Jak wykorzystać OCR do rozpoznawania tekstu z dokumentów w firmie?

Powiedzmy sobie szczerze. Nikt nie lubi przychodzić do pracy by w kółko wypełniać formularze i przepisywać dane z dokumentów. Ciężko znaleźć szybszy sposób na zabicie zaangażowania i motywacji w zawodzie.

Całe szczęście dysponujemy obecnie narzędziami, które te codzienne, powtarzalne zadania biorą na siebie, zwalniając nas tym samym z przykrego obowiązku. OCR (z angielskiego optical character recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków) o którym właśnie mowa, jest rozwiązaniem, które pomaga znacznie zminimalizować ten problem. Ta innowacja wykorzystywana jest przez wiele przedsiębiorstw od tych największych, po małe firmy dopiero wchodzące na rynek.

Czym jest OCR oraz jak działa przechwytywanie danych z dokumentów? O tym dowiecie się z naszego artykułu. Zapraszamy do czytania.

Jak działa OCR (optyczne rozpoznawanie znaków)?

OCR to program komputerowy, który za pomocą narzędzi sztucznej inteligencji potrafi przeczytać tekst zawarty na skanach dokumentów i przekonwertować go w formę pisemną. Dzięki temu w prosty sposób uzyskujemy możliwość edycji tekstu wewnątrz skanu, bądź zdjęcia.

Proces ten podzielony jest na kilka etapów:

• wczytanie pliku
• wyodrębnienie poszczególnych elementów (tekstu, elementów graficznych czy pustej przestrzeni)
• rozpoznanie wyodrębnionego tekstu
• przekazanie informacji o uzyskanym tekście

Narzędzie to porównuje zebrane treści z bazą wzorców, w której każdy symbol ma swój odpowiednik. W ten sposób OCR po zauważeniu znaku przypominającego kształtem daną literę, zapisze ją jako tekst. System ten jest inteligentny. Po zlokalizowaniu pierwszej litery lub cyfry, w następnej kolejności zacznie szukać ciągu znaków na prawo i lewo od niej. W przypadku gdy uda się znaleźć więcej niż jeden symbol, OCR porównuje odczytaną treść z wbudowanym słownikiem w poszukiwaniu słów. W ten sposób nawet jeśli niepoprawnie zostanie odczytana jedna litera, algorytm i tak zrozumie o jakie słowo nam chodziło.

OCR skanuje i rozpoznaje tekst w dokumentach firmowych

OCR to nie tylko odczytywanie ciągów liter, ale również cyfr. Doskonale sprawdza się to w przypadku dokumentów firmowych, takich jak faktury, kontrakty czy oferty. Powtarzalny charakter pism pomaga systemowi uczyć się dokładnego położenia oraz rozmieszczenia warstwy tekstowej na skanach. OCR jest w stanie z niemal 100 procentową poprawnością odczytać numer NIP, datę wystawienia dokumentu, adres kontrahenta, czy elementy podane w tabelach wraz z wartościami cenowymi netto i brutto.

Aplikacja do skanowania tekstu jest w stanie znacznie skrócić pracę nie tylko księgowych, ale również wszystkich pracowników, których obowiązkiem jest dodawanie faktur do systemów elektronicznych.

System OCR jest też jednym z najważniejszych narzędzi do automatyzacji przedsiębiorstwa. Automatyzacja w uproszczeniu jest przekazywaniem zadań pracowników dla maszyn. Program do odczytywania tekstu ze zdjęć dzięki swoim funkcjonalnościom pomaga zaoszczędzić czas dla pracowników twojej firmy, zwiększając przy tym efektywność ich pracy. Kluczową cechą narzędzia OCR jest również zmniejszenie ilości błędów pojawiających się przy pracy z dokumentami. Brak konieczności ręcznego wpisywania danych pozwala znacznie uprościć pracę i ocalić przedsiębiorstwo przed kosztownymi pułapkami.

Więcej dowiesz się z artykułu: Jak zarządzać dokumentacją w dużej firmie?

OCR to szybka forma archiwizacji i cyfryzacji dokumentów w firmie

W obecnych czasach prowadzenie firmy odbywa się w środowisku elektronicznym. Od tego nie ma ucieczki. Coraz więcej firm przerzuca do internetu nie tylko dokumenty, ale również procesy, obiegi czy nawet całe biura. OCR pozwala na łatwiejsze zarządzanie dokumentacją. Dzięki temu, że dysponujemy większą liczbą informacji odnośnie dat, nazw czy elementów występujących w pismach, możemy dużo prościej odszukiwać potrzebne nam dokumenty. Poszukiwanie tego jednego właściwego dokumentu już nigdy nie będzie problemem!

Możliwości narzędzia OCR

Program do odczytywania danych OCR potrafi zamienić równo plik pdf na tekst, jak i zdjęcie na tekst, niezależnie od dostępnego formatu.

Doskonale narzędzie to sprawdza się w branży:

• ubezpieczeniowej
• bankowej
• energetycznej
• mediach
• każdym innym sektorze wykorzystującym dokumenty w swojej pracy

OCR wykorzystywany może być również do weryfikowania dokumentów. Prostym przykładem może być tutaj dowód osobisty. Odpowiednio nauczony program OCR jest w stanie wychwycić, czy wszystkie detale na nim się znajdujące pokrywają się z tym, co dokument powinien zawierać. Nie jest to jednak doskonałe narzędzie, gdyż możemy porównać wyłącznie główne elementy wizualne, a nie fakturę czy mikrodruk.

Jak korzystać z narzędzia OCR?

Z punktu widzenia użytkownika program do odczytywania tekstu (OCR) jest banalnie prosty w użytkowaniu, chociaż może się wahać w zależności od wybranego systemu. Jeżeli potrzebujesz skorzystać z aplikacji do odczytywania pisma jednorazowo możesz do tego celu wykorzystać darmowe narzędzia dostępne w sieci, do których najczęściej jednak będziesz musiał podać swoje dane by utworzyć konto.

Strony te są jednak mocno ograniczone, szczególnie gdy zależy nam na czasie bądź gdy dysponujemy dużą liczbą dokumentów. Dlatego też przedsiębiorstwa powinny korzystać z płatnego oprogramowania OCR, które umożliwiają sprawne OCR’owanie dokumentów na masową skalę. Najbardziej opłaca się, gdy narzędzie to jest wbudowane w system do zarządzania dokumentami, tak jak jest to zrobione w przypadku platformy NAVIGATOR, która nie tylko pozwala tworzyć obiegi dokumentów, lecz również umożliwia analizę danych oraz dalszą automatyzację przedsiębiorstwa. Jest to polskie narzędzie, więc ocr w języku polskim jest wysoce skuteczny.

Jak skuteczny jest system OCR?

System OCR ze względu na swoją naturę nigdy nie będzie idealny. Mimo iż potrafi odczytywać znaki na niewyraźnych skanach, pismo ręczne czy różne czcionki, może się zdarzyć, że obraz będzie na tyle zaburzony, że OCR popełni błąd przy przepisywaniu danych. Obecnie skutecznośc systemu wynosi ponad 95%. Dlatego też ważne jest, by po każdorazowym skanowaniu tekstu został on przeanalizowany pod kątem poprawności przez pracownika. Wciąż będzie to znacznie szybsze rozwiązanie, niż przepisywanie wartości od zera.

System ten za każdym razem usprawnia swoje działanie, ucząc się na nowo odczytanym dokumencie, dzięki czemu z każdym dokumentem jest on coraz bardziej skuteczny.