Rok budżetowy
Każde przedsiębiorstwo ma zdefiniowany przez siebie okres rozliczeń nazywany rokiem budżetowym. Rok budżetowy nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym, np. w przypadku uczelni wyższej wygodniej jest określić rok budżetowy od października do września. System NAVIGATOR pozwala na elastyczną konfiguracje lat budżetowych do potrzeb firmy
Dodawanie roku budżetowego
Po wejściu do modułu Lata budżetowe widzimy listę zdefiniowanych lat budżetowych:
Po naciśnięciu Dodaj dostajemy pusty formularz z definicją roku budżetowego
Ustawienia roku budżetowego
Pierwszą rzeczą, którą musimy wypełnić to Nazwa roku oraz Nazwa interwału czasowego. Są to pola tekstowe w które może być wpisana dowolna wartość. Najlepiej wpisywać tu wartości, które coś znaczą, np. Nazwa roku – „2023” oraz Nazwa interwału czasu – „Miesiąc”. Nic nie stoi na przeszkodzie żeby rozbudowywać te nazwy, np. Nazwa roku – „Projekty 2023”.
Kolejną opcją jest checkbox Domyślny rok budżetowy. Jego zaznaczenie spowoduje, że tworzony budżet będzie wybierany domyślnie przy tworzeniu budżetu.
Ostatnią rzeczą do skonfigurowania są przedziały czasowe . System NAVIGATOR umożliwia pełną elastyczność konfigurowania tych przedziałów. Może być dowolna ilość przedziałów, przedziały mogą też mieć różną długość.
Każdy przedział musi mieć nazwę, datę początkową oraz rodzaj. Pole rodzaj może mieć wartość Dane lub Sumator. Pole typu Dane służy do wprowadzania. Pola są automatycznie pobierane z systemu. Jeżeli zaznaczony jest checkbox Edycja to użytkownik może edytować dane.
Pole Data nie jest wpisywane ręcznie lecz jest wybierane z listy, z kalendarza w systemie NAVIGATOR. Kalendarz ten jest generowany automatycznie pod koniec roku więc przed stworzeniem roku budżetowego należy sprawdzić, czy kalendarz na potrzebny okres jest już w systemie. Jeżeli potrzebujemy roku budżetowego z dużym wyprzedzeniem, np. na kolejne dwa lata, to administrator musi ręcznie wygenerować kalendarz w systemie.
Jeżeli budżet ma być połączony z raportami to najlepiej jako datę wybrać pierwszy dzień miesiąca.
Przedział typu Sumator to podsumowanie przedziałów. W konfiguracji należy podać dwie wartości – początek i koniec okresu. W przypadku Sumatora nie ma możliwości edycji przez użytkownika.
Scenariusze budżetowe
Scenariusze budżetowe są stosowane w przypadku, gdy istnieje kilka wersji tegi samego budżetu na dany rok, np. budżet neutralny, budżet optymistyczny. Zamiast scenariuszy budżetowych można stosować wersje budżetu. Scenariusze budżetowe są o tyle lepsze, że można rownolegle mieć kilka wariantów budżetu.
W celu dodania nowego scenariusza budżetowego należy kliknąć przycisk Dodaj. Jeżeli nie potrzebujemy wariantów budżetu nie musimy tworzyć scenariuszy. System bez scenariuszy budżetowych na dany rok będzie działał prawidłowo.
W celu dodania scenariusza należy podać rok – w tym miejscu wyświetlane są nazwy lat budżetowych oraz nazwęscenariusza. Po zapisaniu system przypisze wszystkie budżety z danego roku budżetowego, które nie mają wybranych scenariuszy do nowo utworzonego scenarusza.