W czasach gdy automatyzacja jest powszechnym środkiem stosowanym w celu ułatwienia sobie pracy, potrzebne są też narzędzia, które posłużą do tego, aby proces ten mógł zostać zrealizowany. Z pomocą przychodzi wówczas elektroniczne archiwum dokumentów, które pozwala w prosty sposób gromadzić, przechowywać oraz edytować dokumenty. Nie są to jednak jedyne opcje, które oferuje nam archiwum. Sprawdźmy więc, jak system NAVIGATOR sprawdza się w takim rozwiązaniu dla firm.
Zalety korzystania z elektronicznego archiwum dokumentów
To, że elektroniczne archiwum dokumentów ma wiele zalet, jest poza dyskusją – wypunktujmy zatem te najważniejsze. Po pierwsze – archiwum elektroniczne umożliwia przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, co znacznie ogranicza zużycie powierzchni w stosunku do standardowej formy archiwum papierowego (warto tu też zaznaczyć, że forma papierowa jest droższa w utrzymaniu). Po drugie: pozwala na dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie. Na koniec pozostaje kwestia, którą trudno zapewnić dla dokumentów papierowych – bezpieczeństwo. I tu także mamy przewagę, bo archiwum dokumentów elektronicznych pozwala precyzyjnie zarządzać uprawnieniami modyfikacji /podglądu/ edycji dokumentu, a przy tym gwarantuje bezpieczeństwo haseł, ponieważ są one odpowiednio szyfrowane.
Jakie dokumenty powinny trafiać do archiwum elektronicznego?
Odpowiedź na pytanie brzmi: to zależy od firmy. Zasadniczo, nie ma żadnych ograniczeń, co do typów dokumentów, które powinny być przechowywane w elektronicznym archiwum. Jedynym wyznacznikiem pozostaje tu więc indywidualne podejście firmy, bo w zależności od branży, będą to odpowiednio: faktury, umowy, zamówienia, oferty, rachunki, wnioski, zarządzenia itd. Archiwum pozwala na dowolność wprowadzanych dokumentów.
Najważniejsze funkcjonalności archiwum
Aby praca z archiwum była przyjemna i efektywna, potrzebne są funkcje, które ułatwiać będą codzienne czynności. Zaczynając od podstaw, takich jak kopiowanie dokumentu, kończąc na takich funkcjach jak automatyczne uzupełnianie dokumentu z użyciem silnika OCR – każda z nich ma za zadanie uprościć i przyspieszyć pracę. Przyjrzyjmy się bliżej kilku funkcjom oferowanym przez elektroniczne archiwum w NAVIGATORZE.
Narzędzia do optymalizacji pracy
Wśród narzędzi optymalizujących pracę – wskazać tu możemy choćby możliwość podpięcia skanera pod archiwum, co spowoduje, że zeskanowane dokumenty będą automatycznie zaczytywane do archiwum. To samo rozwiązanie można zastosować do skrzynki pocztowej, z której załączniki do maili zaczytywane będą już bez naszego udziału, co pozwoli nam zaoszczędzić sporo czasu. Znacznym ułatwieniem jest również możliwość zaczytywania danych bezpośrednio z pliku Excel. Arkusz zostaje dodany do plików, a następnie przy pomocy jednego przycisku, można zaczytać dane do odpowiednich pól. Jednak najważniejszą w naszej ocenie funkcjonalnością, jest prosty i szybki obieg dokumentów. W systemie NAVIGATOR istnieje jedna wersja dokumentu, która przekazywana jest wewnątrz firmy, co pozwala uniknąć konieczności fizycznego szukania dokumentu i przekazywania go sobie z rąk do rąk.
Możliwość kontrolowania okresu przechowywania dokumentów
Archiwum przychodzi z pomocą również w sprawie obowiązkowego przechowywania dokumentów, bo dzięki odpowiedniemu ich skatalogowaniu, zarządzanie dokumentami z odpowiedniego okresu jest przyjemne i naprawdę łatwe. Dodatkowo, warto wspomnieć o możliwości ustawienia przypomnień, które wysyłane są na adres mailowy, w momencie, gdy upływa czas przechowywania dokumentu. Przy pomocy takiego rozwiązania, żadne istotne terminy nie zostaną zapomniane bądź pominięte.
Funkcjonalności niestandardowe
A co z wymagającym klientem, potrzebującym znacznie więcej, często nietypowych, funkcjonalności? Dobra wiadomość jest taka, że elastyczne systemy przygotowane są na taką ewentualność i umożliwiają łatwą implementację narzędzi usprawniających obsługę archiwum oraz procesowanie przechowywanych w nim dokumentów. Trzeba jednak pamiętać, że im większa liczba rozszerzeń tym większą rolę zaczyna odgrywać ich organizacja – dlatego właśnie modułowa struktura oraz podział na funkcjonalnie spójne kategorie – znacznie uławiają zarządzanie i skracają czas potrzebny na wdrożenie nowych narzędzi.
Optymalna organizacja elektronicznego archiwum
Podobne (a nawet większe) znaczenie ma organizacja samego archiwum. Kryteria dotyczące grupowania dokumentów wynikają między innymi z ich charakteru i mają przede wszystkim jeden cel – maksymalizację szybkości, z jaką odnajdywane są dokumenty lub dane ich dotyczące. Hierarchiczna struktura kategorii z przyjaznym dla użytkownika interfejsem jest podstawowym wymogiem, jaki powinno spełniać optymalnie zorganizowane archiwum. Niezbędne jest tu również dostarczenie narzędzi umożliwiających odszukiwanie dokumentów na podstawie niewielkiego zbioru danych, często niekompletnych lub dotyczących jedynie fragmentu treści zawartej w szukanym dokumencie.
Struktura merytoryczna – treść i rodzaj dokumentów
Wspomniana wcześniej hierarchia organizacji dokumentów oparta jest najczęściej na ich typie. Jak można ustawić typ dokumentów w NAVIGATORZE, znajdziecie w naszej dokumentacji technicznej. W ten sposób wszystkie dokumenty tego samego rodzaju znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia pracownikom poruszanie się w obrębie interesującego ich zbioru. Wraz z rozrastaniem się drzewa hierarchii, może okazać się, że coraz większe znaczenie praktyczne ma organizacja dokumentów w oparciu o treść merytoryczną dokumentów, a nie tylko ich rodzaj. I tak faktury pochodzące od określonego kontrahenta znajdują się w tym samym miejscu, a pisma dotyczące danej sprawy – w innym.
Struktura organizacyjna – działy w firmie
Ważnym czynnikiem determinującym podział dokumentów jest również struktura przedsiębiorstwa. Organizacja dokumentów na podstawie ich typu może jednocześnie grupować je w kontekście uprawnionych do nich działów. Umieszczenie umów w jednym katalogu umożliwia łatwe zarządzanie prawami dostępu – np. dla działu HR. Podobna symetria nie jest jednak regułą. W takich sytuacjach należy rozważyć, które kryteria podziału są dla firmy najważniejsze i umożliwią optymalny dostęp do zawartości archiwum.
Podsumowanie
W dobie postępującej digitalizacji wdrożenie elektronicznego archiwum dokumentów wydaje się być warunkiem koniecznym sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wymienione wyżej korzyści tego rozwiązania, takie jak: bezpieczne przechowywanie informacji, skrócenie czasu dostępu do potrzebnych danych, możliwość odnalezienia ich z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, mnogość narzędzi usprawniających efektywną pracę, elastyczność w tworzeniu własnych, spersonifikowanych funkcjonalności oraz ujednolicona kontrola dostępu, pozwalają zrozumieć powody, dla których coraz więcej firm decyduje się na stworzenie własnego elektronicznego archiwum.
Absolwentka Inżynierii Obliczeniowej studentka studiów magisterskich na kierunku Informatyka i Ekonometria na Akademii Górniczo – Hutniczej. W firmie łączy pracę młodszego specjalisty ds. systemów Workflow z rolą programistki. Jest odpowiedzialna za wdrożenie NAVIGATORA m.in. u łotewskiego klienta. Programowanie stało się jej pasją i dlatego wciąż poszerza swoją wiedzę z zakresu języka programowania C#. Jeżeli nie pracuje i nie programuje, trenuje koszykówkę
Absolwent Informatyki stosowanej na Akademii Górniczo-Hutniczej oraz magister chemii na Uniwersytecie Jagiellońskim. Absolwent modułu Business Intelligence Development w Szkole programowania WSEI. W Archmanie pełni rolę wdrożeniowca systemów Worfklow, pomagając klientom m.in.: w tworzeniu skomplikowanych budżetów. Swoją chęcią poszerzania wiedzy udowadnia, że chemik świetnie odnajduje się w świecie IT.
