Kategorie

Wersja systemu

6.36.46.56.26.16.05.95.85.75.65.55.45.3

Tworzenie ról w systemie

Role w systemie

Podstawowym mechanizmem budowania uprawnień w systemie jest przypisanie użytkownika do roli. Rola w systemie jest to zestaw standardowych uprawnień najczęściej skojarzonych ze stanowiskiem lub działem, w którym pracuje osoba przypisana do roli. Role tworzymy po to, by nie musieć indywidualnie przypisywać wielu uprawnień. Jeżeli np. każdy z pracowników księgowości ma mieć dostęp do tych samych elementów systemu to łatwiej będzie stworzyć role „Pracownik księgowości” i przypisać tę rolę do osoby niż dla każdego pracownika przyznawać mu wszystkie uprawnienia. Wszystkie role zdefiniowane w systemie można znaleźć w Ustawienia > Personalizacja > Role

Przypisanie pracownika do roli

Pracownik może mieć przypisane wiele ról  przez co możemy w elastyczny sposób sterować niestandardowymi uprawnieniami dla wybranych pracowników. Nie trzeba tworzyć dla nich specjalnych ról, wystarczy przypisać taką osobę do dwóch lub więcej standardowych grup. Przypisanie osoby do roli można zrobić na dwa sposoby:

Możemy w aplikacji HR wybrać opcję Użytkownicy, wyszukać użytkownika któremu chcemy nadać rolę i edytować ustawienia jego konta:

W zakładce Ustawienia mamy dostęp do standardowych, predefiniowanych w systemie ról. Są to role przypisane do modułów w systemie.

Drugą metodą zarządzania rolami jest wybranie opcje Uprawnienia w aplikacji HR. Dostajemy tu listę wszystkich użytkowników i wszystkich ról w systemie przez co zazwyczaj lista ta liczy kilka tysięcy elementów. Stosując standardowe metody filtrowania możemy łatwo wybrać użytkownika, który nas interesuje oraz obszar ról. Przykład zawężania tej listy pokazany jest na poniższym zrzucie ekranu:

Checkboksy po prawej stronie pokazują, które role są przypisane do danego pracownika. Jak widzimy powyżej pani Bielawska ma przypisaną rolę Administrator struktury czy Administrator użytkowników ale nie ma przypisanej roli Administrator szkoleń.

Budowanie ról

System jest dostarczany z predefiniowanymi rolami do standardowych modułów. Administrator systemu może w każdej chwili zmodyfikować istniejącą rolę lub stworzyć nową rolę według aktualnych potrzeb organizacji. Definicje ról znajdują się w Ustawieniach > Personalizacja > Role

Tak jak w przypadku innych elementów systemu, użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może edytować, dodawać lub usuwać role. Po otwarciu roli widzimy formularz, w którym znajduje się konfiguracja roli. Do zdefiniowania roli potrzebne są trzy parametry: Nazwa, moduł oraz funkcje dostępu. Wszystkie parametry są wymagana. Nazwa jest dowolnym napisem, najlepiej takim, który określa cel powstania roli. Pole Moduł jest lekko mylące gdyż tak naprawdę odnosi się do podstawowych modułów skojarzonych z rodzajami dokumentów. Nie ma potrzeby tworzyć ról do modułów, które tworzymy na potrzeby menu aplikacji. Rodzaje dokumentu opisane są m.in. w dokumencie Tworzenie formularzy. i odpowiadają tabelom w bazie danych, w których przechowywane są dokumenty.

Należy wyraźnie zaznaczyć, że role są bardzo silnie powiązane z modułem, który trzeba podać przy definiowaniu roli. Oznacza to, że rola jest ograniczona do modułu. Nie możemy stworzyć roli która da użytkownikowi np. uprawnienia do odczytu danych z Dokumentów i Raportów. Należy stworzyć dwie osobne role. Nawet jeżeli mamy role umożliwiającą dostęp do wybranego zakresu, np. kontrahentów ale przypisany do innego modułu to system wygeneruje błąd, taki jak na zrzucie ekranu poniżej. Trzeba stworzyć tyle ról w ilu modułach potrzebujemy mieć dostęp do tego zakresu.

Istotnym elementem konfiguracji roli są Funkcje dostępu. To one tak naprawdę decydują o uprawnieniach użytkownika. Podczas konfiguracji roli najlepiej jest wyszukiwać funkcję po nzwie. Funkcje dostępu są przygotowane przez producenta oprogramowania, użytkownicy nie mają możliwości samodzielnie dodawać funkcji dostępu. Poniżej znajduje się lista funkcji dostępnych w systemie

Funkcje dostępu

Funkcje administracyjne

Ta kategoria funkcji dedykowana jest użytkownikom z rozszerzonymi prawami, z reguły są to administratorzy systemu lub administratorzy wybranych obszarów. Funkcje te nadpisują role i uprawnienia do poszczególnych modułów, użytkownik który ma przypisaną rolę zawierającą poniższe funkcje ma uprawnienia do obiektów w systemie nawet jeżeli nie ma uprawnień do poszczególnych obiektów. Na przykład rola zawierająca funkcję Administrowania dokumentami umożliwia podgląd i edycję wszystkich dokumentów w systemie, niezależnie od indywidualnych uprawnień do konkretnych dokumentów.

Funkcja umożliwia administrowanie dokumentami
Funkcja umożliwia administrowanie indeksami
Funkcja umożliwia administrowanie strukturą
Funkcja umożliwia administrowanie wszystkimi użytkownikami
Funkcja umożliwia administrowanie uprawnieniami wszystkich użytkowników
Funkcja umożliwia zobaczenie archiwalnych pracowników
Funkcja umożliwia administrowanie wszystkimi grupami użytkowników
Funkcja umożliwia przełączanie użytkownika na wybranego użytkownika

Dokumenty

Funkcja umożliwia dostęp do modułu Dokumenty
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie dokumentu
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie dokumentu z uprawnieniami
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy dokumentów
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie kategorii dokumentu
Funkcja umożliwia archiwizację dokumentów

Zadania

Funkcja umożliwia dostęp do modułu Projekty
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie zadań dla wszystkich pracowników
Funkcja umożliwia wyświetlanie listy zadań swoich, swoich podwładnych oraz zadań podrzędnych tym zadaniom
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie zadań dla wszystkich pracowników
Funkcja umożliwia dodanie, edycję, usuwanie zadań dla siebie
Funkcja umożliwia wyświetlenie przychodu w swoim zadaniu
Funkcja umożliwia wyświetlenie kosztu w swoim zadaniu
Funkcja umożliwia archiwizację zadań
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie typów zadań
Funkcja umożliwia wyświetlanie listy typów zadań
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie rozliczeń zadań
Funkcja umożliwia wyświetlanie listy rozliczeń swoich i swoich podwładnych

Kontrahenci

Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie kontrahenta
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy kontrahentów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego kontrahenta

Asortyment, magazyn, ceny

Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie asortymentu
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy asortymentu
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego asortymentu
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie magazynu
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy magazynu
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego magazynu
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie cennika
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy cenników, zobaczenie szczegółów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego cennika

Procedury obiegu

Funkcja umożliwia dostęp do modułu Obieg Dokumentów – Rola z tą funkcją umożliwia dostęp do moduły Obieg dokumentów.
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie obiegów oraz dokumentów, których dotyczą – Funkcja administracyjna. Rola z tą funkcją umożliwia dodawanie, edycję i usuwanie obiegów oraz dokumentów. Użytkownik nie musi mieć uprawnień do konkretnego obiektu żeby móc wykonać operację na dokumencie lub obiegu.
Funkcja umożliwia wyświetlanie listy obiegów w których uczestniczy (wykonuję chociaż jedno działanie) użytkownik lub jego podwładni – Funkcja umożliwia zobaczenie listy obiegów w których użytkownik lub jego podwładny jest wykonawcą na kroku obiegu.
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie obiegu do dokumentu z uprawnieniami – Funkcja standardowego użytkownika. Umożliwia operacje na procedurze obiegu jeżeli użytkownik ma uprawnienia do dokumentu którego dotyczy procedura.
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie procedur obiegu w module Obieg Dokumentów – Funkcja administracyjna. Pozwala na operacje na obiegach w module Obieg dokumentu.

Poniższe zestawienie funkcji odnosi się do kontrolki obiegu na dokumencie. Funkcje umożliwiają ukrywanie przycisków na kontrolce poprzez możliwe jest ograniczenie uprawnień użytkownika do manipulowania uruchomionym obiegiem na dokumencie.

Funkcja umożliwia wyświetlanie panelu edycji obiegu – Jeżeli rola nie ma tej funkcji to użytkownik z przypisaną rolą nie widzi panelu edycji obiegu

Funkcja umożliwia wyświetlanie panelu zastępstw – Jeżeli rola nie ma tej funkcji to użytkownik, do którego przypisana jest rola nie widzi panelu zastępstw

Funkcja umożliwia pokazania przycisku uruchom – Przycisk Uruchom pojawia się w panelu edycji obiegu w sytuacji, w której obieg jest zatrzymany. Użytkownicy z przypisaną rolą zawierającą tę funkcje widzą ten przycisk. Uwaga: Widoczność przycisków Zatrzymaj i Uruchom są sterowane różnymi funkcjami więc istnieje możliwość, że użytkownik będzie mógł zatrzymać obieg ale nie uruchomić go i vice versa. Najlepiej podczas budowania ról pamiętać, by dodać obie funkcje do roli.

Funkcja umożliwia pokazania przycisku zatrzymaj – Użytkownik z przypisaną rolą zawierającą tę funkcję widzi przycisk Zatrzymaj obieg.
Funkcja umożliwia pokazania przycisku zakończ – Użytkownik z przypisaną rolą zawierającą tę funkcję widzi przycisk Zakończ obieg.
Funkcja umożliwia pokazania przycisku edytuj – Użytkownik z przypisaną rolą zawierającą tę funkcję widzi przycisk Edytuj obieg.
Funkcja umożliwia pokazania przycisku usuń – Użytkownik z przypisaną rolą zawierającą tę funkcję widzi przycisk Usuń obieg.
Funkcja umożliwia pokazania przycisku drukuj – Użytkownik z przypisaną rolą zawierającą tę funkcję widzi przycisk Drukuj historię. Opcja ta pozwala na wygenerowanie wydruku z historią obiegu
Funkcja umożliwia pokazania przycisku ad-hoc – Użytkownik z przypisaną rolą zawierającą tę funkcję widzi przycisk Działanie ad-hoc.
Funkcja umożliwia pokazania przycisku diagram – Użytkownik z przypisaną rolą zawierającą tę funkcję widzi przycisk Diagram, który otwiera okno z graficzną reprezentacją uruchomionego obiegu.
Funkcja umożliwia pokazania przycisku lista – Użytkownik z przypisaną rolą zawierającą tę funkcję widzi przycisk Lista obiegów. Przycisk ten otwiera listę wszystkich obiegów aktualnie zalogowanego użytkownika.

Zasoby

Funkcja umożliwia dostęp do komponentu Zasoby
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego zasobu
Funkcja umożliwia administrowanie zasobami

Aktualności

Funkcja umożliwia dostęp do komponentu Aktualności
Funkcja umożliwia administrowanie aktualnościami
Funkcja umożliwia dodanie nowej lub edycję istniejącej kategorii
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego tematu

Powiadomienia

Funkcja umożliwia dostęp do modułu Powiadomienia
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie powiadomień
Funkcja umożliwia wyświetlanie listy swoich powidomień
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie swoich powidomień
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie schematów powiadomień
Funkcja umożliwia wyświetlanie listy swoich schematów powidomień
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie swoich schematów powidomień

Pliki

Funkcja umożliwia dostęp do komponentu Pliki
Funkcja umożliwia administrowanie plikami
Funkcja umożliwia archiwizowanie pliku oraz katalogów plików i zawartych w nim plików

Obsługa maila

Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie profili maili
Funkcja umożliwia wyświetlanie listy profili maili, zobaczenie szczegółów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego profilu mailowego
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie maili
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy maili, zobaczenie szczegółów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego maila

Raporty

Funkcja umożliwia dostęp do modułu Hurtownia Danych
Funkcja umożliwia wyświetlanie raportów w sekcji Moje raporty
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego raportu Olap w sekcji Moje Raporty
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego raportu SQL w sekcji Moje Raporty
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego raportu RS w sekcji Moje Raporty
Funkcja umożliwia kopiowanie raportów z Księgi raportów do sekcji Moje raporty
Funkcja umożliwia wyświetlanie wszystkich raportów w sekcji Księga raportów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego raportu Olap w sekcji Księga Raportów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego raportu Sql w sekcji Księga Raportów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego raportu RS w sekcji Księga Raportów
Funkcja umożliwia dodanie nowej lub edycję istniejącej subskrypcji raportu RS w sekcji Moje Raporty
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego katalogu w sekcji Moje Raporty
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego katalogu w sekcji Księga Raportów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego raportu Excel w sekcji Moje Raporty
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego raportu Excel w sekcji Moje Raporty
Funkcja umożliwia podgląd listy wskaźników
Funkcja umożliwia dodanie, edycję i usuwanie wskaźników
Funkcja umożliwia edycję wartości tych wskaźników, do których ma uprawnienia określone w budowie wskaźnika
Funkcja umożliwia edycję wartości wszystkich wskaźników
Funkcja umożliwia edycję, uruchamianie i zatrzymywanie określonych JOBów

Budżety i zadania budżetowe

Funkcja umożliwia dostęp do modułu Budżetowanie
Funkcja umożliwia podgląd listy zadań budżetowych
Funkcja umożliwia podgląd zadania budżetowego
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego zadania budżetowego
Funkcja umożliwia podgląd drzewa centrów odpowiedzialności
Funkcja umożliwia edycję i zapis drzewa centrów odpowiedzialności
Funkcja umożliwia wyświetlenie kont
Funkcja umożliwia dodawanie kont
Funkcja umożliwia zmianę roku budżetowego
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie budżetu
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, (edycję, usuwanie budżetu z uprawnieniami)
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy budżetów
Funkcja umożliwia archiwizowanie budżetu oraz drzewa budżetowego i jego budżetów

Zarządzanie pracownikami (HR)

Funkcja umożliwia dostęp do modułu Zarządzanie Personelem
Funkcja umożliwia administrowanie urlopami
Funkcja umożliwia akceptowanie urlopów swoich podwładnych
Funkcja umożliwiająca administrację czasem pracy

Finanse, księgowość, płatności, VAT

Funkcja umożliwia dostęp do modułu finanse i księgowość
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie firm
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy firm, zobaczenie szczegółów
Funkcja umożliwia dodanie nowej lub edycję istniejącej firmy
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie okresów obrachunkowych
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy okresów obrachunkowych, zobaczenie szczegółów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego okresu obrachunkowego
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie planów kont
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy planów kont, zobaczenie szczegółów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego planu konta
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie dzienników
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy dzienników, zobaczenie szczegółów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego dziennika
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie rejestrów
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy rejestrów, zobaczenie szczegółów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego rejestru
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie schematów
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy schematów, zobaczenie szczegółów
Funkcja umożliwia dodanie nowego lub edycję istniejącego schematu
Funkcja umożliwia sprawdzanie statusów VAT oraz zweryfikowanie konta bankowego

Ustawienia systemu

Funkcje z tej grupy pozwalają na dostęp do poszczególnych opcji w aplikacji Ustawienia. System bardzo precyzyjnie pozwala na nadawanie uprawnień do Personalizacji systemu oraz do Kartoteki (słowników i ustawień systemowych)

Funkcja umożliwia dostęp do modułu Ustawienia
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie płatności
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy płatności
Funkcja umożliwia podgląd jednostki
Funkcja umożliwia podgląd listy jednostek
Funkcja umożliwia archiwizację jednostek
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie typu ceny
Funkcja umożliwia podgląd listy typu ceny
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie słowników
Funkcja umożliwia dostęp do modułu słowniki
Funkcja umożliwia dodanie słownika
Funkcja umożliwia archiwizację słowników
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie pulpitów
Funkcja umożliwia dostęp do modułu pulpity
Funkcja umożliwia dodanie pulpitu
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie formularzy
Funkcja umożliwia dostęp do modułu formularze
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie ról
Funkcja umożliwia dostęp do modułu role
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie modułów
Funkcja umożliwia dostęp do modułu modułów
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie list
Funkcja umożliwia dostęp do modułu listy
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie typu dokumentu
Funkcja umożliwia dostęp do modułu typy dokumentów
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie atrybutów dokumentu
Funkcja umożliwia dostęp do modułu atrybuty dokumentów
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie składników wynagrodzenia
Funkcja umożliwia dostęp do modułu składniki wynagrodzeń
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie pracowników
Funkcja umożliwia dostęp do modułu pracownicy
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie wymiaru etatu
Funkcja umożliwia dostęp do modułu wymiar etatu
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie stawki Vat
Funkcja umożliwia dostęp do modułu stawki Vat
Funkcja umożliwia importowanie danych z pliku Excel
Funkcja umożliwia dostęp do logów
Funkcja umożliwia dostęp do modułu logów
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie obiektów
Funkcja umożliwia dostęp do modułu obiekty
Funkcja umożliwia wyświetlenie, edycję ustawień
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie form płatności
Funkcja umożliwia wyświetlenie listy form płatności
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie firmy
Funkcja umożliwia dostęp do modułu firmy
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie menu
Funkcja umożliwia dostęp do modułu menu
Funkcja umożliwia wyświetlenie, dodanie, edycję, usuwanie tagów
Funkcja umożliwia dostęp do modułu tagi

Menu