Currently set to Index
Currently set to Follow

Jak zorganizować obieg faktury w firmie?

Kategoria: Blog, Zarządzanie
jak zorganizować obieg faktur w firmie

Sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie to jedna z kluczowych kwestii dobrej organizacji pracy. A skoro najczęściej używanym dokumentem jest faktura, stąd decyzję o wdrożeniu elektronicznego obiegu, zaczyna się zwykle od niej. Jeśli operacja będzie udana, pozwoli to na dalszy rozwój systemu w firmie, a co za tym idzie – wprowadzanie obiegów kolejnych elementów – aż do pełnego obiegu wszystkich dokumentów.

Wybór właściwego narzędzia

Na rynku funkcjonuje dużo systemów wspomagających pracę działów finansowo-księgowych, począwszy od prostych programów do fakturowania po rozbudowane systemy klasy ERP. Większość z nich ma jednak wadę – nie posiadają lub mają bardzo ograniczone moduły obiegu dokumentów. Dlatego warto rozważyć użycie dodatkowego systemu przeznaczonego  do obiegu dokumentów. Przykładem takiego rozwiązania jest system NAVIGATOR, który wykorzystujemy w naszej firmie do obsługi zarówno faktur kosztowych, jak i sprzedażowych.

Organizacja pracy w firmie

Patrząc od strony organizacji obiegu faktury w firmie, możemy wyróżnić dwie grupy użytkowników: pracownicy działu finansowo – księgowego oraz ci, którzy dostarczają faktury do firmy. Domeną pracy księgowych są oczywiście systemy F-K, z reguły jednak nie chcemy do nich dopuszczać pozostałych pracowników, wówczas więc najlepiej sprawdzi się system obiegu dokumentów.

Wprowadzanie dokumentów do systemu

Gdy w firmie pojawi się nowa faktura – należy ją – co oczywiste, wprowadzić ją do systemu. Można to zrobić ręcznie, przepisując wszystkie dane z papieru do komputera albo też zeskanować dokument i zastosować moduł OCR, który pozwoli na automatyczne wypełnienie dokumentu w systemie.  W NAVIGATORZE zastosowaliśmy rozwiązanie OCR powiązane z autorskim systemem sztucznej inteligencji (AI), który potrafi uczyć się na otrzymanych dokumentach. W ten sposób jesteśmy w stanie stworzyć system maksymalnie dopasowany do  konkretnych potrzeb, nie wspominając  o oszczędności czasu pracowników.

 Obieg faktury

Obieg faktury występuje w każdej firmie, niezależnie od tego, czy pracujemy z fakturami papierowymi czy elektronicznymi. Schemat jest zwykle ten sam: ktoś przyjmuje fakturę, uzupełnia o dane wynikające z polityki rachunkowej, ktoś inny ją zatwierdza, by wreszcie na końcu – zapłacić lub wysłać do kontrahenta. Po wdrożeniu elektronicznego obiegu faktury niewiele się zmienia – te same osoby mogą wykonywać te same czynności na wersji elektronicznej dokumentu, warto jednak poświęcić trochę czasu na weryfikację dotychczasowego obiegu i wprowadzić modyfikacje usprawniające ten proces.

W naszej firmie postawiliśmy na prostotę obiegu: fakturę wprowadza dowolna osoba, jednak system jest tak skonfigurowany, że wymusza uzupełnienie pól na formularzu faktury, które na tym etapie obiegu mogą zostać wprowadzone. Następnie faktura trafia do właściciela, czyli osoby, która jest za nią merytorycznie odpowiedzialna (np. kierownik zespołu) i tu następuje weryfikacja danych – właściciel może ją zaakceptować lub odesłać do poprawy.  Jeżeli faktura jest zaakceptowana –  trafia do księgowości, gdzie jest poddana weryfikacji pod kątem formalno-rachunkowym, a  także  sprawdzane są dane kontrahenta, rachunków bankowych itp.

Księgowy również może odesłać fakturę do poprawy lub ją zaakceptować. Po akceptacji następuje wygenerowanie dokumentów – dotyczących płatności w przypadku faktury zakupu lub samej faktury w przypadku faktury sprzedaży. Ostatnim krokiem procesu jest zaczytanie danych do systemu księgowego.

Weryfikacja danych

Jednym z ważniejszych aspektów obiegu faktury jest jej weryfikacja. Obok elementów, które kontroluje pracownik odpowiedzialny za fakturę, równie istotne są elementy, które powinien weryfikować system. Należy sprawdzić, status VAT kontrahenta i to, czy jego rachunek znajduje się na białej liście rachunków itp. Takie też mechanizmy automatycznego sprawdzania danych, zaimplementowane zostały w systemie NAVIGATOR. Jak to wygląda w praktyce? Otóż pracownik, otwierając dokument, otrzymuje informacje np.: dotyczące kontrahenta, które są odświeżane zgodnie z zadanym ustawieniem. Jeżeli faktura jest zaakceptowana – trafia do księgowości  i zostaje tam zweryfikowana pod kątem formalno-rachunkowym.

W obiegu może istnieć wiele ścieżek przejścia:  księgowy może fakturę zaakceptować, ale może też  odesłać ją do poprawy. Załóżmy jednak, że faktura zyskała akceptację – wówczas następuje wygenerowanie dokumentów – dotyczących płatności w przypadku zakupu lub samej faktury w przypadku sprzedaży. Ostatnim krokiem procesu jest zaczytanie danych do systemu księgowego.

Automatyzacja procesu

Po stworzeniu procesu obiegu faktury warto się zastanowić, czy można go uprościć np.: poprzez automatyzację pewnych czynności. Pisaliśmy już o systemie OCR powiązanym ze sztuczną inteligencją, który skraca czas potrzebny na wprowadzenie dokumentu do systemu, a to tylko jeden z przykładów automatyzacji procesu. Co jeszcze?

Możemy iść dalej, zarówno w kierunku rozwiązań zaawansowanych, jak na przykład wprowadzenie  podpowiedzi dekretacji czy przypisania właściciela dokumentu bazujące na rekomendacjach od systemu sztucznej inteligencji, jak i w kierunku prostych warunków w definicji obiegu faktury.

To nie wszystko: prostym i dotychczas często wykorzystywanym elementem obiegu faktury jest jej akceptacja przez przełożonego (zwykle ta decyzja uzależniona jest od wartości faktury).  I tu znowu, o ile w przypadku dokumentów papierowych, człowiek decyduje o przedłożeniu ich do akceptacji, to już w systemach elektronicznych można tak zaprojektować obieg, by to system, na podstawie danych z dokumentu, decydował o wyborze ścieżki akceptacji.

Integracja z systemem Finansowo-Księgowym

System obiegu dokumentów nie zastąpi całego systemu F-K w firmie, jest raczej jego uzupełnieniem. Dlatego istotnym elementem wdrożenia elektronicznego obiegu faktur jest jego integracja z używanym w firmie systemem F-K., wówczas pracownicy księgowości nie muszą ręcznie przepisywać danych z jednego systemu do drugiego, wystarczy, że uruchomią procedurę transferu danych.

NAVIGATOR potrafi współpracować z wieloma systemami F-K (chociażby z popularnym systemem Optima firmy Comarch), jednak ważne, by mógł on być zintegrowany z innymi systemami, np.: bankowością elektroniczną.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu obiegu faktury to dopiero początek drogi. Może stać się on częścią innych, rozbudowanych obiegów, chociażby procedury zakupowej, począwszy od zapotrzebowania składanego przez pracownika przez badanie rynku po obieg umowy z dostawcą czy rozliczanie dostaw. Z kolei obieg faktury sprzedaży można bez trudu skojarzyć z systemem CRM czy ofertami dla klienta.

+ posts

Absolwent Uniwersytetu Jagiellońskiego na kierunku Informatyka, Wydział Matematyki i Fizyki. W firmie pełni rolę analityka i specjalisty ds. kontroli jakości. Specjalizuje się w modelowaniu procesów biznesowych, projektowaniu systemów informatycznych czy opisie wymagań biznesowych. Posiada prawie 20 letnie doświadczenie jako projektant systemów informatycznych i analityk systemowy, prowadził także duże projekty budowy i wdrożeń systemów informatycznych w obszarze finansowo – księgowym. Jest wykładowcą Wyższej Szkoły Ekonomii i Informatyki w Krakowie, dzieląc się ze studentami wiedzą z obsługi systemów obiegu dokumentów na przykładzie NAVIGATORA.

Może Cię również zainteresować
Sprawdź też
Menu