Currently set to Index
Currently set to Follow

Elektroniczny obieg dokumentów — niezbędny w pracy zdalnej?

Kategoria: Blog, Rozwiązania informatyczne
Czy elektroniczny obieg dokumentów jest niezbędny w pracy zdalnej? Archman

Praca zdalna nie jest w zasadzie niczym nowym. Już od dobrych kilku lat ludzie na całym świecie pracują w ten sposób ze względu na branżę, potrzeby oraz lokalizację w jakiej się znajdują. Dotychczas natomiast było to wykorzystywane głównie przez ludzi wykonujących zlecenia, których obecność w konkretnym miejscu nie ma większego znaczenia, bądź pracowników wykonujących swoją pracę za pośrednictwem komputera. Jednak w ciągu ostatnich dwóch lat z powodu z powodu wybuchu pandemii wiele firm z różnych sektorów zostało zmuszonych do zmiany swojej dotychczasowej rutyny i wykonywania pracy częściowo bądź całkiem zdalnie w celu ograniczenia kontaktów. Wiązało się to z potrzebą transformacji wszystkich procesów, które dotychczas odbywały się stacjonarnie. Jest to kwestia nad wyraz problematyczna ze względu na to, że istnieje wiele zawodów i branż, w których korzystanie z dokumentacji jest konieczne, a wiele firm wciąż korzysta z dokumentacji papierowej.

Czy podczas pracy zdalnej można korzystać z dokumentów papierowych zawierających dane osobowe?

Przenosząc się na pracę zdalną zabieramy ze sobą do domów laptopy, myszki i wszystko, czego potrzebujemy do pracy. Pojawia się jednak pytanie, czy przenosząc całe swoje biuro do czterech ścian, jesteśmy też w stanie wziąć ze sobą dokumenty, a w szczególności te zawierające dane osobowe? Jeszcze parę lat temu być może nie byłoby z tym większego problemu, jednak wraz z wprowadzeniem rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), kwestia ta stała się trochę bardziej skomplikowana. Istnieją teraz bowiem konkretne przepisy i wymagania dotyczące przetwarzania oraz bezpieczeństwa danych osobowych, których złamanie może skutkować wysokimi karami pieniężnymi nałożonymi na pracodawcę, który podczas pracy zdalnej staje się ich administratorem. Według Urzędu Ochrony Danych Osobowych “Pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w postaci papierowej poza określony przez pracodawcę obszar przetwarzania danych”.

Oczywiście, są wyjątkowe sytuacje, w których pracodawca mógłby udzielić zgody na wyniesienie tego typu dokumentów, jednak nie jest to najbezpieczniejsza opcja, i raczej niemożliwa w codziennym stosowaniu. Są one wtedy narażone nie tylko na zniszczenie przez innych domowników, ale także na ujawnienie tajnych bądź wrażliwych danych, które mogą skończyć porozrzucane po całym domu. Zdaniem UODO, praca na papierowych dokumentach nie ma uzasadnienia, jeśli pracodawca wdrożył lub ma możliwość wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, bądź jest w stanie udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone elektroniczne kopie dokumentów. Zatem jeśli zamierzamy pracować na dłuższą metę zdalnie, wprowadzenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów wydaje się być nieuniknione.

Obieg dokumentów papierowy kontra elektroniczny

Jak wygląda elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów polega na zdigitalizowaniu całej dokumentacji firmy i stworzeniu dla nich archiwum, a następnie wypracowaniu procedur i obiegu dla każdego dokumentu oraz wdrożeniu narzędzia do podpisu elektronicznego. Po wprowadzeniu tych kroków system jest już w zasadzie gotowy do działania. Praca z elektronicznym obiegiem nie różni się bardzo od tradycyjnej metody, poza tym, że wszystko dzieje się za pomocą komputera, a dzięki mechanizmom AI, niektóre czynności mogą zostać wykonane automatycznie. Zamiast ręcznie wprowadzać dokumenty, system wyposażony w funkcję OCR sczytuje dane bądź sam tworzy dokument na podstawie wypełnionego formularza. Następnie wykonuje ustalone wcześniej kroki, dzięki czemu nam pozostaje jedynie wykonywanie powierzonych zadań oraz reagowanie na powiadomienia. Może on wyglądać tak naprawdę jak tylko chcemy, ponieważ system można dopasować do potrzeb i specyfikacji działalności, i to od nas zależy które aplikacje się w nim znajdą, jak będzie wyglądał obieg dokumentów, a nawet warstwa kolorystyczna strony. Niektóre platformy umożliwiają nawet tworzenie własnych aplikacji przy pomocy szablonów oraz gotowych elementów, dzięki czemu każdy może zrobić własną spersonalizowaną aplikację.

Elektroniczny obieg dokumentów a praca zdalna – jakie korzyści przynosi wdrożenie systemu?

Najważniejszą zaletą oraz często kluczowym powodem, dla którego przedsiębiorcy decydują się na wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, jest ułatwiony dostęp do dokumentów. Jest to szczególnie istotne w pracy zdalnej, kiedy jesteśmy z dala od biura, w którym znajdują się potrzebne materiały. Dzięki systemowi, wszystkie te dane znajdują w jednym miejscu, do którego możemy się dostać niezależnie od tego, gdzie się znajdujemy, o każdej porze dnia i nocy. Pozwala on także na wykonywanie wszystkich procesów z poziomu jednej platformy, co znacznie zwiększa efektywność oraz optymalizację czasu pracy. Cały proces od wprowadzania dokumentów, poprzez wysyłanie ich, aż po weryfikację, wszystko zostaje zautomatyzowane i uproszczone. Sprawia to, że czynności, które zwykle zajmowałyby nawet kilka godzin, teraz mogą zostać wykonane w ciągu kilku lub kilkunastu minut.

Jak już było wspomniane wcześniej, korzystanie z papierowej dokumentacji, zwłaszcza podczas pracy zdalnej nie jest najbezpieczniejszą opcją. Odpowiedni system zabezpieczy dokumenty nie tylko przed zniszczeniem mechanicznym, ale także wzmocni ochronę przed utratą danych osobowych oraz firmy. Dzięki wielopoziomowej kontroli oraz zarządzaniem nad wstępem poszczególnych jednostek, możemy mieć pewność, że tylko uprawnione osoby będą miały dostęp do najważniejszych dokumentów, a wrażliwe dane nie dostaną się w niepowołane ręce.

Dobrze dobrany mechanizm nie tylko usprawni pracę pojedynczych pracowników, ale także ułatwi komunikację wewnątrz firmy. Za pomocą platformy możemy bowiem delegować zadania, śledzić postęp poszczególnych zadań oraz zatwierdzać obiegi, bez konieczności dzwonienia bądź pisania do odpowiedzialnych za nie osób. Jeśli jednak potrzebujemy osobiście coś zlecić bądź powiadomić konkretne osoby lub cały zespół, również jest to możliwe do wykonania w platformie, dzięki możliwości dodawania postów oraz komentarzy do zadań.

Dowiedz się więcej o obiegach dokumentów, AI, Business Intelligence oraz aplikacjach No-code w systemie NAVIGATOR

Podsumowanie

Praca na papierowych dokumentach w przypadku pracy zdalnej nie jest niemożliwa, jednak jest to duże utrudnienie, zwłaszcza w większej firmie lub takiej, która opiera się na pracy z dużą ilością dokumentów. Może też prowadzić do niepotrzebnych problemów, a w najgorszym wypadku do utraty danych. Elektroniczny obieg dokumentów dużo lepiej się sprawdza w tej sytuacji ze względu na elastyczność oraz usprawnienie organizacji pracy, dzięki czemu możemy się skupić na wykonywanych zadaniach i jakości świadczonych usług. Może on się wydawać na początku bardziej skomplikowany, zwłaszcza dla tych, którzy nie są za pan brat z technologią, jednak po nauce i zaaklimatyzowaniu się z nową metodą, jest ona bardzo prosta i dużo wygodniejsza niż tradycyjna.

Specjalista ds. marketingu, codziennie rozwijająca swoją wiedzę z zakresu marketingu oraz nowych technologii. Absolwentka kierunku Produkcji Filmowej i Telewizyjnej na Uniwersytecie w Bradford. W wolnych chwilach lubi oglądać filmy, robić zdjęcia oraz uczyć się grać na pianinie.

Porozmawiajmy







    Menu