Korzystanie z wielu systemów IT w firmie jest dzisiaj już standardem. Ma to swoje dobre strony polegające na lepszym wsparciu danego obszaru biznesowego (dziedziny) systemem, który się w tej dziedzinie specjalizuje.
Pytanie co zrobić z dziedzinami, albo konkretnymi procesami, które mogą być obsłużone różnymi narzędziami? Przed takimi dylematami stają wcześniej czy później firmy korzystające z systemów ECM i ERP.
Obserwując różne wdrożenia i ich rezultaty wypracowaliśmy zestaw pytań kontrolnych. Odpowiedzi na nie sugerują, który system bardziej pasuje do obsługi danego procesu.
ECM vs ERP – który system wybrać?
| Pytanie kontrolne | ERP | ECM |
|---|---|---|
| Kto będzie korzystał | Specjaliści | Większość pracowników |
| Ilu użytkowników procesu | Do 20 | Powyżej 20 |
| Czy proces wymaga częstych zmian (zawartości formularzy, procedur obiegu, wydruków) | Nie | Tak |
| Czy istotna jest prostota obsługi | Nie | Tak |
| Czy proces wymaga wstawiania danych do ERP a ten system nie udostępnia API (interfejsów obsługi elektronicznej) | Tak | Nie |
Kiedy wybrać system ERP?
ERP został stworzony do obsługi takich procesów jak produkcja, logistyka, sprzedaż, księgowość, kadry-płace, płatności. Jego funkcjonalności muszą pokryć szeroki zestaw tzw. standardowych operacji i ustawień.
Do czego służy ECM?
ECM natomiast nie ma ściśle określonego zastosowania. W zamian za to jest wyposażony w zestaw kreatorów: procesów, formularzy, wydruków, które sprawiają, że można w nim zrobić prawie wszystko. Niekiedy dostawcy oferują zestaw gotowych formularzy i procedur, co znacząco ułatwia wdrożenie.
ECM dobrze się sprawdza przy samodzielnej obsłudze takich procesów jak administracja, marketing, serwis. Równie często jest wykorzystywany do wspierania ERP w zakresie logistyki (obieg wniosków zakupowych, postępowań, ofert, zamówień, faktur), produkcji (obieg zleceń produkcyjnych, kontrola jakości), kadr i płac (obieg delegacji, wniosków urlopowych, wniosków szkoleniowych). Można w nim również z powodzeniem utworzyć profesjonalne narzędzie CRM (rejestracja szans sprzedażowych, działań handlowców, ofert, umów, faktur sprzedażowych).
Od 16 lat związany z wdrożeniami systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Specjalizuje się w rozwiązaniach klasy Business Intelligence i Workflow. Entuzjasta wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania procesów biznesowych. Prezes zarządu Archman oraz kanclerz Wyższej Szkoły Ekonomii i informatyki w Krakowie.
