty, w których zostaliśmy wspomniani

Kolejną, dość nietypową metodą odszukania dokumentu są powiadomienia. Jeżeli inny użytkownik wspomniał nas w komentarzu do dokumentu to informacja o tym pojawi się w powiadomieniach. Klikając na powiadomienie możemy od razu przejść do dokumentu. Po otwarciu dokumentu informacja o nowym powiadomieniu znika, cały czas jednak pod dzwonkiem jest dostępna lista powiadomień – czyli m.in. dokumentów, w których zostaliśmy wspomniani.

Inne metody wyszukania dokumentu

Jeżeli żadna z powyższych metod znalezienia dokumentu nie zadziała to pozostają jeszcze standardowe metody wyszukiwania aplikacji opisane w osobnym artykule

Dokumenty oczekujące 

Ważną kategorią dokumentów i jednocześnie jedną z metod wyszukiwania dokumentów są dokumenty oczekujące. Są to dokumenty które oczekują na nasze działanie. Można dostać się do tych dokumentów poprzez Dokumenty w obiegu opisane w poprzednim akapicie jednak, ponieważ jest to bardzo ważna kategoria dokumentów, z reguły lista dokumentów oczekujących jest mocno eksponowana w systemie   W standardowej konfiguracji lista dokumentów oczekujących jest widoczna na pulpicie głównym systemu. Widzimy tu typ dokumentu, jego sygnaturę, rodzaj działania które oczekuje oraz czas oczekiwania. Możemy z tej listy dostać się bezpośrednio do dokumentu przez kliknięcie na jego sygnaturę. W dedykowanych aplikacjach analogiczna lista dokumentów oczekujących w ramach aplikacji jest umieszczana na pulpitach aplikacji.

Podgląd dokumentu

Dostęp do dokumentu może nastąpić w dwóch trybach: podglądu i edycji. Tryb edycji działa wolniej dlatego najczęściej po przejściu do dokumentu jesteśmy w trybie podglądu. W tym trybie nie możemy modyfikować żadnych danych na dokumencie. Mamy jednak możliwość wykonania kroków obiegu co widać na poniższym przykładzie.

Podgląd załącznika

Panel załączników nie jest typową zakładką ale elementem formularza widocznym z każdej zakładki. Jeżeli jesteśmy w trybie edycji możemy dodać załącznik lub wywołać funkcję OCR czyli rozpoznawania obrazów. Możemy dodać dowolną ilość załączników do dokumentu.

Jeżeli mamy mało miejsca na ekranie możemy je ukryć.

Standardowo podgląd załącznika jest przetwarzany przez co możliwe jest powiększanie załącznika czy przesuwanie go przy pomocy myszy. W tym trybie możliwe jest również pokazanie powiązań między polami dokumentu a załącznikiem. W przypadku użycia mechanizmów OCR, gdy pola dokumenty wypełniane są wartościami pobranymi z załącznika to po kliknięciu na takie pole dokumentu na widoku załącznika pojawia się pinezka. Drugim trybem podglądu załącznika jest tryb natywny. Przełączenie między trybami następuje po kliknięciu na ikonę lupy na załączniku: Po przełączeniu kontrolka do wyświetlania załącznika zamienia się w standardową kontrolkę PDF osadzoną na stronie. Mamy tu do dyspozycji takie funkcje jak wydruk, widok dwóch stron itp. W tym trybie nie możemy powiększać załącznika przy pomocy myszy – do dyspozycji mamy standardowe przyciski + i -), nie będzie działało też pokazywanie miejsc na formularzu z których dane zostały wczytane do pól formularza.

Akceptacja dokumentu

W ramach obiegu dokumentu użytkownicy zdefiniowani w ramach obiegu mają do wykonania działania. Standardowo działania można Zatwierdzić lub odrzucić lub tylko zatwierdzić. Jeżeli dokument czeka na działanie użytkownika to na formularzu pojawiają się dodatkowe przyciski: Administrator systemu może nadać inne nazwy na wykonanie działanie jednak domyślnie przycisk wyróżniony to akceptacja / zatwierdzenie zaś przycisk niewyróżniony to brak akceptacji / odrzucenie. Innym miejscem, z którego możemy zaakceptować dokument to Działania w ramach obiegu w aplikacji Obieg dokumentów Jak widać na powyższym przykładzie w tym miejscu możemy akceptować większą ilość dokumentów. Pozwala to na masowe akceptowanie bez konieczności wchodzenia do każdego dokumentu z osobna.

Konsultacje

Czasami nie jesteśmy w stanie samodzielnie podjąć decyzji w sprawie jakiegoś dokumentu. Potrzebujemy skonsultować decyzję z innymi pracownikami. W systemie Navigator istnieją narzędzia ułatwiające to zadanie. Wystarczy wybrać opcję Skonsultuj, wskazać osobę i napisać czego od niej potrzebujemy.

Jest to działania ad hoc, wykraczające poza zdefiniowany obieg. Pozwala ono włączyć do obiegu inne osoby niż te, które zostały wskazane przy tworzeniu obiegu.

Jeżeli osoba, do której wyślemy prośbę o konsultacje odpowie obieg wraca do nas i czeka na wykonani akcji w kroku, w którym skierowaliśmy sprawę do konsultacji.

Przekazania zadania

Przekazanie zadania działa podobnie jak konsultacje, tu też możemy wskazać osobę spoza obiegu do której zostanie przekazane działanie. Różnica jest taka, że o ile przy konsultacjach obieg wraca to osoby odpowiedzialnej za krok obiegu to w przypadku przekazania osoba do której przekazujemy musi wykonać aktualny krok w obiegu.

Komentarze

W systemie Navigator możemy dodawać komentarze nie tylko do wiadomości ale również do dokumentów, budżetów, projektów i wielu innych. Komentarze z reguły znajdują się w osobnej zakładce na dokumencie, czasami, jak w przypadku wiadomości, po prostu pod wiadomością.

  Komentarze działają na bardzo podobnej zasadzie jak wiadomości. Możemy w nich korzystać z oznaczania współpracowników czy polubień komentarzy. Podobnie jak przy wiadomościach, użytkownik, który został oznaczony w komentarzu dostanie informacje o nowej wiadomości.  

Uwaga: może się tak zdarzyć, że wzmiankowana osoba nie ma uprawnień do dokumentu, do którego dodajemy komentarz z oznaczeniem danej osoby. System nada uprawnienia do tego dokumentu dla wszystkich osób, które zostały wymienione. Przy dodawaniu komentarza należy zwrócić uwagę, czy wzmiankowana osoba może mieć dostęp do tego dokumentu. Nie jest najlepszym pomysłem by przy dodawaniu komentarza wspominać całą firmę czy cały pion.

Archiwizacja dokumentów

Jeżeli system jest używany przez dłuższy czas to liczba dokumentów będzie rosła. W pewnym momencie będzie ich na tyle dużo, że będzie to utrudniało pracę w systemie. Usuwanie starych dokumentów nie jest dobrym pomysłem gdyż może istnieć potrzeba odwołania się do tych dokumentów. Dlatego w systemie NAVIGATOR została zaimplementowana funkcja archiwum. Dokumenty przekazane do archiwum nie są pokazywane przy normalnej pracy w systemie  jednak użytkownik może w każdej chwili przełączyć tryb pracy i zobaczyć dokumenty w archiwum

Przekazywanie dokumentów do archiwum

Najprostszym sposobem przeniesienia dokumentu do archiwum jest otworzenie dokumentu i wybranie z menu Więcej opcji Przenieś do archiwum

Po wybraniu tej opcji dokument znika z listy dokumentów, nie można go też odnaleźć poprzez wyszukiwarkę kontekstową. Jeżeli jednak dysponujemy linkiem do dokumentu to możemy otworzyć ten dokument bez przełączania się do archiwum. 

Opcja przeniesienia do archiwum nie zawsze jest widoczna. Użytkownik musi mieć odpowiednie uprawnienia do przenoszenia dokumentów do archiwum. 

Dodatkowo administrator może tak skonfigurować system, że przeniesienie do archiwum będzie możliwe jeżeli dokument osiągnie odpowiedni status.

Po osiągnięciu odpowiedniego statusu przez dokument opcja przekazania do archiwum pojawia się w menu:

Dostęp do dokumentów w archiwum

Po uruchomieniu systemu, przy standardowych ustawieniach użytkownik nie widzi dokumentów archiwalnych. Aby je zobaczyć trzeba przełączyć tryb pracy.

W menu użytkownika należy wybrać opcję Pokaż archiwum

Po jej wybraniu użytkownik może zobaczyć i wyszukać dokumenty przekazane do archiwum. Warto zauważyć, że po wybraniu tej opcji użytkownik widzi wszystkie dokumenty – zarówno bieżące jak i archiwalne. NAVIGATOR nie posiada trybu pracy, w którym widzimy wyłącznie archiwalne dokumenty.

Mając dostęp do dokumentu archiwalnego użytkownik może z nim pracować tak, jak ze zwykłym dokumentem. Dokument może być edytowanym, usuwany, modyfikowany. Możemy uruchomić procedurę obiegu na tym dokumencie czy wywołać akcję. System w żaden sposób nie blokuje modyfikacji dokumentu po przesłaniu go do archiwum. Warto o tym pamiętać i w inny sposób zabezpieczyć dokument przed zmianami – ustawiając odpowiedni widok w procedurze obiegu lub odbierając uprawnienia do edycji dokumentu.

Jak widzimy, na dokumencie archiwalnym mamy dostęp do edycji dokumentu a nawet do procesu, który został na nim uruchomiony.

Dodatkowo pojawia się opcja Wycofaj z archiwum. Wybranie jej powoduje, że dokument będzie widoczny normalnie w systemie, bez konieczności wybierania opcji Pokaż archiwum.

Jeżeli chcemy wrócić do trybu w którym dokumenty archiwalne nie są popkazywane wystarczy wybrać z menu użytkownika opcję Ukryj archiwum.

Kto może dodawać do archiwum

W systemie jest zdefiniowana specjalna funkcja a w zasadzie cała rodzina funkcji które, przypisane do roli w systemie, pozwalają na przenoszenie do archiwum i wyciąganie z archiwum. Więcej o rolach w systemie można przeczytać w osobnym artykule. Konfiguracje ról w systemie musi wykonać administrator systemu.

Opisane wyżej funkcje pozwalają na dodawanie i wyciąganie z archiwum różnych obiektów: dokumentów, zadań, budżetów, plików, jednostek czy słowników. Jeżeli użytkownik ma mieć prawo do operacji na archiwum to należy przypisać mu role zawierające funkcje dla każdego obiektu z którym będzie pracował. Osoba bez przypisanej roli zawierającej którąś z tych funkcji nie będzie miała opcji przeniesienia dokumentu do archiwum czy wyciągnięcia dokumentu z archiwum.

Warto zauważyć, że te funkcje nie wpływają na możliwość zobaczenia archiwum. Każdy użytkownik, niezależnie od posiadanych uprawnień czy przypisanych ról może włączyć opcję Pokaż archiwum.

Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest archiwum użytkowników. Z uwagi na bezpieczeństwo danych czy ochronę danych osobowych stworzona została specjalna funkcja, która pozwala osobom z przypisaną rolą zawierającą tę funkcję zobaczyć archiwalnych użytkowników.

Jak działają uprawnienia w archiwum

Przekazanie dokumentu do archiwum nie wpływa na uprawnienia do tego dokumentu. Użytkownik, który miał uprawnienia do dokumentu nadal je posiada, może przełączyć widok tak, by zobaczyć dokumenty archiwalne, wyszukać dokument i edytować go. Jedyne ograniczenia uprawnień związane z archiwum to ograniczenie uprawnień do przenoszenie dokumentu do i z archiwum.

Menu