Elektroniczny obieg dokumentów a zarządzanie umowami

Żadna firma nie może działać bez podpisywania umów, niezależnie od tego, czy jest to firma oferująca usługi i produkty, czy taka, która występuje w roli klienta. Zarządzanie umowami jest jedną z rzeczy wspólnych dla wszystkich firm. Jest to niezbędny element ogólnego zarządzania firmą, który musi być wykonany schludnie i dokładnie.

Automatyzacja i cyfryzacja zarządzania przepływem pracy to bardzo aktualne tematy w nowoczesnym środowisku biznesowym.  Dlatego w tym artykule chcielibyśmy omówić zarządzanie umowami w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Każde przedsiębiorstwo ma swój własny, unikalny obieg dokumentów. Mogą to być obiegi “tradycyjne”, czyli papierowe, gdzie dokumenty są fizycznie przechowywane i przekazywane z biurka na biurko, lub elektroniczne, wspierane przez rozwiązania budowane z pomocą działu IT lub istniejące narzędzia “pod klucz” no-code lub low-code. Narzędzia takie pojawiły się wraz z postępem technologicznym, gdyż świat coraz bardziej zmierza w stronę depapieryzacji i cyfryzacji. Katalizatorem takich działań była oczywiście globalna pandemia, która zmusiła większość firm do przejścia na pracę zdalną.

Elektroniczny obieg dokumentów działa na tych samych zasadach, co papierowy, z tą jednak różnicą, że cała dokumentacja jest zdigitalizowana, czyli przenoszona do dedykowanego systemu, gdzie znajdują się opracowane procedury, tzw. ścieżki, które normalnie odbywałyby się na żywo w biurze. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na przejście do biura przyszłości, inaczej mówiąc biura wirtualnego.

Jak usprawnić proces zarządzania umowami w elektronicznym obiegu dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawnia zarządzanie umowami z kilku powodów.

Pierwszym z nich jest automatyczne generowanie umów: wystarczy wprowadzić wszystkie niezbędne dane, a system sam wygeneruje umowę według przygotowanego wcześniej szablonu, co znacznie ułatwia pracę i pomaga zaoszczędzić czas pracowników.

Skutkiem tego jest również to, że wszystkie umowy znajdują się w jednym miejscu.

Ponadto elektroniczny obieg dokumentów pozwala nie tylko na tworzenie własnych umów, ale także na ich przechowywanie poprzez przechwytywanie danych z innych źródeł, np. poczty elektronicznej. Podczas generowania własnej umowy rozpoczyna się obieg, który pozwala na przesłanie tego samego dokumentu do kilku wirtualnych biurek, znacznie oszczędzając czas, który normalnie zostałby stracony na przekazywanie dokumentu pomiędzy jednym działem a drugim. Dodatkową korzyścią jest możliwość komunikowania się ze współpracownikami bezpośrednio w systemie, zazwyczaj w formie sekcji z komentarzami.

Ponieważ umowy są dość specyficznym rodzajem dokumentu, ważne jest również, aby systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiały dostęp do różnych wersji umowy. W ramach jednego obiegu użytkownik może przeglądać wszystkie historyczne wersje, które zostały dodane do systemu. Jest to bardzo korzystne, ponieważ negocjowanie umów wiąże się ze zmianą i aktualizacją dokumentu, więc opracowanie odpowiednich procedur obiegu, które pozwalają na wniesienie poprawek, znacznie to ułatwi.

Gdy już dojdziemy do momentu podpisania umowy, ważne jest to, żeby system mógł być zintegrowany z podpisem elektronicznym, co znacznie usprawni pracę i pomoże prowadzić firmę w duchu paperless. Zamiast procedury, do której jesteśmy przyzwyczajeni, czyli wydrukować dokument, podpisać, zeskanować, wysłać, możemy ograniczyć się do kilku kliknięć myszką, a dokument zostanie automatycznie wysłany po zatwierdzeniu.

O rodzajach podpisów elektronicznych pisaliśmy w artykule Rodzaje podpisów elektronicznych.

Zarządzanie umowami w elektronicznym obiegu dokumentów – najważniejsze korzyści

Podsumowując, najważniejszymi zaletami zarządzania umowami w obiegu elektronicznym są:

• Oszczędność czasu i pieniędzy – zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów może pomóc organizacjom w zmniejszeniu ilości zmarnowanego czasu i wydanych pieniędzy poprzez wyeliminowanie błędów w tradycyjnych procesach opartych na papierze oraz pozbycie się niepotrzebnych powtarzalnych procesów, które odejmują czas pracownikom.
• Bezpieczeństwo – jest to lepsze rozwiązanie niż przechowywanie fizycznych kopii dokumentów, zwłaszcza tak cennych jak umowy, czy skany. Podpisy elektroniczne są równie bezpieczne jak podpisy odręczne, a nawet bardziej, gdyż nie można ich podrobić bez dostępu do klucza prywatnego podpisu. Dodatkowo jako środek bezpieczeństwa możemy potraktować historyczne wersje umów, które można wykorzystać do monitorowania zmian w dokumentach. Podczas budowy obiegu możemy również wybrać kto ma dostęp do poszczególnych typów dokumentów, a kto nie.
• Szybszy dostęp do informacji – znalezienie informacji poprzez dedykowaną wyszukiwarkę jest znacznie szybsze niż szukanie dokumentu w segregatorze w szufladzie. Dzięki dedykowanej wyszukiwarce możesz łatwo znaleźć potrzebne dokumenty np. po nazwie, typie dokumentu lub dacie.
• Przejrzystość – system workflow służy również do rejestrowania działań pracowników i podjętych akcji. W takim systemie bardzo dobrze widać, kto wygenerował umowę, a kto ją podpisał i wysłał.

Podsumowanie

Cyfryzacja dokumentów to krok w przyszłość. Już niedługo każda, nawet mała firma będzie działać w formie elektronicznej, zwłaszcza biorąc pod uwagę inicjatywy państwowe takie jak KSeF, który ułatwi zarządzanie obiegiem faktur. Z kolei umowy są nieodłącznym elementem każdego biznesu, dlatego system elektronicznego obiegu dokumentów posłuży jako doskonałe narzędzie do zarządzania nimi. Jest on bardziej bezpieczny i przejrzysty niż tradycyjne, niezautomatyzowane działania, a przy tym także pozwala zaoszczędzić koszty i czas.

Polecane artykuły:

https://archman.pl/praca-zdalna-a-elektroniczny-obieg-dokumentow/

https://archman.pl/rodzaje-podpisow-elektronicznych/

https://archman.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef-a-narzedzia-workflow/