Kategorie

Wersja systemu

6.36.46.56.26.16.05.95.85.75.65.55.45.35.25.1

Zadania i projekty

Specjalnym typem dokumentów w systemie NAVIGATOR są Zadania. Dzięki Zadaniom możemy w systemie zapisać czynności poczynając od prostego zlecenia wykonania zadania współpracownikowi do złożonych projektów wykonywanych przez całe zespoły.

Powodami, dla których zadania zostały wydzielone do osobnego obszaru są:

  • Hierarchiczność zadań
  • Systemowa obsługa zależności czasowych
  • Planowanie zasobów
  • Dedykowane raporty systemowe w tym wykres Gantta

Dodatkowo dzięki wydzieleniu zadań z pozostałych dokumentów możliwe jest pokazanie na pulpicie zadań oczekujących na zalogowanego użytkownika w osobnym elemencie. Pozwala to na wydzielenie zadań z innych dokumentów czekających na reakcje użytkownika.

W tym przypadku nie ma żadnych zadań, jeżeli takie mamy, to możemy w nie kliknąć, aby zobaczyć szczegóły.

Zadania i projekty mogą mieć zdefiniowany obieg, w którym podajemy kolejne kroki (np. zatwierdzenie wykonania zadania) lub nie. W tym przypadku zadanie trafia do wykonawcy wskazanego w zadaniu.

Zadania

Zadania, jak sama nazwa wskazuje, są prostymi, pojedynczymi pracami zlecanymi konkretnemu pracownikowi. Możemy również stworzyć zadanie i przypisać je sobie, np. w celu rozliczenia pracy. W systemie może być zdefiniowane wiele rodzajów zadań, najpopularniejszymi typami zadań, z którymi możemy spotkać się najczęściej we wdrożonych systemach, są zadanie proste (podstawowy typ zadania), usterki (błędy), zadanie dla konkretnego działu (np. IT, zaopatrzenia itp.). Wygląd formularza zadania zależy od konkretnych potrzeb użytkownika przez co może różnić się między systemami. Przykładowy formularza zadania może wyglądać tak:

Dodanie zadania jest możliwe w aplikacji Projekty.

Zadanie dodajemy tak, jak każdy inny dokument w systemie. Dokument zadania jest oparty na formularzu więc może być dowolnie zdefiniowany i dostosowany do potrzeb użytkowników. Dokładne informacje o konfiguracji typów dokumentów oraz formularzy znajdują się w osobnych artykułach.

Standardowo do zadań można się dostać poprzez kliknięcie w aplikację Projekty w Menu. Zadania można wyszukać przy pomocy filtrów znajdujących się po lewej stronie. Zadania mogą przynależeć do jakiś projektów.

Projekty

Jeżeli potrzebujemy czegoś więcej niż proste zlecenie zadania system NAVIGATOR umożliwia zdefiniowanie złożonego, składającego się z wielu powiązanych ze sobą zadań projektu. Od strony budowy systemu nie ma specjalnej różnicy między zadaniem a projektem. Oba typy zadań mogą mieć zadania podrzędne poprzez które można zbudować złożoną strukturą projektu.

Budowę projektu zaczynamy od stworzenia dokumentu nadrzędnego. Może on być dowolnego typu. Z reguły we wdrożeniach, gdzie są zdefiniowane projektu dokument nadrzędny zawiera elementy umożliwiające agregację informacji z podrzędnych zadań.

Zadania podrzędne

Budując strukturę zadań w systemie NAVIGATOR opieramy się na powszechnie używanej metodyce Work BreakDown Structure (WBS, Struktura Podziału Pracy). Każe zadanie jest albo samodzielne albo składa się z zadań podrzędnych.

Elementy charakterystyczne dla projektów

Typ dokumentu Zadanie nie odbiega znacząco od standardowego typu dokumentu. Możemy tu znaleźć te same atrybuty czy podobne pola wbudowane. Podobna jest też konstrukcja samego formularza dokumentu. Większość zakładek takich jak: Ogólne, Obieg, Uprawnienia, Komentarze, które spotkamy w Zadaniach, działają tak, jak w innych dokumentach.

Pojawiają się też elementy charakterystyczne dla zadań i projektów.

Ogólne

Większość elementów w zakładce Ogólne jest wspólna z innymi dokumentami. Możemy dodać podstawowe informacje o projekcie lub zadaniu. Możemy zdefiniować typ zadania, procedurę, wykonawcę, status czy priorytet zadania, które są standardowymi atrybutami. Elementem charakterystycznym dla zadań jest pole Zadanie nadrzędne, które służy do budowy hierarchii zadań.

Terminy

W Zadaniach mamy do dyspozycji cały zestaw elementów dotyczących planowania i realizacji czasy wykonania zadania. Z reguły na zakładce Ogólne lub na dedykowanej zakładce Terminy możemy zaplanować czas wykonania zadania lub projektu. W przypadku, gdy zadanie jest już zakończone, możemy zobaczyć rzeczywisty czas wykonania.

W przypadku powiązanych hierarchicznie zadań istnieje też możliwość uzależniania zadania od innych zadań. Do dyspozycji mamy takie powiązania jak „Zaczyna się po”, „Zaczyna się z” oraz „Kończy się z”. Po wybraniu tych opcji należy wskazać na zadanie z bieżącego projektu oraz na opóźnienie.

Zasoby

Zakładka Zasoby pozwala na przydzielanie zasobów do zadań. Standardowo są cztery wbudowane zasoby: pracownik, urządzenia, materiał i koszt. Trzy pierwsze są oparte na zdefiniowanych w systemie słownikach, ostatni pozwala na podanie kwoty przeznaczonej na projekt.

Ewidencja czasu pracy w projekcie

Raportowanie czasu pracy nie jest przeznaczone tylko do zarządzania projektami, jednak tu jest często wykorzystywane. Dzięki temu w łatwy sposób możemy ewidencjonować koszt własnych pracowników zaangażowanych w projekt.

Karty pracy

Karty pracy pomagają nam kontrolować oraz planować czas jaki spędzamy nad danym zadaniem. Aby uzupełnić karty pracy wchodzimy w Menu w Czas Pracy.

Można też dodać te informacje od drugiej strony – od strony zadania.

Planowanie pracy

W zakładce Realizacja mamy możliwość zaplanowania sobie naszego czasu pracy. Realizacja naszej pracy zaczyna się od kliknięcia w przycisk ,,Rozpocznij prace”.

Wykres Gantta

Informacje dotyczące terminów wykonania poszczególnych zadań podrzędnych oraz ich zależności najlepiej przedstawić w formie graficznej. W systemie NAVIGATOR możemy do tego użyć wykresu Gantta. Są dwa sposoby prezentacji wykresu Gantta. Pierwszy, dynamiczny, to umieszczenie na formularzu pola wbudowanego.

Drugi, bardziej statyczny sposób przedstawienia wykresu Gantta to posłużenie się raportem.

W module projekty istnieje możliwość wydruku raportu projektu dla projektów, które są oparte o formularze. Pokazuje nam wszystkie informacje o projekcie oraz jego realizację.

Po lewej stronie możemy wybierać informacje, które chcemy aktualnie zobaczyć na wydruku.

Możemy zobaczyć takie informacje jak szczegółowy Wykres Gantta czy Harmonogram zadań.

Bardziej rozbudowanym elementem są Koszty i Przychody, gdzie szczegółowo możemy zobaczyć planowane i rzeczywiste koszty poszczególnych zadań.

Kolejnym rozbudowanym elementem są relacje, gdzie znajdziemy informacje o powiązaniach między wszystkimi zadaniami w projekcie.

Na samym końcu Wydruku znajduje się Podsumowanie wartości rzeczywistych.

Bardziej rozbudowany sposób raportowania został zapisany w Raportach.

Obieg zadania

Obieg zadania nie różni się od obiegów innych typów dokumentów. Aby ustawić procedurę obiegu dla zadania należy edytować zadanie i wybrać odpowiednią procedurę.

Menu