Currently set to Index
Currently set to Follow

Elektroniczny obieg dokumentów. Jak przygotować się do wdrożenia?

Kategoria: Blog, Rozwiązania informatyczne
Elektroniczny Obieg Dokumentów - jak przygotować się do wdrożenia | Archman

Elektroniczny obieg dokumentów jest pierwszym krokiem, pozwalającym na stworzenie systemu pracy przyszłości, który nie jest przywiązany do fizycznego biura. Niemniej jednak, jest to proces nowy dla wielu, stąd mogą pojawiać się liczne pytania, wśród których zawsze się jest to najważniejsze – jak przygotować się do wdrożenia?

Nagła modernizacja wywołana przez pandemię koronawirusa w pierwszej kolejności wpłynęła na wewnętrzne procesy biznesowe. Firmy zostały zmuszone do ewaluacji przestarzałych schematów i algorytmów pracy, ponieważ tylko biznesy otwarte na nowe podejście przetrwają transformację standardów pracy. 

W tym artykule dowiesz się wszystkiego o przygotowaniu do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów z pierwszej ręki. O kluczowych etapach opowie Gabriela Ciołek, specjalista ds. wdrożeń zespołu Archman. 

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? 

Elektroniczny obieg dokumentów to system do zarządzania obiegiem zadań i dokumentów, opierający się o automatyzację procesów biznesowych. Takie podejście pozwala na przekształcenie papierowego przepływu informacji na przepływ elektroniczny, który sprawdza się lepiej, ponieważ wspomaga kontrolowanie kosztów, zwiększa efektywność i gwarantuje bardziej rozbudowany dostęp do danych. Główną zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest eliminowanie czynnika ludzkiego, co oznacza, że prawdopodobieństwo popełnienia błędów jest bliskie zera.

Jak przebiega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów? 

Przygotowanie do wdrożenia obiegu elektronicznego zazwyczaj rozpoczyna wstępna analiza procesów biznesowych w danej firmie. Następnym krokiem jest zbadanie czynności, które wymagają unowocześnienia lub zautomatyzowania. Najprostszym sposobem na określenie, które procesy powinny zostać zautomatyzowane jest zastanowienie się nad tym, co jest dla pracowników uciążliwe lub powtarzalne.

Wynikiem analizy przedwdrożeniowej jest dokument stworzony na podstawie pracy z klientem. Zawiera on wszystkie informacje o tym, jakie aplikacje zostaną wdrożone, przewidywany czas trwania wdrożenia oraz to, na jakich zasadach będą odbywały się integracje z innymi systemami. Po zatwierdzenie analizy przez klienta można przystapić do instalacji systemu. Wdrożenie systemu obejmuje tworzenie aplikacji, integrację z systemami zewnętrznymi, testy oprogramowania i szkolenia dla pracowników. Ostatnim etapem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest końcowy odbiór systemu przez klienta. 

Co zrobić, aby wdrożenie przebiegło szybko i sprawnie?

Po pierwsze, miej dobry plan. Kluczowa jest analiza istniejących procesów. Oprócz tego, trzeba być przygotowanym na liczne spotkania wdrożeniowe. Takie spotkania zazwyczaj wymagają szerokiej wiedzy na temat wewnętrznych procesów biznesowych, obiegów dokumentów w firmie, wiedzy na temat pełnomocnictwa i przebiegu sytuacji, które chce się ulepszyć poprzez implementację systemu elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów.

Oprócz tego, trzeba dostosować serwer do wymagań platformy. Przed wdrożeniem systemu przekazywane są informacje o minimalnych wymaganiach sprzętowych, dzięki czemu dopasowanie może się odbyć jeszcze przed przystąpieniem do spotkań analitycznych, co sprzyja temu, że klient ma więcej czasu na przygotowanie się do wdrożenia.

Niezaprzeczalną zaletą systemu NAVIGATOR jest to, że jest on platformą przeglądarkową, co skutkuje tym, że nie wymaga on dodatkowych instalacji lub specjalnego sprzętu. 

Kolejnym krokiem od strony klienta jest powołanie konkretnej osoby do zarządzania projektem, ponieważ wdrożenie obiegu dokumentów jest procesem złożonym, który wymaga szerokiej wiedzy z zakresu zarządzania dokumentami. 

Ile trwa wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

Przygotowanie analizy przedwdrożeniowej zajmuje ok. miesiąca, licząc od ostatniego spotkania analitycznego. Gotowe sprawozdanie przekazujemy klientowi do autoryzacji. Na tym etapie niezwykle ważne jest, aby dokładnie je przeanalizował i wprowadził swoje uwagi, które zostaną uwzględnione w planie wdrożenia. Po doprecyzowaniu ostatecznego kształtu implementacji systemu podpisujemy protokół odbioru analizy, i w tym momencie  zaczyna się proces wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów na podstawie zaakceptowanej koncepcji. Czas trwania wdrożenia zależy od liczby aplikacji, na które zdecyduje się klient, od poziomu rozbudowania szablonów dokumentów (ile mają przewidzianych pól w formularzach elektronicznych, jak bardzo skomplikowany jest obieg), od tego, ile integracji z systemami informatycznymi chcemy przeprowadzić. Najwięcej czasu zazwyczaj poświęca się na integrację z zewnętrznymi systemami. 

Implementacja NAVIGATORA w wersji podstawowej, np. obsługa procesu obiegu faktur bez integracji potrwa maksymalnie 2 miesiące. Natomiast przygotowanie bardziej skomplikowanego rozwiązania odpowiadającego na indywidualne potrzeby klienta może zająć do 12 miesięcy. W takiej sytuacji projekt dzielimy na etapy, sukcesywnie dostarczając gotowe aplikację do użycia, zaczynając od najważniejszych procedur, co ustalamy na etapie analizy przedwdrożeniowej.

Jakie są efekty wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów? 

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na kontrolowanie każdego kroku obiegu dokumentu, co znacznie skraca czas, poświęcony na tradycyjne procesowanie dokumentu w firmie. System pozwala na określenie kolejności wykonywania działań oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za dokonanie akceptacji na różnych etapach obiegu. 

Praca z dokumentem w NAVIGATORZE sprowadza się jedynie do uzupełnienia koniecznych pól i kilku kliknięć. Po zatwierdzeniu dokumentu na danym kroku jest on następnie przekazywany do kolejnej osoby wyznaczonej w procedurze obiegu. Zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest również to, że plik nie zgubi się w stercie papierów na biurku – dzięki systemowi powiadomień użytkownik każdorazowo jest informowany o tym, że oczekują na niego dokumenty wymagające zatwierdzenia. W NAVIGATORZE jesteśmy w stanie również stworzyć powiadomienia dedykowane, wysyłane przykładowo raz na tydzień i zbierające grupowo wszystkie działania po terminie wykonania.

Konieczność ręcznego wprowadzania danych i przepisywania danych z faktury papierowej do systemu znika dzięki AI, który wykorzystuje OCR, Data Capture i jest w stanie uzupełnić dane za nas. Dodatkowo wykorzystujemy dokumenty wzorcowe, które przypisywane są do kontrahenta. Jeśli firma wie, że dany kontrahent wysyła prawie identyczne faktury co miesiąc i zmienia się tylko kwota, to możemy zapisać sobie taki dokument wzorcowy dla kontrahenta i później, gdy otrzymamy kolejny dokument, dane zostaną uzupełnione na podstawie wskazanego dokumentu wzorcowego. 

Oprócz tego, digitalizacja zapewnia bezpieczeństwo informacji, która jest przechowywana elektronicznie, zamiast szuflady zamykanej na klucz. 

Kolejnym problemem, który występuje w tradycyjnym obiegu dokumentów jest brak weryfikacji, w jakim obecnie stanie znajduje się dokument. W tym również pomaga obieg. Po wejściu do konkretnego modułu, możemy odnaleźć interesujący nas dokument i dowiedzieć się, na jakim etapie obiegu obecnie się znajduje i kto jest odpowiedzialny za daną akcję. 

Równie istotna jest możliwość sprawnego znalezienia potrzebnych informacji.  Wyszukiwanie w NAVIGATORZE działa podobnie do Google’a, uwzględniając odmianę końcówek fleksyjnych oraz kontekst wyszukiwanej frazy. Oprócz tego, do dyspozycji mamy panel filtrów, który znacznie upraszcza dotarcie do potrzebnych danych. 

Integracja z systemami zewnętrznymi stanowi kolejną zaletę elektronicznego obiegu dokumentów. Jeśli w firmie wykorzystywany jest system księgowy, np. Sage Symfonia lub Optima, istnieje możliwość automatycznej wymiany danych między nimi. Dzięki temu, zachowujemy porządek w dokumentacji obydwu  systemów i ograniczamy czas, bo wprowadzanie danych odbywa się wyłącznie w NAVIGATORZE, a tworzenie dokumentu w systemie księgowym jest automatyczne.

Podsumowanie

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest strategią, która jest podstawą do budowy biura przyszłości. Ostatnie wydarzenia na arenie międzynarodowej spowodowały szybki postęp w cyfryzacji procesów i adaptacji do dynamicznie zmieniającej się sytuacji. Automatyzacja obiegu ma niewątpliwe zalety, które skutkują zwiększeniem  produktywności pracy, eliminacją czynnika ludzkiego i pełną kontrolą nad przepływem informacji w firmie. Przygotowanie do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów wymaga zaangażowania zarówno po stronie dostawcy, jak i po stronie klienta. Tylko w efekcie takiej współpracy możliwe jest dostarczenie rozwiązania w pełni odpowiadającego na potrzeby firmy w najkrótszym możliwym czasie. 

Absolwentka kierunku Tourism and Leisure Management w IMC Fachhochschule Krems. Po ukończeniu studiów postanowiła, że jej powołaniem jest digital marketing. W Archman pełni rolę Junior Marketing Managera, gdzie codziennie pogłębia swoją wiedzę w zakresie SEO i SEM. Mariia interesuje się storytellingiem, a w wolnym czasie najczęściej sięga po powieści Stephena Kinga.

Menu