Co to jest typ dokumentu?
Typy dokumentów w Navigatorze są jednym z najważniejszych ustawień. Oznaczają one w praktyce nie tylko dokumenty, ale różne inne obiekty takie jak zadania, budżety, magazyny etc. Dlaczego zatem nie nazywa się Typy obiektów? Nazwa może być trochę myląca, ale zdecydowaliśmy się jej nie zmieniać, ze względu na duże przyzwyczajenie użytkowników do niej.
Typ dokumentu mówi jakie jest zastosowanie formularza. Mało tego, jeden formularz może mieć wiele zastosowań (np. na jednym formularzu można utworzyć fakturę, zamówienie, wniosek zakupowy etc.) Bardziej zaawansowane scenariusze użycia systemu dowodzą, że typy dokumentu zmniejszają liczbę formularzy i przez to korzystnie wpływają na jego administrację.
Tworzenie typu dokumentu na bazie istniejącego
Nowy typ dokumentu może stworzyć bazując na istniejącym typie dokumentu. W tym wypadku wystarczy skopiować istniejący typ dokumentu i przerobić go według własnych potrzeb. Skopiowany typ dokumentu bazuje na tych samych parametrach jak dokument pierwotny czyli na tych samych tabelach w bazie i tym samym elemencie nadrzędnym. Tych danych nie możemy modyfikować. Możemy za to modyfikować wszystkie pozostałe parametry takie jak pola na dokumencie, procedury obiegu, zakładki itp. W przypadku kopiowania typu dokumentu nie jest kopiowana procedura obiegu. Jeżeli chcemy używać procedury obiegu z nowym typem dokumentu to należy ją stworzyć od podstaw.
Generowanie typu dokumentu
Najprostszą metodą tworzenia typu dokumentu jest wygenerowanie go z formularza. Jeżeli na liście formularzy zaznaczymy formularz to w menu Więcej pojawi się opcje Wygeneruj typ dokumentu
Po wybraniu tej opcji system stworzy nowy typ dokumentu. Możemy teraz rozpocząć edycję typu dokumentu np. klikając w Przejdź do edycji typu dokumentu w wyświetlonym komunikacie.
Nowy typ dokumentu będzie miał nazwę identyczną z nazwą formularza, można zmienić tę nazwę w dowolnym momencie. Tak utworzony typ nie będzie miał procedury obiegu, należy osobno zdefiniować procedurę.
Wygenerowanie typu dokumentu nie oznacza, że jest on w szczególny sposób powiązany z formularzem i że zmiany na formularzu automatycznie będę przenoszone na typ dokumentu. Jeżeli użytkownik zmodyfikuje formularz np. dodając nowy atrybut to musi również zmodyfikować typ dokumentu gdyż nowo dodany element będzie nieaktywny na typie dokumentu.
Tworzenie nowego typu dokumentu od podstaw
Aby utworzyć nowy typ dokumentu należy wypełnić dwa pola: element nadrzędny oraz nazwa. Nazwa jest dowolnym ciągiem znaków, element nadrzędny czyli grupa determinuje możliwość dalszej konfiguracji typu dokumentu. Po wyborze grupy nie ma możliwości jej zmiany. Opis grup i ich cech jest w osobnym artykule. Dopiero po wyborze grupy mamy dostęp do pozostałych opcji edycji.
Po utworzeniu typu dokumentu i przypisaniu go do odpowiedniej grupy pojawia się dostęp do opcji edycji ustawień oraz formularza. W zależności od wybranej grupy do typu dokumentu można przypiąć stworzony formularz lub też użyć standardowego formularza. W przypadku gdy można wybrać formularz tworzenie nowego typu dokumentu musi być poprzedzone utworzeniem nowego formularza. Tworzenie i edycja formularza zostały dokładnie opisane w osobnym artykule. Tu warto jedynie zaznaczyć, iż przy tworzeniu formularza kluczowy jest wybór grupy, który determinuje tabele systemowe do których będzie miał dostęp formularz.
Następnie możemy skonfigurować ustawienia dokumentu. Pełna lista ustawień została opisana w osobnym artykule.
Na zakończenie należy stworzyć nową procedurę obiegu i przypisać ją do nowo powstałego typu dokumentu. Dokładny opis tworzenia procedury obiegu znajduje się w osobnym artykule.
Jeżeli chcemy w pełni skonfigurować system możemy dodatkowo zmodyfikować listy, w których wyświetlane są dokumenty. Jest to wskazane zwłaszcza w przypadku, gdy tworzymy typ dokumentu od podstaw i dodajemy własne pola do dokumentu. Nowo utworzoną listę możemy wykorzystać do stworzenia widoku w module.
W systemie istnieją dwa sposoby na utworzenie listy. Możemy bazować na funkcjach zakodowanych w systemie lub stworzyć listę na podstawie typu dokumentu.